پایگاه دانش مدیریت فرآیند پارس

چه زمانی سازمان شما به یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. 

مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند برای همه فرایندها چارجوب قابل اطمینان بسازد. با همه فرایندهای ترسیم شده، نظارت شده و بهینه شده، احتمال اشتباه خیلی کاهش می‌یابد و کارایی فرایند افزایش می‌یابد. اما آیا سازمان شما نیاز به اجرای مدیریت فرایند کسب و کار دارد؟

در ادامه مثال‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد سازمان شما به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار پویا و چابک نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

فرآیند کسب و کار چیست و طبقه بندی فرایندهای کسب و کار به چه صورت می باشد؟ در این مقاله از مدیریت فرآیند پارس ابتدا به تعریف دقیق فرآیند کسب و کار می پردازیم و سپس طبقه بندی فرآیندها را از نگاه دو متخصص حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار von Rosing و Kirchmer بیان می کنیم.

به طور کلی، طبق نظر von Rosing و همکاران، فرآیند های کسب و کار را می‌توان به سه دسته فرآیندهای عملیاتی، فرآیندهای مدیریتی و فرآیندهای پشتیبانی تقسیم کرد. برای طبقه بندی فرآیندهای سازمان یا دسته بندی فرایندها رویکرد دیگری توسط Kirchmer نیز ارائه شده است که با رویکرد طبقه بندی فرآیندهای von Rosing کمی تفاوت دارد.

آیا شما به مدیریت فرآیندهای کسب و کار علاقه دارید؟ با توجه به مزیت های فراوانی که مدیریت فرآیندهای کسب وکار دارد، تعجب آور نیست اگر هرکسب و کاری بخواهد در گروه BPM (Business Process Management) قرار بگیرد.

قبل از اجرای این کار، گام های موثری برای اجرا و پیاده سازی BPM وجود دارد که برای دستیابی به بیشترین خروجی باید از آنها آگاه باشید.

اصطلاحات bpm چیست؟ برخی اصطلاحات فرآیند کسب و کار شامل، تعریف اتوماسیون فرآیند کسب و کار و تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد. مفهوم مدلسازی فرآیند و بهبود فرآیند کسب و کار و نیز توسعه فرآیند کسب و کار و مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار در اصطلاحات فرآیندی این مقاله آمده و به صورت کامل تعریف شده است. با مطالعه این مقاله می توانید با اصطلاحات رایج فرآیند کسب و کار آشنا شده و مفاهیم فرآیند کسب و کار را بشناسید. 

چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار، که به آن چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار و یا چرخه عمر مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز گفته می شود، شامل 5 مرحله و یک ورودی به چرخه می باشد. منظور از چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار این است که تعیین کنیم چه مراحلی در روند مدیریت فرآیند کسب و کار ما تکرار شود تا  فرآیند های عملیاتی و مدیریتی در سازمان ما در یک سیکل و چهارچوب درست قرار گیرد.

در ادامه این مقاله از سایت فرآیند کسب و کار پارس، ما قصد داریم برای هدایت کسب و کار و سازمان شما، چرخه عمر bpm یا چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب و کار را که شامل 5 مرحله می باشد شرح دهیم و بگوییم برای عبور موفقیت آمیز در هر مرحله چه کارهایی را باید انجام دهید. لطفا ادامه مقاله را با دقت و تا انتها بخوانید.

اهمیت فرآیندهای کسب و کار چیست و چرا داشتن فرآیند کسب و کار برای سازمان ها مهم است؟

هدف نهایی هر کسب و کار دستیابی به بیشترین میزان موفقیت می باشد. این موضوع چه شما صاحب یک کسب و کار کوچک، کسب و کار کوچک و متوسط SME(Small & Medium Enterprises) یا یک کسب ‌وکار تولیدی بزرگ که افراد زیادی در آن مشغول به کار هستند، صدق می‌کند.

اگر می خواهید به این هدف برسید، باید چندین مرحله را دنبال نمایید و این یک فرآیند کسب وکار است.

منظور از نرم افزار BPMS چیست؟ 

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS (Business Process Management System) به سازمان ‌ها کمک می ‌کند تا فعالیت ‌ها و وظایف‌ شان را طراحی، مدل ‌سازی، اجرا، اتوماتیک یا خودکارسازی و بهبود بخشند و درنهایت به هدف سازمانی خود دست یابند. روی هم رفته، این فعالیت‌ ها و وظایف، که می ‌توان آنها را توسط افراد و تجهیزات انجام داد و معمولا شامل بخش ‌های تجاری سازمان می ‌شوند، چیزی را تشکیل می ‌دهند که به عنوان یک فرآیند کسب و کار شناخته می ‌شود. BPMS محصول فناوری می‌ باشد که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می ‌کند، رشته ای که هدف آن بهبود فرآیندهای کسب و کار است.

یکی از شیوه‌های رایج نصب نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker)، نصب با استفاده از نرم افزار بیتنامی (Bitnami) است. نرم افزار Bitnami به همراه پراسس میکر وب سرویس آپاچی، php و MySQL را نیز نصب خواهد کرد و ارتباط همه این موارد با یکدیگر را برقرار خواهد ساخت.

اما در شرایطی که شما نیاز به نصب یک نسخه از ProcessMaker را به صورت حرفه ای و بدون استفاده از Bitnami داشته باشید، می بایست تک تک این موارد و سرویس ها را به صورت جداگانه بر سیستم خود نصب و پیاده سازی نمایید.

در این مطلب شما با مراحل و اقدامات لازم جهت نصب نسخه حرفه ای و بدون بیتنامی پراسس میکر آشنا خواهید شد ...

در شرایطی که (بنا به دلایلی همچون از بین رفتن اطلاعات سرور، مشکل هارد یا ویندوز لپ تاپ و ...) مجبور به نصب مجدد نرم‌افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می‌شوید، ممکن است بخواهید تمامی فرآیندهایی که قبلا ساخته بودید را مجددا بازیابی کنید.

این مقاله شما را در این خصوص راهنمایی خواهد کرد.

فایل هایی که در نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) از طریق Input Document طی اجرای فرآیند توسط کاربر در یک فرم آپلود می شوند، برای سایر اشخاصی که می خواهند در تسک های بعدی فرآیند به آن فایل ها دسترسی داشته باشند، نیاز به تعریف یک حق دسترسی (permission) دارد.

چنانچه کاربری حق دسترسی به فایل موردنظر را نداشته باشد، در صورت باز کردن آن با پیغام 403 Access denied مواجه خواهد شد.

این مقاله راهکاری جهت حل این مشکل به شما ارایه خواهد داد.

اگر یکی از کاربران عادی در پراسس میکر (ProcessMaker) پسورد خود را فراموش کند، کاربر ادمین که دسترسی به مدیریت اطلاعات همه یوزرها دارد، می تواند پسورد جدیدی برای او ثبت کند. اما مشکل زمانی است که کاربر ادمین پسورد خود را فراموش کرده باشد.

چنانچه پسورد اکانت ادمین نرم افزار پراسس میکر خود را فراموش کرده اید، این مقاله می تواند به شما در تغییر پسورد آن کمک کند.

در نرم افزار پراسس میکر گزینه فراموشی کلمه عبور در صفحه لاگین به صورت پیش فرض فعال نیست و لازم است تا کاربر ادمین آن را از داخل تنظیمات نرم افزار فعال نماید.

جهت فعال سازی گزینه بازیابی کلمه عبور باید در نرم افزار پراسس میکر وارد تب Admin شده و ...

بسیاری از کاربران پس از نصب نرم افزار بیتامی (Bitnami) پراسس میکر، در اولین لاگین به نرم افزار، پیغام خطای User's account has expired را دریافت می کنند. دریافت این پیغام به معنای منقضی شدن اکانت کاربر می باشد و لازم است تا تاریخ مهلت انقضای اکانت تغییر کند.

پراسس میکر در بسیاری از نسخه های قبلی خود (که در ایران بسیار رایج هستند) تاریخ انقضای کاربر را در زمان نصب نرم افزار، ابتدای سال 2020 می گذارد. به همین دلیل بسیاری از کاربران از ابتدای سال 2020 پس از نصب نرم افزار دچار این مشکل شدند.

جهت رفع این مشکل باید ابتدا وارد محیط phpMyAdmin دیتابیس MySQL نرم افزار شوید و ...

شاید سوالی که در بسیاری از سازمان‌ها بسیاری از مدیران و پرسنل با آن درگیر باشند، آن است که از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) خارجی استفاده کنند یا ایرانی؟

نقشه برداری فرآیندها یکی از مراحل بسیار مهم در مدیریت کسب و کار است، اگر می خواهید کارآمد باشید و مزیت های رقابتی داشته باشید باید این مرحله را جدی بگیرید.در ادامه این مقاله توضیح خواهیم داد که نگاشت فرآیند چیست، اهمیت آن برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار تا چه حد است و چگونه آن را انجام خواهیم داد؟ همچنین بررسی می کنیم که مفاهیم AS IS، TO BE و TO DO  چه هستند؟

تفکر فرآیندی ما را ملزم می‌کند که کسب‌وکارها را به‌عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها ببینیم، نه مجموعه‌ای از بخش‌هایی که هر یک عملکرد مخصوص به خود را دارند. یک بخش نمی تواند به صورت مجزا وجود داشته باشد. هر بخش ورودی‌ها را از سایر حوزه‌های کسب‌وکار دریافت می‌کند و خروجی‌هایی را که بخش‌های دیگر باید از آن ها برای تکمیل فرآیند یا کار استفاده کنند،  ارائه می‌ دهد.

