پایگاه دانش

مدیریت کیفیت جامع (TQM) یک رویکرد تجاری است که در صورت پیاده سازی، تلاش های یک سازمان را برای بهبود مستمر فرآیندها جهت ارائه استاندارد تجاری با افزایش کیفیت متمرکز می کند.پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در کل شرکت باید در پایه و اساس هر سازمانی با استفاده از TQM باشد. این مقاله برای توضیح چگونگی کمک سیستم BPM به سازمان شما در صورت تلاش برای ایجاد فرهنگ TQM ارائه شده است.

BPM اگر درست و با دقت انجام شود، می تواند به سرعت چابکی، قابلیت انتقال و تکرارپذیری فرآیندهای شما را بهبود بخشد. بنابراین، بسیاری از سازمان ها ممکن است ببینند که چگونه اتوماسیون فرآیندهای تکرار شونده می تواند زمان عرضه محصول به بازار را کوتاه کند و به کارمندان فرصت بیش تری جهت پاسخ گویی سریع به درخواست های مشتری بدهد و یا حتی توانایی پیاده سازی سفارشی با سرعت بهتر را بدهد.

10 نکته برای یک فرآیند طراحی موثر

1. تهیه خلاصه ای خلاقانه :

از طراح یا استراتژیست خلاصه ای خلاقانه بخواهید: خلاصه ای از اهداف پروژه که باید در طول پروژه رعایت شود. شما و طراح باید در این خلاصه ی اهداف  مداخله کنید....

روند بهبود مستمر (CIP) تلاشی مستمر برای بهبود محصولات، خدمات یا فرآیندها است. این روند یک رویکرد سیستماتیک شش مرحله ای برای برنامه ریزی، توالی و اجرای تلاش های بهبود با استفاده از داده ها و جزئیات چرخه شوارت (قانون، برنامه، انجام، مطالعه) است.

شما روی نرم افزار گردش کار سرمایه گذاری کرده اید تا بتوانید فرآیندهای کسب و کار را خودکار و ساده کنید، اما گاهی اوقات این مراحل طبق برنامه ریزی انجام نمی شوند.

این بدان معنی نیست که مدیریت فرآیند کسب و کار برای شما مناسب نیست. برعکس، این بدان معناست که شما یک فرصت عالی برای پیشرفت دارید و اینکه نرم افزار گردش کار مناسب می تواند بازدهی مثبت در سرمایه گذاری داشته باشد

شرایط جهان به طور فزاینده ای پیچیده شده است. در روزهای ابتدایی همه گیری کووید 19، سازمان ها مجبور شدند به  دور کاری روی بیاورند و مدل های کسب و کار خود را بررسی و بازبینی کنند. سازمان ها برای غلبه بر چالش های عملیاتی و تأمین نیازهای مشتریان که به سرعت در حال تغییر است، از فناوری های خلاقانه اتوماسیون کسب و کار استفاده کردند.

• آیا این احساس را دارید که هرگز از وضعیت فرآیندها و گردش کار در کسب و کار خود اطلاع ندارید؟
• آیا آرزو می کنید ای کاش کنترل و دید بیشتری بر روی تمام آن کاغذ بازی های مزاحم یا فرم های  اکسل مربوط به آن داشته باشید؟
• آیا می دانید که مطابقت در سازمان شما اتفاق نمی افتد، زیرا فرآیندهایی که چندین ماه های پیش ثبت شده اند به سادگی قابل پیگیری نیستند؟

با رشد کسب و کار شما، روند کار مدیریت ممکن است ترسناک شود و شما نمی دانید از کجا کنترل امور را شروع کنید. شاید ندانید که آیا به روش های بهتر، CRM بهتر، ERP بهتر، نرم افزار همکاری بهتر، مدیریت ایمیل بهتر نیاز دارید یا چیزهای دیگری را از دست داده اید.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مفهوم بزرگی است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. برای موفقیت در اجرای BPM، درک BPM و تدوین برنامه از قبل ضروری است، اما اگر به درستی اجرا شود، مزایای آن بسیار زیاد خواهد بود.سازمان ها در هر اندازه و نوع از BPM برای بهبود فرایندهای کسب و کار از end to end استفاده می کنند.

