5 نشانه که سازمان شما به BPM و سیستم مدیریت گردش کار نیاز دارد

 

  • آیا این احساس را دارید که هرگز از وضعیت فرآیندها و گردش کار در کسب و کار خود اطلاع ندارید؟
  • آیا آرزو می کنید ای کاش کنترل و دید بیشتری بر روی تمام آن کاغذ بازی های مزاحم یا فرم های  اکسل مربوط به آن داشته باشید؟
  • آیا می دانید که مطابقت در سازمان شما اتفاق نمی افتد، زیرا فرآیندهایی که چندین ماه های پیش ثبت شده اند به سادگی قابل پیگیری نیستند؟

با رشد کسب و کار شما، روند کار مدیریت ممکن است ترسناک شود و شما نمی دانید از کجا کنترل امور را شروع کنید. شاید ندانید که آیا به روش های بهتر، CRM بهتر، ERP بهتر، نرم افزار همکاری بهتر، مدیریت ایمیل بهتر نیاز دارید یا چیزهای دیگری را از دست داده اید.

حتی ممکن است این ذهنیت را داشته باشید که مشاغل یا بخش شما به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یا اتوماسیون گردش کار (Workflow Automation) نیاز دارد، اما هنوز مطمئن نیستید.

در ادامه پنج علامت مطمئن وجود دارد که زمان آن رسیده است که سیستم مدیریت گردش کار را بررسی کنیم.

علامت 1: شما داده های یکسانی را در چندین سیستم وارد می کنید.

چگونه کار بین چند سیستم اداره می شود؟ آیا یک تحلیل گر در بخشی از سیستم کسب و کار داده وارد می کند و سپس گزارشی را برای قسمت دیگری از کسب و کار اجرا می کند تا منطقه سوم بتواند اطلاعات را در سیستم چهارم به روز کند؟

این روند ممکن است در برخی از مواقع برای کسب و کار مفید بوده باشد، اما اکنون باعث ایجاد مانع در اداره کسب و کار شده است. داده ها تکراری و تلاش های مضاعف به معنای کار بیشتر برای یافتن داده های مناسب، اتلاف وقت و منابع بیش تر و سودهای کمتراست. وقتی هر بخش از سیستم متفاوتی برای ورود داده استفاده می کند، همکاری در بهترین حالت خسته کننده و در بدترین حالت کاملا ناامیدکننده است.

حتی ممکن است متوجه تکرارهای زیادی که اتفاق می افتد نشوید، حتی تا وقتی که زمان زیادی را از دست داده باشید، زیرا تعداد کمی از افراد به هر سیستم دسترسی دارند. یک راه حل نرم افزاری مدیریت فرآیند کسب و کار افراد و داده ها را در یک سیستم جمع می کند.  افراد، داده ها را به اشتراک می گذارند و می توانند از آن ها به روشی که نیاز دارند استفاده کنند، حتی اگر افراد دیگر برای چیز دیگری به آن نیاز داشته باشند.

علامت 2: اسناد Excel زیادی را برای تأیید از طریق ایمیل ارسال می کنید.

تعجب آور نیست که صفحات گسترده اکسل بهره وری را بهبود می بخشد. آن ها تقریبا از ابتدای راه اندازی سند کسب و کار بوده اند. ویژگی هایی مانند قالب بندی و ایجاد نمودار عالی به شما کمک می کند روندها را شناسایی کرده و اطلاعات را مانند یک حرفه ای ارائه دهید.

اکسل وقتی جریان صحیح کارکرد صندوق ورودی ایمیل شما را مختل می کند، کار زیادی برای کسب و کار شما انجام نمی دهد. اکسل ممکن است داده ها را ارائه دهند، اما هر سند از طریق چندین صندوق ورودی ایمیل جمع آوری می شود تا تأیید شود.

و نسخه دریافت شده شما ممکن است شامل تغییراتی نباشد که دیگران انجام می دهند. یا ممکن است چندین نفر تغییراتی ایجاد کرده باشند اما هر نسخه به همه افراد موجود در لیست تحویل داده نمی شود، بنابراین تأیید حتی بیش تر طول می کشد.

علامت 3: شما هنوز از فرم های کاغذی، Word یا PDF استفاده می کنید.

اتکا به فرم های کاغذی برای پردازش اطلاعات به این معنی است:

  • اتلاف وقت ارزشمند به واسطه غربال کردن دستی کاغذ ها
  • افزایش خطر خطاها
  • فقدان مسئولیت و مالکیت داده ها
  • فضای ذخیره سازی اضافی برای انبوه کاغذ
  • بریده های کاغذ

اگر قبلاً سعی کرده اید از کاغذ اجتناب کنید و به عصر دیجیتال بروید، قدم بعدی منطقی شما احتمالاً فرم های Word و PDF بود.درست مانند صفحات گسترده اکسل، فرم های Word و PDF نیز زمانی در فضای کسب و کار جای خود را داشتند. اما به اشتراک گذاری داده ها به همان اندازه با این فرم ها دست و پا گیر است.

