چگونه با بهینه سازی فرآیند به تقویت برتری عملیاتی دست یابیم

مهم نیست که چه اتفاقی می افتد، فرآیندها باید همیشه در اوج کارایی خود عمل کنند. کارایی تأثیر مستقیمی بر بهره وری کارکنانی دارد که از این فرآیندها استفاده می کنند. در مورد این موضوع فکر کنید. اگر یک کارمند دستگاه معیوب داشته باشد و دو روز طول بکشد تا تیم فناوری اطلاعات پاسخ دهد، چه اتفاقی می‌افتد؟کارمند مجبور است تمام مدت کار نکند.

شرکت هایی که مدتی است در حال فعالیت هستند، این آزادی را ندارند که همه چیز را از بین ببرند و فرآیندهای خود را از ابتدا بازسازی کنند.این شرکت‌ها معمولا همان شروع کار ،فرآیندهای دقیق را انجام می‌دهند و برای مدت طولانی به استفاده از آن ادامه می‌دهند. ساده ترین و بهترین گزینه بهینه سازی مداوم فرآیندها است.

بهینه سازی فرآیند چیست؟

بهینه‌سازی فرآیند، رشته تنظیم یک فرآیند برای بهینه‌سازی مجموعه مشخصی از پارامترها بدون نقض چند محدودیت است. رایج ترین اهداف به حداقل رساندن هزینه و به حداکثر رساندن توان عملیاتی و / یا بهره وری است. این یکی از ابزارهای مهم در تصمیم گیری صنعتی است.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

بهینه سازی فرآیند کسب و کار، عمل افزایش کارایی سازمانی از طریق بهبود فرآیندها است. بهینه سازی فرآیند بخشی از رشته مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS است. فرآیندهای بهینه شده منجر به اهداف کسب و کار بهینه می شود.

برخی از نمونه های بهینه سازی عبارتند از:

• حذف تعدیل کار
• ساده کردن گردش کار
• بهبود ارتباطات
• پیش بینی تغییرات
• پاداش بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

سازمان شما در رقابت دائمی است و با تهدید سایر شرکت ها، فناوری های مخرب و هنجارهای در حال تغییر مواجه است.

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار مزایای زیادی را ارائه می دهد که می تواند به کسب و کارها کمک کند تا در فراز و نشیب های تغییر، سرپا بمانند. مانند:

• انطباق با بازار
• عملیات ساده
• کاهش خطرات
• منابع به خوبی استفاده شده است
• ثبات
• کیفیت تضمینی
• دید end to end

بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند راز پیمایش دریاهای مواج صنعت باشد.

مراحل اجرای بهینه سازی فرآیند کسب و کار

برنامه ریزی برای استفاده حداکثری از تلاش برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار ضروری است. در ادامه یک راهنمای گام به گام مختصر برای کمک به شما در اجرای طرح بهینه سازی فرآیند آورده شده است.

مرحله 1: شناسایی

یک فرآیند مشکل ساز را که می خواهید بهینه سازی کنید، انتخاب کنید. هدف و اهداف را مشخص کنید.

مرحله 2: تجزیه و تحلیل

آیا فرآیند به اهداف مورد نظر می رسد؟ آیا ضایعات اضافی وجود دارد که باید آن را کاهش دهید؟

مرحله 3: پیاده سازی

پس از خلاص شدن از شر عناصر غیر ضروری، فرآیند تجدید نظر شده را در شکل جدید آن خودکار کنید.

مرحله 4: نظارت

یک نگاه خرد و کلان به عملکرد فرآیند بیندازید و آن را تا رسیدن به نتایج دلخواه تنظیم کنید.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار در دنیای واقعی چگونه است؟

از آن جا که بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار یکی از مراحل کاربرد گسترده تر BPM است، اغلب با مفاهیم دیگری مانند بهبود فرآیند کسب و کار یا اتوماسیون فرآیند کسب و کار مخلوط می شود.

در این جا چند مثال واقعی از این که چگونه بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند کارایی را افزایش دهد، ارائه می دهیم.

• سفارشات خرید

سفارش های خرید متعدد، صف بخش خرید را مسدود می کند. بخش احساس می کند که این مشکل به دلیل تایید ایمیل است. برای ساده‌سازی درخواست‌ها، بخش یک سیستم مدیریت گردش کار اختصاصی را مستقر می‌کند. سیستم گردش کار به کارکنان این امکان را می دهد که مورد را انتخاب کرده و به صورت خودکار برای تأیید ارسال کنند.

• بازپرداخت هزینه سفر

بخش مالی هنگام بازپرداخت هزینه ها اشتباهات مکرری انجام می دهد. از آن جایی که کل فرآیند مبتنی بر کاغذ است، اعداد را اشتباه می‌خوانند و مبلغ اشتباهی را به کارمندان بازپرداخت می‌کنند. برای رفع این مشکل، بخش به یک سیستم دیجیتالی منتقل شد که در آن کارمندان مبلغ را در فیلدهای فرم پر می کنند. هیچ خطای پردازشی از این طریق وجود ندارد.

• ورود کارکنان

ورود یک کارمند جدید در مراحل متوالی اتفاق می افتد. مدیران منابع انسانی توافق نامه کارمند را از طریق ایمیل ارسال می کنند. پس از امضای کارمند، گام بعدی برای تامین دارایی در فناوری اطلاعات باید ادامه یابد. اما هر بار که HR به صورت دستی نامه ای به IT می فرستد تا لپ تاپ ها را تهیه کند و به ابزارها دسترسی پیدا کند. برای سریع‌تر کردن فرآیند، یک راه‌انداز ایمیل تنظیم می‌شود. هنگامی که کارمند قرارداد کارمند را امضا کرد و ارسال کرد، یک ایمیل به طور خودکار به IT ارسال می شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-optimization/