در دنیای تجارت ، بدیهی است که برنامه ریزی ضعیف منجر به اجرای ضعیف می شود. سازمان ها برای کمک به برنامه ریزی جهت بدست آوردن موفقیت، به نمودارهای گردش کار روی می آورند. این انتخاب به عنوان یک سپر در برابر شکست فرآیند از آن ها محافظت می کند.
یک نمودار گردش کار را به عنوان مجموعه ای از دستورالعمل های مجتمع در نظر بگیرید که هر مرحله از آن، رسیدن از نقطه A به نقطه Z را ترتیب می دهد.
نمودار گردش کار ، هر عملی را که درگیر یک فرآیند است مورد توجه قرار می دهد. این ابزار به جای انجام کسب و کار در فضای خلا، به نقشه برداری از مراحل گسسته درگیر کمک می کند.
این نمودار به عنوان یک ابزار کمکی عینی جهت شناسایی فرد مسئول، تیم یا فناوری که قرار است تکالیف را تا پایان انجام دهد، عمل می کند.
یکی از اصول کلیدی مدیریت فرآیند، اشتهای مداوم برای بهبود فرآیندها و نمودارهای گردش کار است. این مسئله به عنوان یکی از مولفه های اصلی موفقیت سازمان به شمار می رود.
این روش، طرز تفکر کایزن را می طلبد: طرز تفکر مداوم در جستجوی راه هایی برای تغییر روند بهتر.
نمودارهای گردش کار نمای واضحی از وظایف خاص مربوط به هر فرآیند را ارائه می دهند، شما را با اطلاعات ارزشمند مورد نیاز برای تغییر و تنظیم مداوم جهت دستیابی به ساده ترین راه حل، مسلح می کنند.
برای شروع به طراحی نمودار گردش کار از کجا شروع کنیم؟
با این شش مرحله آسان می توانید اولین نمودار گردش کار خود را شروع کنید.
1. مراحل را انتخاب کنید
با فرآیندی شروع کنید که برای عملکرد کسب و کار شما بسیار مهم است.
- چگونه درک جامع فرآیندها می تواند ارزش جدیدی برای سازمان شما ایجاد کند؟
- آیا برای تأیید ایمن، جهت شروع تکرارهای جدید یا رفع اشکال در برنامه گلوگاه های زیادی وجود دارد؟
- آیا معاملات عظیمی را از دست می دهید زیرا تیم فروش شما وظایف دستی لازم برای نهایی کردن توافق را بیش از حد سخت گیرانه قرار داده است؟
شاید بخش منابع انسانی شما برای انجام چنین کاری بیش از حد غرق شده است تا اینکه با سرعت نگران کننده استعدادهای برتر خود را از دست می دهند. فرایندی را انتخاب کنید که در موفقیت پیشنهاد اصلی شما نقش اساسی داشته باشد.
2. نقاط شفاف شروع و پایان را مشخص کنید
بدون این که بدانید کجا هستید، نمی توانید از نقطه A به نقطه Z برسید. تعریف هدف نهایی به اندازه خود پروژه مهم است: در واقع، بسیاری از پروژه ها هرگز حتی این مرحله مهم را پشت سر نمی گذارند.
طبق یکی از نظرسنجی های برجسته مدیریت پروژه، 37٪ از پروژه ها با شکست روبرو می شوند زیرا تیم ها در آغاز اهداف مشخص را تعیین نکرده اند.
3. نفوذ عمیق به مراحل خاص مربوط به فرآیند انتخاب شده
با جمع آوری اطلاعات از هر بخش و فرد درگیر در این فرآیند شروع کنید. اطلاعات در مورد تجزیه و تحلیل گردش کار را بیاموزید.
در اینجا بسیار مهم است که از C-Suite (مجموعه C بالاترین مقامات ارشد در یک سازمان هستند) خارج شوید. هنگامی که Kellogg خواستار راه اندازی یک میان وعده غذایی سالم برای کودکان شد، فقط از محققان بازار، بچه ها، والدین و پزشکان سوال نکردند.
آنها حتی با نگهبانان مدارس هم مصاحبه کردند. آن هایی که در خط مقدم اطلاعات واقعی درباره ناهارهایی هستند که بیش ترین محبوبیت را دارند و آن هایی که بیش تر از همه در سطل آشغال ریخته می شوند و در مجموع جمع آوری دیدگاه از همه .
4. یافته های خود را دوباره در چارچوب اهداف اصلی خود قرار دهید
شما می خواهید نمودار گردش کار شما جامع باشد، اما اجازه ندهید که این نمودار خارج از کنترل شده و به هزارتوی پیچیده و دشواری تبدیل شود.
یافته های خود را از مرحله 3 تلفیق و اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید هر کاری به هدف اصلی شما در مرحله 1 کمک می کند. از کاهش هرگونه کار اضافه یا مراحل غیرضروری نترسید. هرچه نمودار شما کاملاً واضح و ساده باشد، شانس بیش تری برای موفقیت دارید.
5. نمودار گردش کار را طراحی کنید
مراحل کار را در هر مکان نمودار کنید. از قلم و کاغذ استفاده کنید یا به نرم افزار مدل سازی گردش کار با کاربرد آسان روی بیاورید. نرم افزارهای کاربر پسند مانند ProcessMaker انتقال مفهوم خود را به نمودار گردش کار کامل آسان می کنند.
ابزارهای با کد کم حجم و بر اساس drag & drop باعث می شوند تا شما بتوانید ترتیب کارها را عوض کنید، برخی اقدامات را کاهش دهید و جریان پروژه را اصلاح کنید.
اگر گردش کار شما نیاز به رفت و برگشت بین چندین بخش یا کارهایی که باید به طور موازی انجام شوند دارد، استفاده از نمودار swimlane (چه کسی چه کاری را انجام دهد) را در نظر بگیرید.
اگر با گروهی از مدیران ارشد، مدیریت میانی و متخصصان فناوری اطلاعات کار می کنید، استاندارد BPMN مجموعه ای از نمادهای استاندارد است که می توانید از آن استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه درک روشنی از روند فرآیند شما دارند.
یکی از اهداف اصلی نمودار گردش کار، قرار دادن همه در یک صفحه است. بنابراین مطمئن شوید که این نمودار در قالبی است که همه می توانند آن را درک کنند، به اشتراک بگذارند و بررسی کنند.
6. پالایش و تصحیح
هیچ گردش کاری تنظیم نمی شود که به فراموشی سپرده شود. مهم است که دائماً فرآیندهای خود را مرور کنید، مراقب گلوگاه ها باشید و راه هایی برای بهبود جریان کار پیدا کنید.
اینجاست که می توانید از روش کایزن (فلسفه تجارت ژاپنی در مورد بهبود مستمر شیوه های کار، کارایی شخصی و غیره) نهایت استفاده را ببرید. همیشه به دنبال یافتن بازدارنده فرآیند بعدی، برای هموارسازی مسیر باشید.
نمودار گردش کار ابزاری قدرتمند در میان تجهیزات مدیریت فرآیند شماست.
نمودارهای گردش کار به جای قربانی شدن در برنامه ریزی ضعیف، به شما کمک می کند تا زمینه ی لازم برای کارآیی و موفقیت پروژه شما فراهم شود.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
منبع : https://www.processmaker.com/blog/how-to-create-a-workflow-diagram/
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است