نرم افزار BPMS و مدیریت فرآیند کسب و کار

یک نرم افزار مدیریت فرآیندها (BPMS) به سازمان ها این امکان را می دهد تا با تعریف و اجرایی کردن فرم ها و فرآیندهای خود تحت نرم افزار با حداقل نیاز به کدنویسی، چالش های عدم پاسخ دهی به موقع به درخواست ها، عدم ذخیره سازی درست اطلاعات جهت تهیه گزارش از فرم های بایگانی شده، انجام کارهای تکراری بین نیروی انسانی، اجرای کند فرآیندها و خطای انسانی بالا را در سازمان برطرف سازد.

از آن جایی که نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس بر مبنای نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) است (که یک نرم افزار اوپن سورس و رایگان می باشد)، در نتیجه هزینه ای بابت خرید لایسنس و محدودیتی بابت آن به مشتری تعلق نمی گیرد و تنها هزینه نصب و راه اندازی این نرم افزار، همان هزینه ماژول فارسی سازی و شخصی سازی نرم افزار خواهد بود.

بله، گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات تحلیل، مدل سازی و پیاده سازی فرآیندها را تحت نرم افزار BPMS به سازمان ها و مشتریان ارایه دهد و سازمان می تواند در صورت نداشتن تیم فنی متخصص موردنیاز برای این کار، با تیم ما همکاری نماید.

نرم افزار BPMS مدیریت فرآیند پارس یک نرم افزار تحت وب است و کلیه کاربران و پرسنل در سازمان می توانند از طریق مرورگر کامپیوتر شخصی و یا موبایل و تبلت خود به آن ورود پیدا کنند.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شود که مکاتبات سازمانی و نامه نگاری های سازمان را سیستماتیک می کند. در این نرم افزارها یک نامه با هر متن و موضوعی توسط یک شخص در سیستم ثبت شده و به جریان در می آید.
نرم افزار BPMS یک نرم افزار اتوماسیون فرآیندها و گردش کارهاست که در آن فرم ها و درخواست های افراد تحت جریان فرآیند مربوطه و با ساختار تعریف شده، در سازمان به گردش در می آیند. نرم افزارهای BPMS بر خلاف اتوماسیون اداری، کلیه فرم ها، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولی که در پیاده سازی فرآیند تعریف می شود به جریان انداخته و به صورت ساختاریافته ای ذخیره سازی می نماید. به عبارتی در BPMS می توان از اطلاعات ذخیره شده در طی فرآیند به شکل بهینه ای گزارش گیری کرد.
به عبارت دیگر می توان گفت که نرم افزارهای BPMS نسل جدیدتر اتوماسیون اداری در سازمان هاست.

سیستم های ERP، نرم افزارهای از پیش توسعه داده شده ای هستند که بر اساس نمونه های مشابه پیاده سازی شده اند. در حالی که در نرم افزارهای BPMS، هر سازمان جریان کار و فرم های موجود در فرآیند را تحت این نرم افزار به صورت دلخواه خودش تعریف و پیاده سازی می کند. به همین دلیل، تغییرات و انعطاف پذیری در نرم افزارهای BPMS بسیار راحت تر از نرم افزارهای ERP خواهد بود.

لازم به ذکر است که گروه مدیریت فرآیند پارس از تمامی فرآیندهایی که تحت نرم افزار برای مشتری پیاده سازی می کند، پشتیبانی خواهد کرد و در صورت وجود هر مشکلی آن را برطرف خواهد نمود.
در خصوص خود نرم افزار نیز از آن جا که این BPMS بر پایه نرم افزار رایگان پراسس میکر است، نیازی به پشتیبانی نخواهد داشت. اما شرکت از خدمات راه اندازی نرم افزار و همچنین ماژول فارسی ساز خود در صورت وجود هر مشکلی، پشتیبانی خواهد کرد.

پاسخ این سوال تا حد زیادی به نوع سازمان و شرایط و فرهنگ حاکم بر آن بستگی دارد. امروزه نرم افزارهای BPMS مختلفی توسط شرکت های فعال در این حوزه ارایه شده اند، اما به این معنی نیست که همه و یا یکی از آن ها برای هر سازمانی بهترین و مناسب ترین است.
سازمان ها قبل از خرید یک نرم افزار BPMS باید ابتدا اقدام به شناسایی فرآیندهای کسب و کار خود کنند و پس از آن، ضمن کسب اطلاعات از نرم افزارهای BPMS مختلف و ویژگی های هر یک، اقدام به انتخاب مناسب ترین BPMS برای فرآیندها و سازمان خود نمایند.
با این حال نکته مهمی که باید همواره به آن توجه داشت این است که یک نرم افزار BPMS باید حتما امکان پشتیبانی از استاندارد BPMN را داشته باشد.