شرکت های تولید و صادرات محصولات نفتی
امروزه با توجه به شرایط کنونی کشور، توسعه صنعت نفت و رضایتمندی مشتریان داخلی و خارجی، بهبود کیفیت و افزایش تنوع و کمیت تولیدات محصولات نفتی مطابق با بروزترین استانداردهای جهانی و اشتغال زایی برای نیروهای نخبه و متخصص کشور، از مهم ترین ماموریت‌های شرکت‌های فعال در حوزه تولید و صادرات محصولات نفتی هستند.
چالش های سازمان قبل از راه اندازی نرم افزار BPMS
با توجه به تحقیق و بررسی های صورت گرفته پیرامون این گونه سازمان ها و همچنین همکاری گروه مدیریت فرآیند پارس با برخی از این شرکت ها، آنچه به نظر می‌رسد این است که در درون بسیاری از این سازمان‌ها با ساختارهایی به شدت سنتی و غریب با تکنولوژی‌های مکانیزه و مبتنی بر فناوری اطلاعات (IT) مواجه هستیم. این مسئله تا حدی است که بسیاری از این سازمان‌ها هیچ سیستم و تکنولوژی نرم افزاری ندارند و جهت اجرا و ذخیره سازی اطلاعات کلیدی ترین و مهم ترین عملیات خود از نرم افزار اکسل استفاده می‌کنند و حتی مدیران این سازمان‌ها نیز برای دریافت گزارشات خود به اکسل اتکا می‌نمایند. انجام فعالیت ها به شکل سنتی و کاغذی، عدم تعریف فرآیندهای سازمان و ذخیره سازی ناامن اطلاعات و گزارش‌گیری از آن‌ها، بدون شک منجر به کاهش سرعت سازمان و ریسک در صحت اطلاعات و گزارشات می گردد.
بدین ترتیب با توجه به موارد ذکر شده، سوالات موجود در تحلیل و بررسی این سازمان‌ها را می‌توان به شکل زیر مطرح کرد:
• چه قدر امکان خطای انسانی در محاسبه اطلاعات و ثبت آن‌ها در اکسل وجود دارد؟
• وظایف تکراری و غیرضروری در فرآیندهای مستند نشده را چگونه می‌توان شناسایی و حذف کرد؟
• چنانچه اطلاعات موجود در اکسل‌ها به هر دلیلی دچار تغییر و اشتباه شود و منابع سازمان دچار خسارت گردد، چگونه می‌توان از این تغییر مطلع شد و شخص خطاکار را پیدا کرد؟
• چنانچه مدیران سازمان بخواهند در یک سفر کاری و یا روز تعطیل در لحظه گزارشی از موجودی مخازن و یا گزارشی از بارهای ارسالی مشاهده کنند، چه قدر باید منتظر آماده سازی آن توسط پرسنل مربوطه بمانند؟
• چه مدت زمان جهت تحلیل اطلاعات ذخیره شده در اکسل و رسیدن به یک نتیجه خاص در گزارش لازم است؟
• ارتباط خودکار و یکپارچگی میان فرآیندهای سازمان را چگونه می‌توان برقرار کرد؟
• در صورت عدم استانداردسازی فرآیندها و وجود وظایف تکراری، سازمان چگونه می‌تواند در عملیات خود بهینه‌سازی حاصل کرده و خدمات خود را با کم‌ترین زمان به مشتریان ارایه دهد؟
• امنیت و حفظ اطلاعات حاصل از اجرای فرآیندها را چگونه می‌توان تضمین کرد؟
• مدیران سازمان چگونه می‌توانند بر زمان انجام فعالیت‌ها و فرآیندها توسط افراد درگیر در فرآیند نظارت داشته باشند؟
راه اندازی نرم افزار BPMS در تولید و صادرات محصولات نفتی
گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن همکاری با سازمان های فعال در زمینه تولید و صادرات قیر و سایر محصولات نفتی، با ارایه سامانه ای مبتنی بر نرم افزار مدیریت فرآیندها (نرم افزار BPMS) به نام پراسس میکر (ProcessMaker)، بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل کرده است. بدین صورت که سازمان های تولیدکننده و صادرکننده محصولات نفتی، با بهره‌گیری از امکانات و قابلیت‌هایی که این سامانه در اختیار آنان قرار می‌دهد، قادر خواهند بود تا سیستم ها و فرآیندهای خود را در زمینه های بازرگانی و ثبت سفارش، تولید محصول، مدیریت مخازن، بارگیری و حمل به شکلی سیستمی و یکپارچه اجرا کرده و گزارش‌های لحظه‌ای از وضعیت تولید، سفارش‌ها و حواله‌های خود را در سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود مشاهده نمایند و بدین صورت، گام موثری درجهت افزایش بهینه‌سازی و یکپارچگی در سازمان خود بردارند.
برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:
• ثبت Proforma Invoice Draft (صدور پیش فاکتور)
• دریافت پیش پرداخت (Check Order Payment)
• ایمیل پیش فاکتور به مشتری
• اعلام سفارش تولید
• اعلام بازرسی
• اعلام بوکینگ‌ها و کشتی‌های سفارش
• اعلام سفارش استافینگ
• پرداخت هزینه‌های کشتی (هزینه حمل، THC، دموراژ) و بازرسی
• صدور CI
• بارگیری و حمل
• مدیریت مخازن (تولید محصول و جا به جایی مواد بین مخازن)
• خرید مواد اولیه از پالایشگاه ها
• مدیریت میزان مصرف کشتی ها
گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.
