نرم افزار BPMS پارس | مدیریت فرآیندهای کسب و کار

درخواست دمو مشاهده امکانات

◇

مدل‌سازی فرآیند با BPMN 2.0

□

فرم‌ساز گرافیکی طراحی فرم‌های سازمانی

◉

مدیریت وظایف گردش کار در کارتابل

▥

گزارش‌گیری و پایش عملکرد فرآیند

مدیریت، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار

نرم افزار BPMS پارس یک راهکار مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد فرآیندهای خود را طراحی، مدل‌سازی، خودکارسازی، اجرا و پایش کنند. با BPMS پارس می‌توان فرآیندهای چندمرحله‌ای و بین‌واحدی سازمان را به گردش‌ کارهای ساختاریافته تبدیل کرد، وظایف را به افراد و نقش‌های مربوطه ارجاع داد، فرم‌های مورد نیاز را ایجاد کرد و وضعیت اجرای فرآیندها را پیگیری نمود.

این نرم‌افزار دارای پنل فرآیندساز با پشتیبانی کامل از استاندارد BPMN 2.0 و محیط فرم‌ساز گرافیکی تحت وب، بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیندها است که امکان پیاده‌سازی فرآیندها و فرم‌های سازمانی و بهینه‌سازی مستمر آن‌ها را فراهم می‌کند. از جمله قابلیت‌های این نرم‌افزار BPMS می‌توان به امکان یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها و وب‌سرویس‌های سازمانی اشاره کرد.

علاوه بر پلتفرم نرم‌افزاری، خدمات تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، آموزش و پشتیبانی فرآیندها نیز ارائه می‌شود تا سازمان بتواند متناسب با نیاز خود، فرآیندهای کسب‌وکار را با BPMS خودکار و مدیریت کند.

BPMS مخفف Business Process Management System و به معنای سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. یک نرم افزار BPMS به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را تحت نرم افزار به صورت سیستماتیک و بهینه شده تحلیل، مدلسازی و در نهایت به صورت low code (کم کد) راه اندازی و اجرا کرده و بهبود دهند. با استفاده از نرم افزار BPMS، گردش کارها به صورت خودکار اجرا شده و وابستگی به فعالیت‌های دستی کاهش می‌یابد و در نتیجه خطاهای انسانی کاهش یافته و سرعت انجام فرآیندها بیش تر می گردد.

فرآیندهای سازمانی معمولاً بین چند فرد، نقش یا واحد مختلف اجرا می‌شوند. درخواست خرید، استخدام، پرداخت، مدیریت قرارداد، رسیدگی به درخواست مشتری و بسیاری از فعالیت‌های سازمانی نمونه‌هایی از این فرآیندها هستند. BPMS به سازمان کمک می‌کند این فرآیندها را در یک چرخه مشخص مدیریت کند:

بنابراین BPMS صرفاً یک ابزار برای ایجاد فرم یا گردش یک درخواست نیست. بلکه بستری برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار فراهم می‌کند.

در بسیاری از سازمان‌ها، فرآیندها هنوز با استفاده از ایمیل، فایل‌های Excel، فرم‌های کاغذی، پیام‌رسان‌ها یا چند سامانه مختلف اجرا می‌شوند.

این شیوه می‌تواند مشکلاتی همچون موارد زیر برای سازمان ایجاد کند:

• تأخیر در انجام فعالیت‌ها
• نبود شفافیت در وضعیت درخواست‌ها
• وابستگی فرآیند به افراد
• ورود چندباره اطلاعات
• دشواری پیگیری وظایف
• نبود دید مناسب مدیریتی
• دشواری اندازه‌گیری عملکرد
• انجام فعالیت‌های دستی و تکراری

BPMS با تبدیل فرآیندهای پراکنده و دستی به گردش‌های کاری ساختاریافته و قابل پایش، امکان مدیریت بهتر این فعالیت‌ها را فراهم می‌کند.

اگر می‌خواهید بدانید آیا سازمان شما واقعاً به BPMS نیاز دارد، می توانید به مقاله "۱۰ نشانه که سازمان شما به BPMS نیاز دارد" رجوع کنید.

نرم افزار BPMS در بسیاری از سازمان‌ها می‌تواند نسبت به توسعه نرم افزارهای اختصاصی یا استفاده از راهکارهای گسترده‌تر مانند ERP، گزینه‌ای منعطف‌تر و اقتصادی‌تر برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندها باشد. امکان توسعه تدریجی فرآیندها، کاهش وابستگی به تیم‌های بزرگ برنامه‌نویسی و قابلیت استفاده در کنار زیرساخت‌ها و سامانه‌های موجود، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تحول دیجیتال را با هزینه و ریسک کنترل شده تری آغاز کنند.

از سوی دیگر با استفاده از نرم افزار BPMS، گردش‌کارهای سازمانی به صورت ساختاریافته و شفاف اجرا می‌شوند و بسیاری از فعالیت‌های دستی، مکاتبات کاغذی و گردش‌های غیرشفاف کاهش پیدا می‌کنند. در نتیجه، سازمان می‌تواند علاوه بر افزایش بهره‌وری، در بسیاری از موارد هزینه‌های عملیاتی خود را نیز کاهش دهد و زمینه دستیابی به بازگشت سرمایه (ROI) را فراهم نماید.

انتخاب بین نرم افزار BPMS ایرانی و خارجی به نیازهای سازمان، زیرساخت فنی، بودجه، الزامات پشتیبانی و استراتژی بلندمدت آن بستگی دارد. راهکارهای ایرانی معمولاً از مزیت‌هایی مانند پشتیبانی بومی، ارتباط مستقیم‌تر با ارایه دهنده و آشنایی با نیازهای سازمان‌های ایرانی برخوردارند.

در مقابل، برخی BPMSهای بین‌المللی سابقه طولانی در توسعه پلتفرم‌های مدیریت فرآیند دارند و از نظر امکانات، معماری نرم‌افزار، استانداردها و تجربه استفاده در سازمان‌های مختلف، به بلوغ قابل توجهی رسیده‌اند.

در این میان، نرم افزار ProcessMaker یک پلتفرم BPMS با رویکرد متن‌باز است که امکان طراحی و اجرای فرآیندها، توسعه و سفارشی‌سازی و اتصال به سامانه‌های دیگر را فراهم می‌کند. BPMS پارس بر پایه ProcessMaker 4 و با بومی‌سازی برای استفاده سازمان‌های ایرانی ارایه می‌شود و علاوه بر پلتفرم نرم‌افزاری، خدمات تحلیل، پیاده‌سازی، آموزش و پشتیبانی فرآیندها را نیز ارائه می‌دهد.

بنابراین سازمان می‌تواند به جای انتخاب صرفا بر اساس "ایرانی یا خارجی بودن"، عواملی مانند بلوغ پلتفرم، قابلیت توسعه، امکانات BPMS، سازگاری با زیرساخت سازمان، پشتیبانی و هزینه مالکیت را در تصمیم‌گیری خود در نظر بگیرد.

انتخاب یک BPMS فقط انتخاب یک نرم افزار نیست. موفقیت پروژه به نحوه تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها نیز وابسته است.

BPMS پارس بر پایه نرم افزار پروسس میکر نسخه 4 (ProcessMaker 4) ارایه شده و گروه مدیریت فرآیند پارس در کنار امکانات پلتفرم همچون فارسی ساز پروسس میکر، می تواند خدمات تخصصی پیاده‌سازی و ساخت فرآیند در پروسس میکر نیز به شما ارایه دهد.

از مهم ترین مزایای این نرم افزار می توان به متن باز بودن آن و عدم محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند اشاره کرد. این امر سازمان ها را از هزینه های زیادی همچون هزینه تمدید لایسنس سالانه، هزینه افزایش تعداد کاربر و همچنین وابستگی همیشگی به شرکت فروشنده معاف خواهد کرد و در نتیجه سازمان ها می توانند با خیال راحت تری در شرایط امروز کشور، اقدام به استفاده همیشگی و همچنین توسعه آزاد این نرم افزار نمایند.

مهم‌ترین امکانات نرم افزار BPMS پارس

پلتفرم مدیریت فرآیند

برای طراحی و اجرای فرآیندهای سازمانی.

قابلیت مدل‌سازی فرآیند

امکان طراحی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0.

فرم ساز

ایجاد فرم‌های مورد نیاز در مراحل مختلف فرآیند.

قابلیت یکپارچه‌سازی

امکان ارتباط فرآیندها با سایر سامانه ها و سرویس‌های سازمان به وسیله API

خدمات تخصصی پیاده‌سازی

همراهی با سازمان از مرحله تحلیل و طراحی تا استقرار فرآیند.

قابلیت توسعه

امکان توسعه فرآیندها و راهکارها متناسب با نیازهای سازمان.

1. مدل‌سازی فرآیند باBPMN 2.0 

شما می توانید مدل فرآیند خود را به راحتی و به صورت گرافیکی تحت استاندارد BPMN 2.0 طراحی و مدلسازی کنید. مدل‌سازی فرآیند کمک می‌کند فعالیت‌ها، تصمیم‌ها، رویدادها، نقش‌ها و مسیرهای مختلف فرآیند قبل از اجرا مشخص شوند.

2. طراحی فرم های سازمانی

هر فرآیند می‌تواند فرم‌های متناسب با مراحل مختلف خود داشته باشد. فرم‌ها برای دریافت و نمایش اطلاعات مورد نیاز کاربران در مراحل مختلف فرآیند استفاده می‌شوند.

فرم ساز نرم افزار BPMS پارس برای شما امکان طراحی فرم های هر قسمت از فرآیند را به صورت drag & drop میسر می سازد.

3. قوانین و مسیرهای تصمیم گیری

تعریف قوانین مسیریابی و شرط های هر مسیر از مدل فرآیند بدون نیاز به کد نویسی.

فرآیندها می‌توانند بر اساس شرایط مختلف، مسیرهای متفاوتی را طی کنند. برای مثال، یک درخواست می‌تواند بر اساس مبلغ، نوع درخواست، واحد سازمانی یا سایر شرایط برای تأیید به افراد متفاوت ارجاع شود.

4. یکپارچه سازی با سامانه ها و نرم افزارهای دیگر

فرآیندهای سازمان معمولاً در ارتباط با سایر سیستم‌ها اجرا می‌شوند تا از شکل گیری نرم افزارهای جزیره ای در سازمان جلوگیری به عمل آید.

BPMS پارس امکان استفاده از API و سرویس‌های مورد نیاز برای ارتباط فرآیندها با سایر سامانه‌های سازمان را فراهم می‌کند.

برای مثال می‌توان فرآیندها را در صورت نیاز با سامانه‌های:

• ERP
• CRM
• مالی
• منابع انسانی
• سامانه‌های اختصاصی

یکپارچه کرد.

5. مدیریت وظایف و کارتابل

پس از طراحی فرآیند، گردش کار بر اساس منطق تعریف شده اجرا می‌شود. وظایف می‌توانند به کاربران یا نقش‌های مربوطه ارجاع داده شوند و وضعیت اجرای فرآیند قابل پیگیری باشد. کاربران می‌توانند وظایف محول‌شده را مشاهده و نسبت به انجام آن‌ها اقدام کنند.

این قابلیت باعث می‌شود فعالیت‌های در انتظار اقدام و وضعیت درخواست‌ها شفاف‌تر باشند.

6. گزارش گیری و پایش فرآیندها

اطلاعات حاصل از اجرای فرآیندها می‌تواند برای بررسی وضعیت فعالیت‌ها، زمان انجام مراحل و شناسایی تأخیرها و گلوگاه‌ها مورد استفاده قرار گیرد. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های بهتری برای بهبود فرآیندها اتخاذ کنند.

امروزه با رواج دستگاه ها و تلفن های همراه هوشمند در میان افراد، بسیاری از پرسنل سازمان ها به خصوص مدیران سازمان به دلیل عدم حضور تمام وقت در سازمان، نیاز دارند تا با استفاده از گوشی موبایل خود در هر لحظه و مکانی از وضعیت فرآیندها و کارتابل نرم افزار BPMS خود مطلع شوند. به همین دلیل امکان استفاده از نرم افزار BPMS در موبایل، امروزه می تواند به یکی از مهم ترین دغدغه ها تبدیل شود.

