5 کلید برای پیاده سازی موفق BPM

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک مفهوم بزرگ است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. درک BPM و تدوین برنامه از قبل برای اجرای موفق BPM ضروری است، اما هنگامی که به درستی اجرا شود، مزایای آن می تواند فوق العاده باشد.

سازمان ها در هر اندازه ای و از هر نوعی از BPM برای بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند. پیاده سازی BPM خاص معمولاً با تعریف مراحل مربوط به یک فرآیند کار آغاز می شود تا بتوانید تعیین کنید چه چیزی را می توان بهبود بخشید، چه چیزی را می توان خودکار کرد و چگونه می توان آن را ردیابی کرد. با راه حل نرم افزاری BPM مناسب، BPM را می توان به طور کامل سفارشی کرد این مسئله بسیار مهم است زیرا هیچ دو سازمانی دقیقاً یکسان عمل نمی کنند و همین تمایزها کلید رقابت هستند. موارد زیر 5 کلید برای اجرای موفق BPM است.

1. اهداف خود را از قبل تعیین کنید

قبل از اجرای BPM، باید بپرسید: "چرا ما این کار را می کنیم؟" پاسخ باید شامل موارد زیر باشد:

• روی چه فرآیندهایی تمرکز داریم؟

• چه چیزی باید از آن فرآیند ناشی شود؟

• آیا این فرآیند اهداف خود را برآورده می کند؟

• چه جنبه هایی از فرآیند نیاز به بهبود دارد؟

• چه تغییراتی آن جنبه های فرآیند را بهبود می بخشد؟

بسیاری از سازمان ها از کارهای کوچک شروع می کنند، مثلا با فرآیندهایی که می دانند می توانند آن ها را کنترل کنند. موفقیت در اجرای BPM آزمایشی، اعتماد و شجاعت را برای گسترش BPM در سایر فرآیندها ایجاد می کند.

2. تمامی سطوح چارت سازمانی را در تحلیل فرآیند درگیر کنید

بدیهی است که تحلیل و نظر مدیریت سازمان و مدیران اجرایی مهم است. اما نظرات کاربران نهایی که هر روز با این فرآیندها سروکار دارند نیز همین اندازه اهمیت دارد.

 همه افراد درگیر باید اهداف BPM را بفهمند و هنگام ارائه بازخورد در هنگام برنامه ریزی و اجرا احساس راحتی کنند. آموزش دهید و ارتباط برقرار کنید. برخی از افراد درگیر در پروژه ممکن است اجرای BPM را به تعویق بیندازند، زیرا وضعیت موجود را تهدید می کند. نگرانی های آن ها را دریابید و مزایایی را که انتظار می رود BPM داشته باشد، برایشان روشن کنید. از همان ابتدا با تیم فناوری اطلاعات خود ارتباط برقرار کنید. حتی اگر آن ها مستقیماً مسئولیت طراحی گردش کار را بر عهده ندارند، باید بدانند که آیا نیاز به تغییر در زیرساخت فناوری اطلاعات است یا خیر.

3. نرم افزار BPM خود را با دقت انتخاب کنید

در نهایت، شما و تیم خود تنها کسانی هستید که می توانید تعیین کنید کدام راه حل نرم افزاری BPM برای نیازهای شما مناسب است. همان طور که بسیاری از افراد خارجی در مورد نوع خودرویی که باید رانندگی کنند نظری دارند، افراد زیادی نیز هستند که به شما می گویند به کدام نرم افزار BPM نیاز دارید. نرم افزار شما باید اجازه همکاری و ارتباط آسان را بدهد و به شما این امکان را بدهد تا بدون نیاز به استخدام برنامه نویس یا بیرون کشیدن فردی از تیم فناوری اطلاعات خود، گردش کار را تعریف کنید. همچنین باید گزینه های سفارشی سازی گسترده ای را به شما ارائه دهد زیرا فرآیندهای شما منحصر به فرد هستند و راه حل BPM شما باید با توجه به آن ها به طور منحصر به فرد اجرا شود.

4. نظارت و اندازه گیری پس از اجرا

BPM بر مبنای تعهد به بهبود مستمر بنا شده است. بنابراین این بدان معناست که شما نمی توانید BPM را پیاده کرده و آن را رها کنید. قبل از پیاده سازی BPM عملکرد پایه خود را ثبت کنید تا بتوانید بعداً عملکرد خود را اندازه گیری کنید. برای مستندسازی اجرای BPM از ابتدا برنامه ریزی کنید. دقیقاً بدانید چه کسانی در کدام مرحله از یک فرآیند، تأثیرگذار هستند و از آنها بازخورد بخواهید. اگر به شیوه ای تاکتیکی و قابل کنترل نظارت، اندازه گیری و تنظیم دقیق داشته باشید، به طور مکرر فرآیند BPM خود را بهتر کرده و سازمان را برای گسترش BPM به سایر فرآیندها آماده می کنید.

5. BPM را به عنوان یک "پروژه" تصور نکنید.

در نهایت، BPM را به عنوان پروژه ای با شروع و پایان مشخص تصور نکنید. بله، تعدادی مرحله قابل تعریف هم وجود دارد، اما BPM بیش تر در مورد مسیری به سمت بهینه سازی فرآیند و رویکردی برایُ تحقق آن است. یک "پروژه" برای آنچه که BPM  در واقع است {این که  BPMسیستمی برای پیش بینی و مدیریت تغییرات با تغییر شرایط یا فناوری باشد} بسیار محدود کننده است. پیاده سازی BPM نیازمند برنامه ریزی، ارتباطات و کار سخت است، اما هنگامی که مردم ببینند که  ایده های آن ها زنده می شود و فرآیندها بهینه می شوند، می فهمند که چرا BPM وجود دارد و در واقع چه می کند.

نتیجه

BPM برای کمک به سازمان شما و برای کسب ارزش تجاری و افزایش مزیت های رقابتی طراحی شده است. رسیدن به این هدف، مستلزم کار سخت و برنامه ریزی است. ProcessMaker یک نرم افزار کد باز BPM است که به تیم شما اجازه می دهد تا فرآیندها را بصورت بصری با اهدافی که در ذهن  شما ست ، تعریف کنند. این نرم افزار شامل مجموعه ای چشمگیر از ابزارهای داخلی است و از آن جا که منبع باز است و توسط یک جامعه کاربر فعال دنبال می شود، می تواند کاملاً برای کسب و کار شما طراحی شود. ما شما را تشویق می کنیم که نسخه Enterprise ProcessMaker را آزمایش کنید. یا می توانید نسخه Community Processomaker را به صورت رایگان بارگیری کنید. این اولین قدم فوق العاده برای پیاده سازی موفقیت آمیز BPM است.

 

https://www.processmaker.com/blog/the-5-keys-to-successful-bpm-implementation/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین