اهمیت تفکر فرآیندی در مدیریت کسب و کار

تفکر فرآیندی ما را ملزم می‌کند که کسب‌وکارها را به‌عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها ببینیم، نه مجموعه‌ای از بخش‌هایی که هر یک عملکرد مخصوص به خود را دارند. یک بخش نمی تواند به صورت مجزا وجود داشته باشد. هر بخش ورودی‌ها را از سایر حوزه‌های کسب‌وکار دریافت می‌کند و خروجی‌هایی را که بخش‌های دیگر باید از آن ها برای تکمیل فرآیند یا کار استفاده کنند،  ارائه می‌ دهد.

مزایای تفکر فرآیندی

• تفکر فرآیندی، "سیلوهای داده" را حذف می کند.

هنگامی که ما فقط بر روی کاری که هر بخش انجام می دهد تمرکز می کنیم، اغلب اهداف واقعی را که می خواهیم هنگام انجام فعالیت ها به آن برسیم، از دست می دهیم. افرادی که در هر بخش کار می کنند، به طور موثر با بخش های دیگر ارتباط برقرار نمی کنند. در نتیجه، روند کلی آسیب می بیند.

تفکر فرآیندی، مدیران را در هر سطح تشویق می‌کند تا بر فرآیند کامل کسب‌وکار و مشارکت آن ها در هدف نهایی آن تمرکز کنند.

• تفکر فرآیندی به ما کمک می کند تا چالش های پیچیده را حل کنیم.

آیا یادتان هست که در مدرسه ریاضی خوانده اید؟ با مشکلی مواجه می شوید که حل آن غیرممکن به نظر می رسید. اما اگر می دانستید کدام مراحل را باید دنبال کنید، در نهایت به پاسخ صحیح می رسید. هر مرحله نسبتا ساده بود، حتی زمانی که مشکل کلی پیچیده بود. اگر پاسخی که در نهایت دادید نادرست بود، به این دلیل بود که در یکی از مراحل (فرایند) خطایی مرتکب شده بودید یا به اشتباه یکی را رد کرده بودید.

فرآیندهای کسب و کار تقریباً به همین شکل عمل می کنند. حتی اگر قبلاً هرگز واقعاً به کسب و کار خود به عنوان مجموعه ای از فرآیندها فکر نکرده اید، این را بدانید که فرآیندهایی همیشه در حال انجام بوده و هستند.

مانند مسائل ریاضی مدرسه ما، جستجوی پاسخ قبل از انجام یک سری مراحل به ما نتیجه ای می دهد که حدس و گمان محض است. بهترین راه برای غلبه بر چالش ها این است که از ابتدای یک فرآیند شروع کنیم و هر مرحله را تا رسیدن به پایان آن به دقت ارزیابی کنیم.

شرکت شما با چه چالش هایی مواجه است؟ شکایات مشتریان، سودآوری مرزی، مشکلات کیفیت، مهلت های از دست رفته و موارد دیگر را می توان با استفاده از تفکر فرآیندی حل کرد.

• تفکر فرآیندی کارایی و سودآوری را افزایش می دهد.

وقتی شروع به نگاه کردن به فرآیندها به عنوان مسیری برای رسیدن به هدف کنیم، مطمئناً ضایعات را کشف خواهیم کرد. ممکن است متوجه شویم که وظایف را تکرار می کنیم. ممکن است منابع فیزیکی و انسانی داشته باشیم که تا آن جایی که می‌توانیم از آن‌ها استفاده نمی‌کنیم. ممکن است تنگناهایی وجود داشته باشد که در آن کارها انباشته می شود و تا زمانی که فرد یا تیم مسئول بتواند به آن برسد، متوقف می شود.

هنگامی که فرآیندها به آرامی جریان می‌یابند و از یک مرحله به مرحله بعد بدون توقف یا زمان انتظار انتقال می‌یابند، می‌توانیم با همان منابعی که قبلاً داشتیم کارهای بیش تری انجام دهیم. از آن جایی که هر خروجی برای ما هزینه کمتری دارد، ما می خواهیم سودهای بهتری به دست آوریم.

• تفکر فرآیندی به ما در بهبود کیفیت کمک می کند.

کیفیت نباید متغیر باشد ما یکپارچگی می خواهیم: یک نتیجه قابل پیش بینی که با پارامترهای مجموعه مطابقت دارد. یک صاحب کسب و کار باید بداند که نتیجه یک فرآیند به طور قابل اعتماد و مداوم سطح خاصی از کیفیت را تولید می کند. این بار هم کلید موفقیت در تفکر فرآیندی نهفته است.

اگر فرآیندی داریم که همیشه کار می کند، به همان ترتیب، هر بار که آن را اجرا می کنیم، باید یک نتیجه قابل پیش بینی به دست آوریم. در مورد کیفیت، تنوع دشمن پیشرفت کار شماست و در مقابل یکپارچگی دوست شماست. تفکر فرآیندی به شما این امکان را می دهد که مانع غیرقابل پیش بینی بودن و تنوع شوید.

• تفکر فرآیندی امکان مالکیت فرآیند و بهبود مستمر را فراهم می کند.

آیا تا به حال معایب یک کسب و کار کاملاً دپارتمان بندی شده را تجربه کرده اید؟ هر بخش کار خود را انجام داده و آنچه بعد اتفاق افتاد مشکل شخص دیگری بود.