ممکن است از حجمه  تکه های کاغذ خودداری کنید، اما همچنان از همان دردسرهای دیجیتالی رنج می برید. از بسیاری جهات، مشکلات این ابزار سخت تر از استفاده ازکاغذ است. هیچ وقت نمی دانید که می توانید مستقیماً آن ها را ویرایش کنید یا خیر. شما آن ها را برای شرکای تجاری خود می فرستید که از تلاش برای پیدا کردن نرم افزار ناامید می شوند تا بتوانند آن ها را پر کنند.

 یا بدتر، شرکای تجاری شما فقط آنها را چاپ می کنند و آن ها را به عنوان کاغذ اسکن شده برای شما می فرستند! سیستم های گردش کار خودکار، مدارک شرکت شما را کاهش می دهد. تمام فرم ها با صرفه جویی در وقت، هزینه و منابع در یک مکان مناسب ایجاد، تکمیل و ذخیره می شوند.

دیگر هیچ کابینت پرونده ای متحرکی نخواهید داشت یا نیازی به دانلود نرم افزار خاصی نیست، شما و نیروی کارتان هر روز و هر کجا که هستید به فرم ها دسترسی دارید.

علامت 4: شما دارای سیستم های قدیمی هستید که نمی توانند با فرصت های جدید تجاری سازگار شوند یا گسترش یابند.

شما داده های اصلی زیادی در یک سیستم قدیمی دارید. VP جدید عملیاتی به تازگی به این تجارت پیوسته است و پیشنهاد می کند که به شبکه توزیع کننده اصلی خود اجازه دسترسی به سیستم خود را بدهید تا آن ها بتوانند سوابق خود را به روز کنند و سفارش دهند.

اما شما گیر کرده اید و یک مشکل دارید.مشکل این است که سیستم قدیمی شما بسیار سفت و سخت است و نمی تواند فرصت های جدید تجاری را در خود جای دهد. نتیجه عدم استفاده از فرصت های  جدید خبر بدی خواهد بود.

فرصت های جدید به معنای چالش های جدید است و سیستم های قدیمی نمی توانند در برابر معیارهای بازارهای امروزی مقاومت کنند. سیستم های شما باید از کار اضافه و تنگناها جلوگیری کرده و موارد زیر را ارائه دهند:

  • شفافیت
  • ارتباطات ساده
  • مدیریت اجرایی
  • ادغام سیستم ها
  • شناسایی روند از طریق Big Data
  • رابط های قابل توسعه
  • رابط های تلفن همراه
  • REST API

سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار خودکار تمام این راه حل ها را در یک سیستم یکپارچه ارائه می دهند. وقتی فرصت های جدید بوجود می آیند، سیستم های قدیمی از کار می افتند اما نرم افزارهای  bpm مناسب می شوند.

علامت 5: شما راه حل های سفارشی زیادی دارید که نگهداری و اصلاح آن ها دشوار است.

آیا شما یک بسته نرم افزاری سفارشی برای حسابداری، یک نرم افزار سفارشی دیگر برای منابع انسانی و یک راه حل کاملا متفاوت سفارشی نرم افزار COBOL برای کنترل موجودی دارید؟ و فقط یک برنامه نویس وجود دارد که نحوه کار هر یک را می فهمد؟

 آیا متوجه هستید که روزی که برنامه نویس با شما قطع همکاری کند، دیگر نمی توانید تغییری ایجاد کنید یا حتی تعمیر و نگهداری سیستم را انجام دهید. همان طور که ممکن است راه حل های سفارشی برای یک بخش کارساز باشد، در گسترش افق و سود کسب و کار شما کارایی چندانی ندارد.

نرم افزار یکپارچه اهداف داده های اشتراکی را بسیار کارآمدتر از سیستم های سفارشی انجام می دهد. داده های مشترک ابزاری برای مدیریت فرآیند ایجاد می کند که برای همه قابل دسترسی است و از مشکلات گلوگاه ناشی از راه حل های نقطه ای جلوگیری می کند.

طبیعی است که بخواهید روش های قدیمی را حفظ کنید، اما کسب و کار شما برای موفقیت باید به سمت جلو برود. اتوماسیون به شما امکان می دهد کیلومترها به تمرکز روی موفقیت نزدیک شوید.

https://www.processmaker.com/blog/top-signs-workflow-management-system/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین