حتما تا کنون با این شرایط مواجه شده اید که یک سازمان یک نرم افزار جدید پر زرق و برق را می‌خرد و سپس سعی می‌کند آن را پیاده‌سازی کند بدون این که ابتدا به فرآیندها و افراد خود نگاه کرده باشد. نتیجه؟ در اکثر مواقع، پروژه انتظارات را برآورده نمی کند - از بودجه فراتر می رود، برنامه ریزی طولانی تر از زمان مورد انتظار می شود، یا به اهداف اولیه دست پیدا نمی کند. حتی زمانی که "موفق" عمل می کند، بازهم بیش تر اوقات از نظر نحوه کارکرد بسیار شبیه فناوری قبلی است. این وضعیت به این دلیل اتفاق می‌افتد که سازمان بدون بررسی و بهبود فرآیندهای زیربنایی، تغییرات جدید را آغاز کرده است.
برای کسانی که در زمینه تجزیه و تحلیل و تلاش های بهبود فرآیند تازه کار هستند، راهنمایی های اندک در مورد نحوه انجام کار ممکن است به نظر دلهره آور باشد. حتی کسانی که غرق در بهبود فرآیند هستند ممکن است اشتباهات رایجی را مرتکب شوند. در نتیجه، بسیاری از تلاش‌های بهبود فرآیند در رسیدن به اهداف مورد نظر شکست می‌خورند یا حتی به بن بست می‌رسند. بدتر از آن، برخی در نهایت نتیجه معکوس دارند و منابع سازمانی را هدر می دهند.
مشکل 1: جزئیات قبل از متن
یک پروژه جدید بهبود فرآیند یک تلاش هیجان انگیز است و اغلب همه مشتاق شروع به کار هستند. کارشناسان موضوعی که شغل خود را به خوبی می شناسند، آماده اند توضیح دهند که چه کاری انجام می دهند و چگونه آن را انجام می دهند. حتی ممکن است مجموعه‌ای از جریان‌های فرآیندی که قبلاً به عنوان بخشی از تلاش قبلی توسعه یافته‌اند، به شما تحویل داده شود. قبل از توصیف زمینه محیطی و تعیین اینکه فرآیندهای فردی چیست و چگونه با یکدیگر ارتباط دارند، بهتر است اجازه دهید که گفتگو به جزئیات هم کشیده شود. همه باید از نظر متنی در یک صفحه باشند و شما باید بر اهمیت بحث تاکید کنید - در غیر این صورت پروژه می تواند به سرعت از مسیر خارج شود.
هنگام شروع یک پروژه جدید بهبود فرآیند، باید زمینه را برای کار پیش رو فراهم کنید. حتماً در مورد فرآیند کلی (یا چشم انداز فرآیند) بحث کنید و فرآیندهای مرتبط قبل و بعد و آن هایی که با آن تعامل دارند را درک کنید. این فعالیت به تعریف محدوده کار شما کمک می کند و هر فرآیند را در چارچوب فرآیندهای همسایه قرار می دهد. علاوه بر این، مطمئن شوید که روشن است چگونه این فرآیند به اهداف سازمان کمک می کند. کارهای قبلی که ممکن است به شما تحویل داده شود را نادیده نگیرید، اما در عین حال اجازه ندهید که آن ها شما را از انجام گفتگو برای توسعه زمینه منصرف کنند.
مشکل 2: مصنوعات در طول فرآیند
خطای رایجی که هم تازه‌کارها و هم متخصصان هنگام انجام بهبود فرآیند مرتکب می‌شوند، تمرکز بیش از حد روی مصنوع‌ها (نمودارها، نمودارهای جریان و سایر قابل تحویل‌های فیزیکی) بدون توجه کافی به فرآیندها و گفتگوهایی است که آن مصنوعات را ایجاد می‌کنند. در حالی که این ابزارها به تنهایی دارای ارزش هستند، بسیاری از ارزش آن ها از تعاملات و بحث های پشت سر آن ها ناشی می شود.
مشکل 3: موردی برای اقدام وجود ندارد.
گاهی اوقات با وجود این که تلاش برای بهبود فرآیند به خوبی در جریان است، اما می‌بینند که صداهای اعتراضاتی شروع به زیر سوال بردن منطق و هدف تلاش می‌کنند. ممکن است ذینفعان در مورد اهداف گیج شوند، تصمیمات قبلی را زیر سوال ببرند، یا بپرسند که آیا این تلاش ایده خوبی است یا خیر. گاهی اوقات پاسخ به این سؤالات مبهم است، اما اغلب خود ایده ها به صورت واضح و به طور عینی تعریف نشده اند. این مسئله می تواند منجر به تحلیل ضعیف فرآیند و توصیه های ضعیف در صورت عدم توافق در مورد هدف واقعی شود.