یک روش تجاری برای بالا بردن کارایی و بهره وری یک فرآیند ناکارآمد می تواند وقت و هزینه کسب و کار شما را به هدر بدهد. اما تعیین دقیق این که در کدام قسمت، فرآیند با مشکل مواجه شده و کجا می توانیم برای بهبود فرآیند برنامه ریزی کنیم، یک علم دقیق نیست.

گردش کار بیان گر یک رویکرد و فناوری برای اتوماتیک کردن جریان ساده وظایف در یک زمینه خاص تجاری است. در این میان فرآیند کسب و کار اصطلاح عام تری است که معمولاً شامل جریان پیچیده ای از کارهای خودکار و غیر خودکار است.

اگر  زمان تنظیم و مستند سازی سیستم های کسب و کار شما فرا رسیده است. اگر می خواهید کسب و کار پایدار و موفقی داشته باشید، سیستم سازی کسب و کار امری بسیار حیاتی است.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار روشی است که با استفاده از نقشه برداری فعالیت های انجام شده، خطاها را از طریق روال های استاندارد شناسایی کرده و از بین می برد.در این روش، کارهای غیرضروری و خطاها به طور قابل توجهی کاهش می یابد

امروزه کسب و کار شما باید همان چیزهایی باشد که همیشه بوده است. مثلا باید ارزش را به گونه ای ارائه دهد که آن را از رقبا متمایز کند. علاوه بر این، باید آماده باشد تا جایی که ممکن است کارآمد و مقرون به صرفه باشد و  مقیاس های خود را همزمان با رشد مشتری خود تنظیم کنید. در ادامه خواهیم گفت که چگونه یک نرم افزار مناسب BPM می تواند کسب و کار شما را بهتر کند.

اگر برای کاوش فرآیندهای خود از استخراج فرآیند استفاده کرده اید، اکنون زمان استفاده از آن ها فرارسیده است که از نرم افزار مدیریت فرآیند استفاده کنید تا مطمئن شوید کارمندان شما همیشه فرآیندهای خود را در دسترس دارند تا بتوانند آن ها را دنبال کنند.

یک نرم افزار BPM با کد کم حجم، ترکیبی از ابزارهای توسعه کد کم با قابلیت مدیریت فرآیند کسب و کار است.کاربران تجاری می توانند برای سرعت بخشیدن به روند اتوماتیک سازی فرآیندهای کسب و کار، برنامه هایی را ایجاد و استقرار دهند.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار تقریبا در هر صنعتی نفوذ کرده است، زیرا گسترش فناوری های نوآورانه همراه با چالش های عملیاتی بی سابقه، همچنان به تغییر شکل کار ادامه می دهد.

استراتژی های کسب و کار حول محور هزینه، محصول یا خدمات متمرکز می شوند و بر بخش های مختلف مشتری یا محصول تمرکز دارند. شرکت ها برای پیشی گرفتن در رقابت باید به دنبال بهبود فرآیند و نوآوری باشند. فرایندهای کسب و کار هسته اصلی همه استراتژی های تجاری هستند.

انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در یک بازار شلوغ، کاری خسته کننده است. تصمیمی نیست که به راحتی گرفته شود، زیرا برای خرید سازمانی باید محصولی را انتخاب کنید که به اندازه کافی  متقاعد کننده باشد. انتخاب اشتباه نه تنها به معنای هدر دادن سرمایه گذاری روی نرم افزار است، بلکه می تواند زمان و تلاش از دست رفته را نیز به همراه داشته باشد.

فرقی نمی کند، فرآیندها همیشه باید در بالاترین بازده خود عمل کنند. کارایی تأثیر مستقیمی بر بهره وری کارکنانی دارد که از این فرآیندها استفاده می کنند. در مورد آن فکر کنید که چه اتفاقی می افتد اگر یک کارمند دستگاه معیوبی داشته باشد و پاسخ تیم IT دو روز طول بکشد؟ ساده ترین و بهترین گزینه برای بالا بردن بهره وری، بهینه سازی مداوم فرآیندها است.

