شرکت های EPC به چه شرکت هایی گفته می شود؟
شرکت های پروژه محور (شرکت های EPC) به شرکت هایی گفته می شود که انواع پروژه هایی از جمله نیروگاه ها، سیستم های برق رسانی و توزیع، فناوری های حفاری و استخراج نفت و گاز، پالایشگاه ها، پروژه های صنعتی و ساختمانی و غیره را مدیریت می‌کنند. در یک پروژه EPC، شرکت پیمانکاری این وظایف را در قالب یک پروژه به صورت کامل بر عهده می گیرد و برای سفارش دهنده (کارفرما) فعالیت می‌کند.
سیستم ارزیابی عملکرد در پروژه ها
بسیاری از سازمان ها به خصوص در شرکت های پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روی فعالیت ها و پروژه های مختلفی کار می کنند. مدیریت پروژه ها و ارزیابی میزان عملکرد پرسنل سازمان در انجام و پیش برد پروژه های مختلف بدون شک یکی از عوامل مهم در چنین سازمان هایی خواهد بود. در این سازمان ها برای مدیران اهمیت دارد که میزان کارکرد پرسنل خود را در زمان حضور در شرکت و میزان کار آن ها بر روی هر پروژه ارزیابی کنند.
علاوه بر اهمیت میزان فعالیت بر روی پروژه ها و وضعیت پیشرفت آن ها، بحث دیگری که برای مدیران سازمان ها اهمیت دارد، ارزیابی عملکرد پرسنل در مدت حضور آنان در شرکت است. در این خصوص می توان به مباحث منابع انسانی و حقوق و دستمزد نیز اشاره کرد. مدیران سازمان، واحد منابع انسانی و واحد مالی نیاز به گزارشاتی در جهت تخمین و محاسبه میزان رتبه پرسنل و همچنین کارکرد و حقوق و دستمزد وی دارند. به همین منظور، امروزه به سیستم هایی نیازمند هستند که به آن ها در ارزیابی چنین مواردی کمک نماید.
چالش های شرکت EPC قبل از راه اندازی نرم افزار BPMS
مدیریت پروژه ها در شرکت پروژه محور موردنظر به شکل سنتی و بدون هیچ گونه سیستم نرم افزاری انجام می گرفت. این شرکت به واسطه مستندات کاغذی و فایل های اکسلی که توسط افراد مختلف تکمیل می شدند، در تلاش برای مدیریت چنین پروژه هایی بود. واضح است که خطای انسانی در تهیه مستندات و گزارشات همواره قابل امکان است و همچنین زمان زیادی نیز از پرسنل و مدیران باید به جمع آوری مستندات و ارزیابی آنان اختصاص پیدا می کرد.
فرآیندهایی همچون مرخصی، ماموریت، مدیریت کارگاه های شرکت و حضور و غیاب پرسنل باید به صورت دستی و فرم های کاغذی انجام می شد و تنها یک دستگاه ورود و خروج برای ثبت ساعت ورود و خروج پرسنل در شرکت وجود داشت و جمع آوری و ارزیابی تمامی اطلاعات دریافت شده از افراد مختلف در قالب فرم های کاغذی باید توسط نفر مالی شرکت انجام می گرفت.
به همین منظور، این شرکت تصمیم به راه اندازی یک سیستم مدیریت کارکرد پرسنل و پروژه های شرکت تحت نرم افزار BPMS گرفته بود.
راه اندازی سیستم ارزیابی عملکرد پرسنل و پروژه ها در نرم افزار BPMS
گروه مدیریت فرآیند پارس در سازمان مورد نظر اقدام به توسعه سیستم تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار BPMS (نرم افزار پروسس میکر) برای مدیران این سازمان ها نموده است. به گونه ای که هر یک از پرسنل در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.
لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد. بدین ترتیب پرسنل در همان بازه زمانی حضور خود در شرکت کارکرد خود را ثبت می نمایند. همچنین گزینه دورکاری نیز بر روی فرم برای پرسنلی که در شرکت حضور فیزیکی ندارند، میسر می باشد.
گزارشات مختلفی نیز تحت این سیستم طراحی شده است که به مدیران نمایش می دهد چه کسانی تایم شیت خود را به موقع و یا با تاخیر ثبت می کنند. همچنین مدیران در هر لحظه به گزارشی دسترسی دارند که میزان کار هر یک از پرسنل بر روی هر پروژه را نمایش می دهد. همچنین می توان از مدت زمان کار شده سازمان بر روی هر پروژه نیز گزارش گیری کرد.
از دیگر فرآیندهای توسعه داده شده بر روی این سیستم می توان به فرآیندهای مرخصی و ماموریت پرسنل اشاره کرد که با توجه به اطلاعات ثبت شده در این فرآیندها، گزارشات کارکرد پرسنل در ماه نیز محاسبه خواهد شد. به عبارت دیگر، در گزارش ماهانه کارکرد هر یک از پرسنل مشخص می شود که این شخص در هر روز از چه ساعتی تا چه ساعتی در شرکت حضور داشته، چند ساعت از آن را بر روی پروژه ها فعالیت داشته است، چند ساعت در ماموریت یا مرخصی بوده و یا چند ساعت دورکاری داشته است.
تمامی این اطلاعات توسط نرم افزار از فرآیندها دریافت شده و گزارشات به صورت سیستمی محاسبه و نمایش داده می شود. این امر موجب سهولت پرسنل مالی و منابع انسانی در محاسبه کارکرد پرسنل در هر ماه شده و همچنین نظارت بر میزان فعالیت و پیش برد پروژه ها را به صورت دقیق برای مدیران میسر می سازد.
لازم به ذکر است که این سیستم تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) که یکی از نرم افزارهای BPMS مطرح است پیاده سازی شده است و شما می توانید جهت آشنایی بیش تر با این محصول به صفحه پکیج تایم شیت پروسس میکر مراجعه نمایید.
