شرکت های EPC به چه شرکت هایی گفته می شود؟
شرکت های پروژه محور (شرکت های EPC) به شرکت هایی گفته می شود که انواع پروژه هایی از جمله نیروگاه ها، سیستم های برق رسانی و توزیع، فناوری های حفاری و استخراج نفت و گاز، پالایشگاه ها، پروژه های صنعتی و ساختمانی و غیره را مدیریت می‌کنند. در یک پروژه EPC، شرکت این وظایف را در قالب یک پروژه به صورت کامل بر عهده می گیرد و برای سفارش دهنده فعالیت می‌کند.
سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)
سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS)، ابزاری برای مدیریت مهندسی پروژه‌های EPC جهت مدیریت بهینه و یکپارچه مدارک مهندسی در زمینه ثبت، نگهداری، دسته‌بندی اسناد فنی برای مهندسین مشاور، پیمانکاران، ناظرین و کارفرمایان پروژه ای به‌حساب می‌آید. در سازمان‌های مهندسی که پروژه هایی با فاز مهندسی دارند، معمولا اسنادی که باید در این فاز تولید شوند، در قالب یک فایل اکسل تحت عنوان MDR (Master Document Registrar) تدوین می‌شود. هر کدام از ردیف های این اکسل، مربوط به یک سند است و با تکمیل و نهایی شدن هر سند (Final Issue / Issue For Construction) درصد پیشرفت واقعی پروژه افزایش می‌یابد.
از قابلیت‌ها و امکانات این سیستم ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• تعریف جریان کار پیشرفت مدارک مهندسی
• بایگانی سیستمی اسناد و مدارک
• سهولت در دستگردانی (IDC) و به اشتراک گذاری اسناد میان بخش‌ها
• مدیریت نظرات و پاسخ‌ها (Comment Sheet و Reply Sheet)
• مدیریت راحت در اصلاحیه (revision) و تصویب (approval) اسناد
• کنترل نسخه های اسناد (Version Control)
به طور کلی با رشد یک سازمان، درجهت افزایش موفقیت آن بسیار مهم و ضروری است که تمامی اسناد و مدارک پروژه به درستی قابل ردیابی و نگهداری باشند. استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد مهندسی به مدیران سازمان ها و پروژه ها کمک می کند تا اسناد خود را به شکل بهینه و مکانیزه ای مدیریت نمایند.
چالش های شرکت EPC قبل از راه اندازی BPMS
سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) در سازمان تحت یک نرم افزار شیرپوینت (SharePoint) موجود و در حال اجرا بود. مدیریت و پرسنل سازمان به دنبال سیستم نرم افزاری جدیدی بودند که محدودیت های شیرپوینت را به همراه نداشته باشد. به گفته آنان، امکان تغییر فرآیندها و ساختار نرم افزار در شیرپوینت به راحتی امکان پذیر نبود و آن ها نمی توانستند فرآیندها را مطابق با قوانین و ساختار شرکت خود تغییر دهند. به همین منظور به فکر راه اندازی سیستم مدیریت اسناد خود تحت یک نرم افزار BPMS افتاده بودند تا محدودیت های فعلی را نداشته باشد.
راه اندازی سیستم مدیریت اسناد مهندسی در نرم افزار BPMS
گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) در نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS)، بستری یکپارچه جهت گردش و کنترل اسناد و مدارک بین بخش‌های مهندسی را برای سازمان های مهندسی و سازمان هایی که از سیستم های مدیریت پروژه سازمانی استفاده می‌کنند، از طریق یک سیستم تحت وب مبتنی بر BPMS و با نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) فراهم ساخته است. بدین صورت که سازمان ها با بهره‌گیری از امکانات و قابلیت‌های این سامانه قادر خواهند بود تا ضمن تعریف MDR خود به تفکیک پروژه در سیستم، کلیه عملیات مربوط به دست گردانی اسناد (IDC)، Issue، Transmittal، کامنت گذاشتن بر روی اسناد، تغییر revision روی اسناد (ورژن اسناد) و ... را در قالب فرآیند به صورت سیستمی و مکانیزه اجرا کرده و گزارش‌های لحظه ای از وضعیت اسناد خود را در سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود مشاهده نمایند.
برخی فرآیندهای EDMS توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:
• دستگردانی اسناد (IDC)
• ایجاد ترانسمیتال (transmittal) مدارک
• کامنت شیت ها (Comment Sheets)
• Document Issue
• Vendor (VDR) Documents Review & IDC
• Consultant Documents
از مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در راه اندازی سیستم مدیریت اسناد مهندسی، امکان یکپارچه سازی و برقراری ارتباط فرآیندهای EDMS با سایر فرآیندهای ساخته شده در نرم افزار پروسس میکر است.
