مدیریت پرونده در مقایسه با BPM

تفاوت بین مدیریت پرونده (CM) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟ و چرا سازمان شما باید به این دو توجه کند؟ این نوع پرسش اغلب توسط کسانی انجام می شود که قبلاً از سایر رشته های نرم افزار تجاری مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مطلع بوده اند. چرا مدیریت پرونده با وجود این که در بسیاری از فناوری ها، از جمله سیستم های CRM مبتنی بر ابر ادغام شده است، اینقدر بد فهمیده شده است؟

بسیاری از مردم BPM (یک سبک مدیریتی) را با پلتفرم BPM (یک محصول دیجیتالی که برای حمایت از این تمرین طراحی شده است) اشتباه می گیرند. برخی از برنامه های BPM از سایر تکنیک های مدیریتی مانند Lean و Agile پشتیبانی می کنند. در نتیجه، بسیاری از شرکت ها در مورد این که کدام فناوری ها باید برای ساده سازی و خودکارسازی فرایندهای شغلی خاص استفاده شوند، دچار ضرر شده اند.

درک مدیریت Case

یک فرآیند مدیریت case شامل یک تصویر بصری از تلاش های یک شرکت برای رسیدن به یک هدف است. به عنوان مثال، رسیدگی به یک بیمه نامه خودرو یا افتتاح حساب بانکی جدید، یک مرحله مهم در رسیدگی به درخواست مشتری است. همچنین می توانید روند توسعه یک برنامه تجاری جدید را به عنوان یک مطالعه موردی مشاهده کنید که نتیجه نهایی آن ایجاد برنامه جدید است.

برای توضیح، می توانید از چندین فعالیت و فرآیند برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده برای تکمیل یک تکلیف و حل پرونده استفاده کنید. از سوی دیگر، یک وظیفه کاری است که باید به پایان برسد. فرآیند یک تکنیک برای انجام یک کار است. اکثریت گردش کار سازمانی شامل فعالیت ها و فرآیندهای زیادی است که تأثیر به سزایی در نتیجه دارد.

بنابراین، در حالی که اکثر موارد یک مسیر قابل پیش بینی دارند، مسیر حرکت به سمت نتیجه دلخواه شما ممکن است کمی با چالش همراه باشد. شما در حال جمع آوری داده ها از منابع متعدد برای حل پرونده هستید.

به عنوان مثال، تعیین نحوه رسیدن به جلسه شرکتی که در یک هتل بزرگ کنفرانس برگزار می شود را در نظر بگیرید. BPM به شما امکان می دهد تا زمان عزیمت و مقصد خود را انتخاب کنید، از جمله هرگونه به روزرسانی شرایط پیش بینی نشده، مانند ترافیک. علاوه بر این، BPM شما را به آن جا می رساند، حتی اگر ماشین شما خراب باشد. با این حال،  BPMهنگام مواجهه با رویدادهای پیش بینی نشده می تواند ناکافی باشد.

در مقابل، هدف مدیریت پرونده این است که شما را به یک مکان معین در یک دوره خاص برساند. در حالی که یک سیستم مدیریت پرونده ممکن است شامل مراحلی باشد. دنباله ای که این فعالیت ها در آن به پایان می رسد معمولاً متفاوت است. علاوه بر این، متغیرهای دیگری در کار هستند که مدیریت فرآیند کسب و کار به آن  می پردازد، مانند عدم سازگاری فرآیند. اگرچه، می توانید از مدیریت پرونده برای برنامه ریزی مجدد هدف خود استفاده کنید و به عنوان مثال رئیس یا تیم خود را از تاخیر قریب الوقوع خود ناشی از مشکل خودرو مطلع کنید.

BPM چیست؟

هدف اصلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار افزایش بهره وری و کارایی عملیاتی است. مشاغل از بسترهای BPM برای ایجاد برنامه های ترکیبی استفاده می کنند که با حذف وظایف ناکارآمد و خودکارسازی فعالیت های اضافی و مبتنی بر قوانین، فعالیت های انسانی و سیستم را ساده می کند.

مزایا شامل دید جامع به همه عناصر کار است که به بهبود مستمر فرآیند و مدیریت سریع تغییرات، از جمله اقدامات و داده ها، کمک می کند.

BPM معمولاً بر عملکرد داخلی و عملکرد فرآیندهای خاص تمرکز می کند. اگرچه هر مرحله از فرآیند مستقل است، اما می توانید از یک جدول زمانی برای پیوند دادن آن ها استفاده کنید.

Case management در مقایسه با  BPM

دانستن تمایزات شما را قادر می سازد تا شرایطی را که این مدل ها می توانند مفید باشند شناسایی کرده و از تنوع آن ها برای ارتقای نتایج مربوطه استفاده کنید. بنابراین، می توانید از مدیریت پرونده در شرایطی استفاده کنید که پیش بینی نتیجه چالش برانگیز است.

افرادی که مسائل را حل می کنند به ابزارهای متفاوتی نسبت به افرادی که سیستم ها را توسعه داده و ارتقا می دهند، نیاز دارند. مدیر پرونده باید بتواند مقاصد و اهداف خود را بیان کند. برخی مدیریت پرونده را یک فرآیند می دانند زیرا شامل مجموعه ای از فعالیت ها است که باید به ترتیب خاصی انجام شود. با این حال، این نوع فرآیند پرونده را نمی توان با استفاده از روش های استاندارد BPM تقویت کرد.

با این وجود، BPM برای نظارت، توسعه و بهینه سازی فرآیندها و گردش کار ضروری است. می توانید از BPM برای ساده سازی ردیابی مشتری، حضور کارکنان، KYC بانکی و موارد دیگر استفاده کنید. علاوه بر این، همه سازمان ها نیاز به کنترل و فرآیندها دارند.

در نتیجه

خوشبختانه، شما می توانید CM و BPM را ترکیب کنید. شما می توانید از BPM برای ایجاد هر دو سیستم BPM و CM استفاده کنید. با این حال، BPM باید قادر به مدیریت داده های ساختار یافته مانند نام و تاریخ تولد، داده های بدون ساختار مانند اسناد اسکن شده و فایل های ویدئویی و نظرات و همکاری کاربران باشد. علاوه بر این، مجموعه BPM باید هر دو مبادلات کاری ساختار یافته (به خوبی تعریف شده) و پویا (غیر معمول بدون ساختار ، موقعیتی و غیرمنتظره) را مجاز کند.

نرم افزار bpms

https://www.processmaker.com/blog/case-management-vs-bpm/