سامانه مدیریت جلسات سازمانی چیست؟
یک سامانه مدیریت جلسات، یک نرم افزار است که برای مدیریت و برگزاری جلسات و کنفرانس های مختلف در یک سازمان استفاده می شود. این سامانه قابلیت های مختلفی از جمله برنامه ریزی جلسه، ثبت دستور جلسه، مدیریت حضور و غیاب، ثبت نتایج و اطلاعات مربوط به جلسات همچون صورتجلسه و اقدامات هر فرد، ارسال پیام ها و یادآوری های اقدامات هر فرد و همچنین اشتراک گذاری اسناد و پرونده ها را فراهم می کند. سامانه مدیریت جلسات می تواند برای سازمان هایی که برای انجام فعالیت های سازمانی و هماهنگی بین افراد نیاز به داشتن جلسات دارند مفید باشد.
چالش های سازمان در مدیریت جلسات قبل از نرم افزار BPMS
برگزاری جلسات به صورت کاغذی و سنتی وقت زیادی از پرسنل و مدیران سازمان را درگیر می کند. در برگزاری جلسات به شکل سنتی، دبیر جلسه باید تمامی اطلاعات و صورتجلسه را به همراه اقدامات مربوط به هر فرد یادداشت کرده و مدیران مربوطه، طی موعد مقرر هر یک از اقدامات را پیگیری نمایند. همچنین صورتجلسات به صورت کاغذی بایگانی می شوند و ممکن است که طی زمان مفقود شده یا پیدا کردن آن ها به راحتی امکان پذیر نباشد. یادآوری دعوت افراد به جلسه، پیگیری ها و یادآوری سررسید اقدامات هر فرد نیز باید طی تماس های تلفنی انجام شود.
این در حالی است که تمامی جلسات و صورتجلساتی که در سازمان برگزار و مکتوب می شوند، ارزشمند بوده و نیاز به آرشیو و گزارش گیری در درازمدت دارند.
راه اندازی سامانه مدیریت جلسات تحت نرم افزار BPMS
گروه مدیریت فرآیند پارس با پیاده سازی و توسعه یک سیستم مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات به وسیله نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) که مبتنی بر نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) است، امکان مدیریت موثر جلسات را به صورت سیستماتیک و مکانیزه در سازمان موردنظر فراهم ساخته است. این سیستم با امکانات متنوع، انجام تمامی فعالیت های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات در سازمان از برنامه ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت نامه و دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن را امکان پذیر می سازد. لیست اقدامات مصوب شده برای هر فرد به همراه تاریخ سررسید هر یک، به کارتابل او ارسال شده و شخص با انجام هر یک از اقدامات می تواند اتمام آن را در سیستم اعلام کند.
همچنین مدیران می توانند با استفاده از گزارشات مختلف موجود در این سیستم و ماژول های رسم نمودار در نرم افزار پروسس میکر، از جلسات برگزار شده در سازمان خود و میزان پیشرفت اقدامات و مصوبات توسط پرسنل، گزارش گیری نمایند.
سیستم مدیریت جلسات، ابزاری موثر به منظور نگهداری و آرشیو اطلاعات سوابق و مصوبات جلسات سازمان‌ها است.