در این مقاله می خواهیم درباره این که چگونه BPM برای یک تحول دیجیتالی موفق ضروری است و 5 توصیه برای عملی کردن آن بیش تر بیاموزیم.مزایای تحول دیجیتال روز به روز بیش تر مشهود می شود، اما آیا نقش BPM را در موفقیت این تغییر می دانید؟ در مورد اهمیت آن و اولین قدم های اجرای آن بیش تر بدانید

حتما تا کنون با این شرایط مواجه شده اید که یک سازمان یک نرم افزار جدید پر زرق و برق را می‌خرد و سپس سعی می‌کند آن را پیاده‌سازی کند بدون این که ابتدا به فرآیندها و افراد خود نگاه کرده باشد. نتیجه؟ در اکثر مواقع، پروژه انتظارات را برآورده نمی کند - از بودجه فراتر می رود، برنامه ریزی طولانی تر از زمان مورد انتظار می شود، یا به اهداف اولیه دست پیدا نمی کند. حتی زمانی که "موفق" عمل می کند، بازهم بیش تر اوقات از نظر نحوه کارکرد بسیار شبیه فناوری قبلی است. این وضعیت به این دلیل اتفاق می‌افتد که سازمان بدون بررسی و بهبود فرآیندهای زیربنایی، تغییرات جدید را آغاز کرده است.

سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) موقعیت کسب‌وکار را برای اصلاح و بازسازی عملیات روزمره پیرامون فناوری‌های دیجیتالی که سازمان را متحول می‌کنند، فراهم می‌کند. با این حال، درگیر شدن در پروژه ای با هدف پالایش عملیات باید با درک وضعیت فعلی سازمان شما و مسائل رویه ای و فناوری مختلف که بر کارمندان شما تأثیر می گذارند، آغاز شود.وقتی کسب‌وکارها به تحول دیجیتال فکر می‌کنند، این فناوری بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا می‌کند. با افزایش پتانسیلBPM، نیاز به  به دست آوردن هرچه بیشتر ارزش از طریق اجرای راه حل های بهبود، افزایش می یابد

بسیاری از سازمان ها نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود را بسیار دشوار می دانند. علاوه بر این، خودکار کردن یک فرآیند بد لزوماً آن را بهتر نمی‌کند - فقط در کوتاه‌مدت هزینه آن را کاهش می‌دهد. هدف کلی باید در جهت مؤثرتر و کارآمدتر کردن فرآیندها باشد. سازمان‌هایی که ذهنیت فرآیند محوری دارند، تلاش‌های ساده‌ای را برای بهبود فرآیندهای خود انجام می‌دهند

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) یک روش برای درک سلامت عملیات های مختلف در یک کسب و کار برای بهبود کارایی فرآیند است. روشی تخصصی در زمینه وسیع‌تر مدیریت فرآیند کسب‌وکار برای تجزیه و تحلیل این که آیا فرآیندهای فعلی به اهداف خود می‌رسند یا خیر است.استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما کمک می کند تا عناصر مضر در یک عملیات را بیابید و چگونگی غلبه بر موانع را شناسایی کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم های شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات یا جابجایی از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر تلف می کنند.

بسیاری از کسب و کارها نمی دانند چه زمانی باید نقشه برداری فرآیند را انجام دهند. با این حال، هیچ پاسخ درستی برای این سوال وجود ندارد. همه چیز بستگی به شرایط دارد. برای درک این که چه زمانی زمان نقشه برداری از فرآیندهای خود و افزودن ورودی های دیگر به روال خود فرارسیده است، باید گردش کار خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید و سعی کنید تشخیص دهید که آیا به تنظیماتی نیاز دارد یا خیر.

گام بعدی در طراحی فرآیند، ایجاد Dynaforms آن است. هنگام اجرای یک فرآیند، کاربر نهایی عمدتاً با Dynaforms برای وارد کردن داده ها و دریافت اطلاعات تعامل دارد. در ProcessMaker این فرم ها DynaForms نامیده می شوند، زیرا به صورت پویا در یک رابط drag-and-drop ایجاد می شوند و هنگام اجرا به صورت پویا با هر دستگاهی تنظیم می شوند. بیایید با ایجاد Dynaform برای اولین کار شروع کنیم. برای انجام این کار، به جعبه ابزار اصلی در سمت راست نقشه فرآیند بروید و فلش را روی نماد مثبت در دکمه Dynaforms نگه دارید. روی گزینه Create که در سمت راست ظاهر می شود کلیک کنید.
 

الگوها  (Templates ) فایل‌های html هستند که به عنوان الگوهای ایمیل برای ارسال اعلان‌ها استفاده می‌شوند. فایل‌های الگو در فهرستی برای هر پروژه آپلود می‌شوند و آن الگوها برای انتخاب هنگام ایجاد اعلان‌ها در دسترس هستند.

بهینه‌سازی فرآیند، عمل افزایش کارایی و اثربخشی سازمانی از طریق بهبود مستمر فرآیندها و اندازه‌گیری پیشرفت از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها، گزارش‌دهی و آزمایش است. استفاده از داده‌های گردش کار برای بهینه‌سازی فرآیندها، چرخه‌ای از بهبود مستمر را جرقه می‌زند که می‌تواند در زمان و هزینه سازمان شما صرفه‌جویی کند.