گاهی اوقات، شما باید ناامید شده باشید، زیرا بخشی که کار را به شما منتقل کرده است، آنچه را که برای انجام درست کار نیاز دارید به شما نمی دهد و هنگامی که هر مشکلی پیش می آید، هر بخش، بخش دیگر را مقصر می داند.

مشکل این بود که هیچ کس مالک کل فرآیند نبود. اگر تفکر فرآیندی را اتخاذ کنید، می‌توانید مالکیت کل فرآیندها را نیز به افراد واگذار کنید. هنگامی که مردم "مالک" چیزی هستند یا مسئول چیزی هستند، به آن افتخار بیش تری می کنند. آن ها می خواهند این کار را انجام دهند. هیچ "مشکل دیگری" وجود ندارد که آن ها بتوانند به سادگی نادیده بگیرند.

این بدان معناست که تفکر فرآیندی شما را به نقطه ای رسانده است که بهبود مستمر فرآیند در آن جا وجود دارد. صاحبان فرآیند به شما کمک می کنند تا به این هدف دست یابید زیرا آن ها تمایل واقعی برای مشاهده پیشرفت فرآیندهای خود دارند.

• تفکر فرآیندی به شما کمک می کند تا از «قابل قبول» به «عالی» بروید

کسب و کار شما ممکن است درست و به خوبی پیش برود، اما اگر هنوز از تفکر فرآیندی استفاده نمی کنید، ممکن است فرصت طلایی را برای تبدیل یک کسب و کار خوب به یک کسب و کار عالی از دست بدهید.

هنگامی که بهبود مستمر را از طریق تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندها اجرا می کنید، تغییرات مداوم وجود خواهد داشت. تلاش برای موفقیت مستلزم تعالی فرآیند است. از این گذشته، شهرت شرکت شما به دستیابی به نتایج کارآمد بستگی دارد.

• تفکر فرآیندی به شما مزیت رقابتی می دهد.

مشتریان عاشق کار با مشاغل کارآمد هستند. احترامی که به لطف فرآیندهای تجاری مؤثر خود کسب خواهید کرد به شما در ایجاد وفاداری مشتری کمک می کند. وقتی کسب و کار شما فرآیندی را انجام می دهد، به یک نتیجه قابل پیش بینی خوب می رسد.

هنگامی که مشکلات یا مسائلی وجود دارد، فرآیند را بررسی کرده و با منطقه ای که ناهنجاری در آن به وجود آمده است، برخورد می کنید. اگر این کار را به طور موثر انجام دهید، از تکرار همان خطا جلوگیری می کنید.

اگر رقبای شما در حال حاضر همان کار را انجام نمی دهند یا این کار را کمتر از شما انجام می دهند، مزیت رقابتی به دست خواهید آورد.

نحوه ایجاد تغییر در تفکر فرآیندی

تغییر به سمت تفکر فرآیندی ممکن است کار سختی به نظر برسد، اما می‌توانید با کمک فناوری آن را آسان‌تر کنید. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک می کند تا فرآیندها را ضبط کنید، استاندارد کنید، اجرا کنید،  نظارت کنید، ارزیابی کنید و آن ها را بهبود بخشید.

با فرآیندهای موجود شروع کنید. به دنبال هر گونه گام غیر ضروری، شکاف یا مناطق خاکستری باشید و ابتدا به آنها توجه کنید. فرآیندها را در زمان واقعی نظارت کنید. یک نگاه به داشبوردتان به شما می گوید که آیا اوضاع به خوبی پیش می رود یا خیر.

شما ابزارها را در اختیار دارید و می‌توانید تیمی از صاحبان فرآیند را برای کمک در انجام این تفکر منصوب کنید، اما هنوز تصمیم‌گیری با شماست. باید روند طوری باشد که مطمئن شوید که همه فرآیندها به جهت گیری استراتژیک کسب و کار شما کمک می کنند.

تغییر به تفکر فرآیندی منطقی است و منجر به تغییر خواهد شد، اما تغییر هوشمندانه منجر به بهبود کسب و کار می شود. آیا زمان آن رسیده است که به تفکر فرآیندی روی بیاورید؟

ممکن است از خود بپرسید که چگونه تفکر فرآیندی با مدیریت فرآیند کسب و کار مطابقت دارد؟

واقعیت این است که بدون تفکر فرآیندی،  BPM وجود ندارد. اگر می‌خواهید روش‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار را در فرآیندهای تجاری فعلی خود پیاده‌سازی کنید، لازم است که در مورد فرآیندها فکر کنید. اگر تمام آنچه می بینید بخش های مختلفی هستند که وظایف مجزای خود را انجام می دهند، احتمالاً کسب و کار شما شکست خواهد خورد.

با این حال، اگر به کل کسب و کار خود به عنوان زنجیره ای نگاه کنید که در آن هر پیوند (فرآیند کسب و کار) باید حلقه دیگر را کنار هم نگه دارد، به راحتی می توانید بفهمید که کدام پیوندها کارآمد هستند. به عبارت دیگر، شما به راحتی می توانید فرآیندهای کسب و کار خود را ردیابی کنید و گلوگاه هایی را که نیاز به اصلاح / بهبود دارند، پیدا کنید.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

https://tallyfy.com/process-thinking/