هدف تجزیه و تحلیل فرآیند چیست؟

 در مقالات گذشته اشاره کرده ایم که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک ابزار مدیریت دوره ای است. یعنی در مراحل مختلف به صورت متوالی و پیوسته انجام می شود. این به این دلیل است که فرآیندها علاوه بر این که همیشه تحت تأثیر تداخل داخلی و خارجی قرار می گیرند، باید دائماً بهبود یابند تا ارزش بیش تری برای شرکت ها و مشتریان ایجاد کنند. در میان مراحلBPM، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار یکی از مراحل پر اهمیت به شمار می رود. این ابزار بیش از تجسم فرآیندها، به شما امکان می دهد وضعیت فعلی یک فرآیند ("همان طور که هست") را درک کنید و بفهمید که آیا واقعاً به اهداف استراتژیک تعیین شده دست می یابید یا نه.

هنگامی که یک تصویر کامل دارید، می توانید شکست ها و فرصت های بهبود را شناسایی کنید، یک طراحی مجدد فرآیند ایجاد کنید و به مرحله بعدی بروید. مزایای این کار چیست؟

 از طریق تجزیه و تحلیل به این اهداف دست می یابید: درک عملکرد فرآیندها، نظارت و تنظیم مجدد اهداف استراتژیک شرکت، استاندارد کردن قوانین و جریان های کاری، پشتیبانی از تصمیم گیری توسط مدیریت با توجه به اطلاعات به دست آمده در تجزیه و تحلیل، درک ورودی ها و خروجی های فرآیندها.

درک نقش های درون هر فرآیند و این که چه کسانی مسئول مدیریت و اجرا هستند. تعریف شاخص های عملکرد (KPI) برای تسهیل نظارت بر فرآیند، شناسایی تنگناها و ناهنجاری ها و در صورت امکان از بین بردن آن ها و موارد دیگر.

زمان انجام تجزیه و تحلیل فرآیند

 بهبود مستمر زمانی حاصل می شود که فرآیندها دائماً مورد بازبینی، تجزیه و تحلیل و بهبود قرار می گیرند. بنابراین، تجزیه و تحلیل فرآیند باید به طور منظم انجام شود. به هر حال، تداخل خارجی و داخلی همیشه رخ می دهد و می تواند به برنامه ریزی اولیه آسیب برساند و نیاز به تنظیمات داشته باشد.

تجزیه و تحلیل با کدام فرآیندها باید شروع شود؟ هر چند وقت یکبار باید آن ها را اصلاح کنیم؟

بهتر است تجزیه و تحلیل را در زمانی انجام دهید که:

• کسب و کار شما برنامه ریزی استراتژیک را برای دنبال کردن تحقیقات بازار و سناریوهای جدید به روز می کند.
• زمانی که مشکلات عملکردی مانند کیفیت پایین محصولات در یک فرآیند وجود دارد، یا زمانی که یک فرآیند از قوانین تعریف شده پیروی نمی کند.
• فناوری های جدید ارائه می شوند و برای به روز رسانی و خودکارسازی فرآیندها استفاده می شوند.
• تغییرات ساختاری مانند ادغام، اکتساب، و اسپین آف اتفاق می افتد.
• مقررات خارجی جدید، مانند قوانین جدید، و بحران های اقتصادی، زیست محیطی، سیاسی یا انواع دیگر پدید می آیند.

 چگونه تجزیه و تحلیل فرآیند را انجام می دهید؟  

نقشه برداری و تجزیه و تحلیل فرآیند نباید فقط با اسناد گرافیکی گویا انجام شود، بلکه باید به عنوان پارامتری برای کمک به تصمیم گیری با اطلاعات مشخص عمل کند. این تشخیص است که به مدیران کمک می کند تا تغییرات و سرمایه گذاری های آینده را در رابطه با فرآیندهای فعلی توجیه کنند.

 نحوه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای خود را بیاموزید:

• اولویت ها را تعیین کنید:

با تعریف این که کدام فرآیندها باید ابتدا در حال حاضر تجزیه و تحلیل شوند و از چه ترتیبی از تجزیه و تحلیل پیروی خواهید کرد، شروع کنید. برای این کار، باید فرآیندها را با توجه به اهمیت و فوریت آن ها، در رابطه با عملکرد، تأثیر بر استراتژی، سودآوری، تعامل با مشتری و سایر موارد فهرست کنید.

• سناریو را درک کنید:

 درک محیطی که شرکت در آن فعالیت می کند، مانند سناریوی اقتصادی، منافع مشتری، و پروفایل ها، تهدیدات رقبا و سایر موارد بسیار مهم است.

• محدوده را تعریف کنید:

 از فرآیندهایی که در تجزیه و تحلیل گنجانده می شوند، تعیین کنید که فرآیندها تا چه اندازه و تا چه عمقی ارزیابی می شوند.

• روش را تعریف کنید:

 روش تجزیه و تحلیل و نحوه جمع آوری داده ها را انتخاب کنید.

• تعریف تیم:

 در نهایت، افراد مسئول تجزیه و تحلیل را مشخص کنید و آن ها را آموزش دهید. در تیم تجزیه و تحلیل، می توانید مدیر پروژه تجزیه و تحلیل، تحلیل گر فرآیند و متخصصان را برای ارائه بینش در کل کار تعریف کنید.

• فرآیند AS-IS را تعریف کنید:

نسخه فعلی فرآیند را بررسی کرده و مدلی را برای آن ایجاد کنید.

• نقاطی را که باید بهبود یابند را مشخص کنید:

 پس از تعریف فرآیند به شکل فعلی، باید نقاطی همچون گلوگاه ها، دستکاری ها (تغییر افرادی که فعالیت را انجام می دهند)، تعامل با مشتری و فعالیت هایی که ارزش بیش تری می افزایند را ارزیابی کنید. پس از شناسایی آن ها، می توان تشخیص داد که کدام نقاط را می توان بهبود بخشید.

• فرآیندهای مدل TO-BE:

 مدل فرآیند را با توجه به پیشرفت های تعریف شده در مرحله قبل ایجاد کنید.

 هنگام انجام تجزیه و تحلیل، به یاد داشته باشید که تمام فرآیند تجزیه و تحلیل را مستند کنید و سؤالات کلیدی در مورد فرآیندها، مانند بهبودها و مشکلات مربوط به موارد زیر را ارزیابی کنید:

• هزینه ها و تخصیص منابع
• زمان
• استاندارد سازی و کیفیت
• خطرات
• چیدمان محل کار
• الزامات قانونی
• اشخاص درگیر و روابط اجتماعی آن ها

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.sydle.com/blog/process-analysis-6197b230076d971ce272beff/