چرا سازمان ها از بینش ضعیف درباره فرآیندها رنج می برند؟

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) جزء کلیدی یک تحول دیجیتال موفق است. سازمان‌ها در تمام صنایع به شدت به این فناوری متکی هستند - در واقع، تحلیل گران تخمین می‌زنند که سازمان‌ها سالانه 12.7 میلیارد دلار برای ابتکارات اتوماسیون خرج می‌کنند. اما برای بسیاری از کسب‌وکارها، سرمایه‌گذاری یک عنصر کلیدی گم شده برای موفقیت به شمار می رود.

در حالی که اتوماسیون فرآیند دیجیتال یک راه قدرتمند برای کاهش هزینه ها و بهبود کارایی است، این عمل تنها به اندازه استراتژی گزارش دهی آن موفق است. بسیاری از سازمان‌ها هنوز به تاکتیک‌های گزارش دستی مانند صفحات گسترده و سایر تکنیک‌های موردی تکیه می‌کنند. این فقدان چشم انداز استراتژیک می تواند تأثیر نامطلوبی بر تلاش های تحول دیجیتال شما داشته باشد.

در ادامه پنج تاثیر منفی که بینش ضعیف می‌تواند بر استراتژی اتوماسیون فرآیند سازمان داشته باشد را بررسی می کنیم.

اهداف یا KPIهای نادرست

دسترسی به اطلاعات بیش از حد، به اندازه نداشتن اطلاعات کافی بد است. نتیجه؟ بسیاری از سازمان ها به تجزیه و تحلیل دسترسی دارند، اما نمی توانند روی اطلاعات درست تمرکز کنند.

اطمینان حاصل کنید که شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) در استراتژی نظارت بر فرآیند شما با اهداف کلی خاصی مرتبط است.

 داشبوردهای بلادرنگ می توانند سیل داده ها را به تجزیه و تحلیل دقیق و عملی کاهش دهند.

به عنوان مثال، "انجام یک کار بهتر در مدیریت تماس های خدمات مشتری" یک هدف دست نیافتنی است.

با ایجاد اهداف مشخص مرتبط با معیارهای خاص مانند «برای تماس های خدمات مشتری ورودی به طور متوسط ​​به زمان 3 دقیقه برای هر مشتری برسید»، می توانید معیارهای فرآیندی را که بیش ترین تأثیر را بر نتیجه سازمان شما دارد، ردیابی کنید.

گزارش دهی با تاخیر

بسیاری از سازمان ها هنوز به گزارش های هفتگی، ماهانه یا فصلی برای تصمیم گیری خود متکی هستند. در این فاصله زمانی، گاهی مسائل کوچک به مشکلات مهمی تبدیل شده است.

به عنوان مثال، یک متخصص بانکداری را در نظر بگیرید که گزارشی ماهانه از مشتریانی که درخواست افتتاح حساب آنلاین را رها کرده اند، جمع آوری می کند. اگر این گزارشات فقط هر 30 روز یک بار مشاهده شوند، دلیل کاهش شدید مشتریان جدید را متوجه نخواهید شد. مشاهده بی‌درنگ فرآیندهای مرتبط با این برنامه، فوراً متخصصان را از یک مشکل بالقوه آگاه می‌کند که در نتیجه آن ها می‌توانند قبل از یک فاجعه احتمالی مداخله کنند.

مکمل های آنالوگ برای فرآیندهای خودکار

فرآیندهای شکسته یا ناکارآمد بهره وری را کاهش می دهد و باعث هدر رفت قابل توجه درآمد می شود. دید شفاف در فرآیندهای سازمانی شما، هر شکافی را مورد توجه قرار می دهد. اغلب، کارمندان یک مرحله شکسته در اتوماسیون را با فعالیت های آنالوگ خود تکمیل می کنند. کاری که می‌توانست سریع باشد، جایگزین زنجیره‌های ایمیل پرپیچ و خم، محاسبات دستی می‌شود. بدون یک برنامه استراتژیک، هیچ راهی برای دانستن این که این هدر رفت های زمانی در کجا قرار دارند وجود ندارد.

تخصیص نادرست منابع

بینش دقیق عملکرد فرآیند به مدیران اجازه می دهد تا بر اساس تاریخچه گرایشات، تصمیمات پرسنلی بگیرند. به عنوان مثال، یک شرکت کارت اعتباری ممکن است در فصول پر تراکنش مانند تعطیلات، کارکنان بیش تری را به تیم پشتیبانی خود اضافه کند. بدون مشاهده مناسب آمارها مانند تعداد تماس های دریافتی یا میانگین زمان صرف شده برای هر مشتری، مدیران نمی توانند تعداد مناسبی از منابع مورد نیاز برای حفظ رضایت مشتری را تخصیص دهند.

افزایش زمان آموزش کارکنان

در برخی موارد، فقدان مستندسازی فرآیند، اثر کاهشی پنهان دارد. یک کارمند ممکن است فرآیندهای ناکارآمد یا شکسته را با هزاران فرآیند دستی غیرمستند تکمیل کند. هنگامی که آن کارمند شرکت را ترک می کند، سایر کارمندان باید زمانی را صرف کنند تا بفهمند کارها چگونه انجام شده است.

این منحنی یادگیری داخلی به هزینه های سرسام آور در آموزش پرسنل جدید می انجامد و بهره وری شرکت را ماه ها عقب می اندازد.

با ثبت صحیح نحوه حرکت فرآیندها در سازمان شما، می توانید به راحتی نقشه برداری و نظارت کنید که چگونه کارمندان مسئولیت های خود را انجام می دهند.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال یک استراتژی «تنظیم کن و فراموش کن» نیست. بلکه یک عمل مداوم است که نیاز به نظارت و تنظیم دقیق دارد. گزارش دستی ردیابی و بهینه سازی فرآیندهای خودکار را تقریباً غیرممکن می کند. تیم‌ها به دید شفاف در فعالیت‌های فرآیندی خود مانند داشبوردهای بلادرنگ، تجزیه و تحلیل گزارش و یک برنامه گزارش‌دهی استراتژیک و سازگار نیاز دارند. بدون این ها، تیم قادر به تشخیص صحیح تنگناها و قضاوت درباره عملکرد کلی سازمان نیستند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.processmaker.com/blog/why-organizations-suffer-due-to-lack-of-process-visibility/