اگر به دنبال راه حلی برای تعریف و بهبود فرآیندها و رویه‌‌های موجود در سازمان خود هستید، بدون شک چارچوب فرآیندی پیشنهادی مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC) گزینه جالب توجهی است.
چارچوب فرآیندی APQC یک زبان مشترک جامع برای سازمان‌ها به منظور برقراری ارتباط و تعریف فرآیندهای کاری است که با استفاده از این استاندارد، سازمان‌ها به یک چارچوب مشترک در شناسایی و تعریف فرآیندهای کاری خود دست خواهند یافت.
هدف از ارایه APQC
یکی از اهداف APQC ایجاد زبانی مشترک جهت توصیف فرآیندهای سازمانی و ایجاد منبعی برای الگوبرداری سازمان ها از کارکردها و فرآیندهای بهینه و تجربه شده است.
از این چارچوب ساختاری می‌توان در کلیه سازمان ها اعم از تولیدی و خدماتی، صرف نظر از اندازه و مکان جغرافیایی آنان استفاده نمود.
به‌طور کلی هدف این مرکز از تدوین فرآیندها، ایجاد مدلی بود تا واحدهای کسب و کار و سایر سازمان‌ها را تشویق کند تا فعالیت‌هایشان را بیش‌تر از جنبه دیدگاه فرآیندی مورد بررسی قرار دهند.
APQC منبعی است که در طول مسیر فرآیند محوری می توان از آن به عنوان مرجعی کامل بهره جست.
کاربرد APQC در چرخه مدیریت فرآیند
چارچوب APQC در مراحل مختلفی از چرخه مدیریت فرآیند شامل معماری فرآیندها، شناسایی و مدل سازی فرآیندها، تحلیل و پایش کاربرد دارد.
از این چارچوب در بعضی از ERP های معتبر به عنوان الگو برتر نیز استفاده شده است.
مدل APQC PCF شامل یک مدل فراصنعتی (Cross-Industry) و ۱۸ مدل خاص صنایع گوناگون (هوافضا و دفاعی، خطوط هوایی، خودروسازی، بانکداری، شهرداری، رسانه، محصولات مصرفی، آموزش، محصولات الکترونیکی مصرفی، بالادستی نفت، پایین‌دستی نفت، خدمات بیمه سلامت، بیمه، مراکز درمانی، خرده‌فروشی، علوم زیست‌شناسی، مخابرات، خدمات شهری برق، گاز و ...) است.
به این ترتیب هم می‌توان از مدل فرا صنعتی بهره گرفت و هم درصورتی‌که به‌طور خاص نیاز به اطلاعات موجود در یکی از صنایع ۱۸گانه فوق وجود دارد، می توان از مدل اختصاصی ارایه شده آن‌ها استفاده کرد.
این مدل، یکی از کامل‌ترین مدل‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌های مرجع فرآیندی موجود در دنیای مدیریت است که در آن تلاش شده تا تمامی فرآیندهای موجود سازمان، تا حد امکان در سطح وظایف، شناسایی شوند.
لذا این چارچوب می‌تواند به عنوان منبعی ارزش‌مند برای سازمان‌ها، به‌منظور بازطراحی فرآیندها یا اعمال بهبود مستمر در فرآیندهای سازمانی مورد توجه قرار گیرد.
دسته بندی فرآیندهای سازمان از نگاه چارچوب APQC
طبق چارچوبAPQC ، هر سازمان برای انجام ماموریت‌ها و وظایف خود دارای دو دسته فرایند است که آن را در انجام فعالیت‌های مرتبط با ماموریت اصلی کسب و کار یاری می‌دهند. این دو دسته عبارتند از: ۶ فرآیند اصلی (عملیاتی) و ۷ فرآیند پشتیبان (مدیریتی).
این مدل معمولا فرآیندهای عملیاتی و مدیریتی سازمان را در ۱۳ دسته اصلی در سطح سازمان طبقه‌بندی می‌کند.
APQC پنج سطح را برای دسته بندی فرآیندها ارایه کرده است که عبارتند از:
• حوزه‌های فرآیندی: نشان‌دهنده بالاترین سطح از فرآیندها از قبیل مدیریت مشتری، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و … است.
• گروه فرآیند: سطح بعدی در دسته‌بندی، گروهی از اقدامات اصلی موجود در سازمان هستند که به عنوان یک گروه فرآیند شناسایی می‌شوند.
• فرآیند: شامل فعالیت‌های به هم وابسته موجود در سازمان که ورودی‌ها را به نتیجه تبدیل می‌کنند.
• فعالیت: رخدادهای کلیدی ضمن اجرای فرآیند را نشان می‌دهند.
• وظایف: نشان‌دهنده سطح بعدی از سلسله مراتب فرآیندها بعد از فعالیت هستند. وظایف به‌طور کلی جزییات فعالیت‌ها را مشخص می‌کنند و هم‌چنین در حوزه‌های متفاوت تخصصی ممکن است متفاوت باشند.
در این مدل فرآیندهای اصلی به صورت متوالی و پشت سرهم ارزش افزوده ی مورد نظر مشتریان سازمان را ایجاد می کنند و فرآیندهای پشتیبانی به طور موازی از آن ها حمایت می نمایند.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