مشکل 4: درگیر نکردن افراد کافی
فرآیندهای کسب‌وکار بسیار پیچیده‌تر از آنچه در ابتدا تصور می‌شد هستند و در بسیاری از مواقع برای بهبود فرآیند، در حال دریافت ورودی‌های گروه‌های ذینفع هستیم. یعنی کسانی که در درجه اول فرآیندها را مدیریت می کنند، همان هایی که فرآیندها را طراحی می کنند، بنابراین نتیجه اغلب با معیارها و انگیزه های آن ها همسو می شود. بهتر است دیدگاه ها و مخاطبانی را که از آن ها داده ها را جمع آوری می کنید، گسترش دهید. یک تعامل موفقیت آمیز فرآیند و تلاش برای تغییرات مثبت باید شامل دیدگاه های همه افراد درگیر باشد و نه فقط ذینفعان اصلی و/یا مدیر فرآیند.
مشکل 5: درک نکردن ذینفعان
قبل از غوطه ور شدن در یک فرآیند و پرسیدن سوال در مورد فعالیت های خاص، با شناسایی اهداف هر یک از افراد دخیل در فرآیند، لحن گفتگو را تنظیم کنید. در ابتدا مهم است که زمان مناسبی را صرف شناسایی این که کاربران و بازیگران در این فرآیند چه کسانی هستند و چه چیزی را می‌خواهند به انجام برسانند اختصاص دهیم. درک این موضوع در سطح کلان و در سطح فرآیند، به ایجاد زمینه برای تجزیه و تحلیل کمک می کند.
مشکل 6: عدم تعریف اصطلاحات
بسیاری از مشکلات در کار فرآیندی به زبان مورد استفاده و نحوه درک بازیگران مختلف از فرآیند موجود بازمی‌گردد. کسانی که وارد یک فرآیند جدید می شوند اغلب تصور می کنند که یک تعریف مشترک از زبان فرآیند وجود دارد. معمولاً متوجه شده ایم که این طور نیست. هر گروه - حتی افراد درون یک گروه - روش متفاوتی برای توصیف فرآیند دارند.. این اغلب منجر به سردرگمی می شود و بهبود را دشوارتر می کند.
مشکل 7: حل مسئله خیلی سریع
اکثر افرادی که در کار فرآیندی شرکت می کنند، ذاتاً حل کننده مشکلات هستند. در نتیجه هنگام مواجهه با مشکل، اولین غریزه آن ها این است که فورا آن را حل کنند. بسیاری از متخصصان فرآیند پس از صحبت با یک ذینفع، گاهی حتی در طول مصاحبه به صورت ذهنی راه حلی را طراحی می کنند.
تلاش برای حل مشکل به جای گوش دادن می‌تواند ورودی های ذهن شما را جهت دریافت اطلاعات و داده‌های جدیدی که می‌تواند برای درک فرآیند موجود و آنچه برای بهبود آن نیاز است حیاتی باشد، مسدود کند. به طور کلی، به یاد داشته باشید که وقتی ذهن شما در حالت حل مسئله است، گوش دادن مؤثر دشوار است.
مشکل 9: جزئیات کافی نیست.
بیش تر فرآیندها بسیار پیچیده تر و با مراحل بسیار بیش تر از آنچه توضیح داده می شود، هستند. وقتی با فعالیت هایی که افراد به طور مکرر و بدون فکر زیاد انجام می دهند سر و کار داریم، به راحتی می توان جزئیات را از دست داد. هنگامی که بازیگران و ذینفعان تعریف نشده باقی می مانند، فرصت های بهبود نادیده گرفته می شوند. احتمالاً سهامداران و بازیگران اساسی اگر در بحث های قبلی گنجانده نشوند، برای مشارکت خود به رسمیت شناخته نمی شوند.
مشکل 10: اقدام نکردن
کار فرآیند خوب مستلزم سرمایه گذاری قابل توجهی در زمان و تلاش است و بدترین چیزی که می تواند اتفاق بیفتد نادیده گرفتن نتایج است. تلاش‌های بهبود فرآیند به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با مجموعه‌ای از اقدامات پیشنهادی پایان یابد و اغلب گروه دیگری مسئول اجرای آن تغییرات هستند. چالش ها زمانی به وجود می آیند که انتقال کافی بین توسعه راه حل و اجرای راه حل وجود نداشته باشد. گاهی اوقات ممکن است ذینفعان با برخی از پیشنهادات احساس راحتی نکنند یا احساس کنند که جایگاه لازم برای ادامه کار را ندارند. کار فرآیندی تنها زمانی موفق می شود که سازمان بر اساس توصیه ها در زمان و هزینه صرفه جویی کند یا کیفیت را بهبود بخشد. اگر اقدامی انجام نشود، پروژه شکست خورده است.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
https://er.educause.edu/articles/2016/5/10-common-process-improvement-mistakes-and-how-to-avoid-them
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است