BPM بیش از هر چیز دیگری یک رشته است. فرآیندهای کارآمد و خودکار، شاخص اصلی چگونگی عملکرد یک شرکت است.

مدیریت خودکار فرآیند به معنای برنامه ریزی فراگیر است

هنگام استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، یک شرکت باید از برنامه ریزی های دقیقی استفاده کند. بسیاری از فرآیندها در ابتدا ساده به نظر می رسند، اما به کار زیادی نیاز دارند.

برای بسیاری از سازمان ها، ناکارآمدی و ضایعات به عنوان یک محصول جانبی ضروری برای اداره یک کسب و کار پذیرفته می شوند. با این وجود یک سیستم مدیریت گردش کار، ابزارهایی را که سازمان ها برای بهینه سازی و ساده سازی فعالیت های کسب و کار خود لازم دارند، به آن ها ارایه می دهد.
در حالی که سیستم های مدیریت گردش کار مزایای گسترده ای مانند صرفه جویی در هزینه و افزایش امنیت را ارایه می دهند، 4 مزیت اصلی بهره وری از راه حل های مدیریت گردش کار به شرح زیر وجود دارد ...

امروزه شاید تهیه لیستی از صنایعی که نیازی به مدیریت فرآیندهای تجارت ندارند، کار راحت تری باشد.
از این گذشته، چه مشاغلی نمی خواهند از مزایای یک نرم افزار گردش کار طراحی شده برای حذف مراحل اضافی، خودکارسازی فرآیندهای دستی و ردیابی فرآیندهای end to end، بهره مند شوند؟
یکی از ضروریات بازارامروز بالا بردن کارایی برای داشتن رقابت موثر است. به همین دلیل، صنایعی وجود دارند که به دلایل بسیار زیادی می توانند از مدیریت بهتر فرآیندهای کسب و کار بهره مند شوند.
این مشاغل عمدتا با عموم مردم تعامل دارند. شاید نرم افزار مناسب گردش کار بتواند به این صنایع در خدمت رسانی بهتر به مشتری و ایجاد مزیت رقابتی کمک کند.

سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) دو رویکرد هستند که پس از طرح مفاهیمی همچون فرآیندگرایی، مورد توجه سازمان ها قرار گرفته‌اند. استفاده از اصطلاحاتی چون فرآیند، فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندها، مهم ترین تعاریفی هستند که در این دو زمینه به آن ها پرداخته شده است ...

اگر به دنبال راه حلی برای تعریف و بهبود فرآیند‌ها و رویه‌‌های موجود در سازمان خود هستید، بدون شک چارچوب فرآیندی پیشنهادی مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC) گزینه جالب توجهی است.
چارچوب فرآیندی APQC یک زبان مشترک جامع برای سازمان‌ها به‌ منظور برقراری ارتباط و تعریف فرآیندهای کاری است که با استفاده از این استاندارد، سازمان‌ها به یک چارچوب مشترک در شناسایی و تعریف فرآیندهای کاری خود دست خواهند یافت.

جهت بررسی چارچوب فرآیندی APQC، در ادامه این مقاله با ما همراه باشید ...

امروزه هر سازمان از نرم‌افزارهای کاربردی برای پیشبرد اهدافش استفاده می نماید که هر یک از آن‌ها مبتنی بر تکنولوژی خاصی هستند. غالبا این نرم‌افزارها به منظور تامین نیازهای واحد خاصی از سازمان تولید شده اند و در حیطه تعریف شده ی مربوط به همان بخش به کار گرفته می شوند. در نتیجه رابطه ای میان نرم افزارهای بخش های مختلف وجود نخواهد داشت.
بنابراین این سوال مطرح می شود که....
اگرمجموعه ای بخواهد میان نرم افزارهای مختلف سازمان یکپارچگی ایجاد کند، باید چگونه عمل کند؟
یکی از اهداف اجرای سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان، ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات BPMS و سایر سیستم های جزیره ای یا تخصصی آن سازمان است.