از آن جا که نرم افزار BPMS پارس یک نرم افزار تحت وب و responsive است، کاربران می توانند به راحتی با باز کردن و ورود به آن از طریق مرورگر موبایل خود اقدام به استفاده از آن در هر زمان و مکانی نمایند. محیط این نرم افزار BPMS و کلیه صفحات و فرم های طراحی شده در آن به صورت کاملا responsive و واکنش گراست و در هر دستگاهی می تواند متناسب با سایز صفحه نمایش آن تطبیق پیدا کند.

یکی از مزیت‌های نرم افزار BPMS این است که به یک واحد سازمانی یا نوع خاصی از فرآیند محدود نیست.

بر اساس نیاز سازمان می‌توان فرآیندهای مختلفی را همچون مثال های زیر طراحی و پیاده‌سازی کرد.

فرآیندهای مالی

• درخواست پرداخت
• گردش اسناد مالی

فرآیندهای منابع انسانی

• استخدام
• درخواست مرخصی
• مأموریت
• فرآیندهای داخلی منابع انسانی

فرآیندهای خرید و تدارکات

• درخواست خرید
• استعلام موجودی انبار

فرآیندهای اداری

• درخواست‌های داخلی
• تأییدات چندمرحله‌ای
• گردش درخواست بین واحدها
• فرآیندهای خدمات سازمانی

برای مثال، یک فرآیند درخواست کالا می‌تواند به شکل زیر طراحی و اجرا شود:

در هر مرحله می‌توان مشخص کرد:

• چه کسی مسئول انجام فعالیت است؟
• چه اطلاعاتی باید وارد شود؟
• چه شرایطی باعث تغییر مسیر فرآیند می‌شود؟
• مرحله بعدی به چه فرد یا واحدی ارجاع شود؟
• حداکثر زمان انجام فعالیت چقدر باشد؟

این ساختار باعث می‌شود فرآیند از یک گردش دستی و وابسته به افراد، به یک فرآیند ساختاریافته و قابل پایش تبدیل شود.

نرم افزار تنها بخشی از پروژه مدیریت فرآیند است. برای دستیابی به نتیجه مناسب، فرآیندها باید به درستی تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی شوند.

یک سازمان می تواند بسته به منابع و زمان خود، یکی از سه راهکار زیر را جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در نرم افزار BPMS پارس به کار گیرد:

پیاده‌سازی توسط تیم سازمان

تیم خود سازمان پس از آموزش، فرآیندهای مورد نیاز را در نرم افزار طراحی و پیاده‌سازی می‌کند.

پیاده‌سازی مشترک

تیم سازمان و گروه مدیریت فرآیند پارس به صورت مشترک فرآیندها را تحلیل و پیاده‌سازی می‌کنند و نیم سازمان در قسمت های پیچیده تر از تیم مدیریت فرآیند پارس کمک می گیرد.

پیاده‌سازی توسط گروه مدیریت فرآیند پارس

در این روش، تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها برون سپاری شده و توسط تیم تخصصی مدیریت فرآیند پارس انجام می‌شود.

یک BPMS برای سازمان‌هایی مناسب است که فرآیندهای چندمرحله‌ای، بین واحدی یا قابل بهبود دارند.

این راهکار می‌تواند در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلفی مورد استفاده قرار گیرد، از جمله:

• شرکت‌های تولیدی
• شرکت‌های بازرگانی
• شرکت‌های پروژه‌محور
• شرکت‌های پیمانکاری و EPC
• شرکت‌های خدماتی
• سازمان‌های دولتی و عمومی
• و ...

مهم‌ترین معیار، نوع فرآیندها و نیاز سازمان است؛ نه صرفاً اندازه سازمان.

BPMS و اتوماسیون اداری الزاماً جایگزین یکدیگر نیستند.

اتوماسیون اداری بیشتر بر مدیریت مکاتبات، اسناد، نامه‌ها و گردش‌های اداری تمرکز دارد. در مقابل، BPMS برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است.

در بسیاری از سازمان‌ها می‌توان این دو راهکار را در کنار یکدیگر استفاده و بین آن‌ها یکپارچه سازی ایجاد کرد.

برای بررسی دقیق‌تر این موضوع، می توانید مقاله "BPMS یا اتوماسیون اداری؛ کدام برای سازمان شما مناسب‌تر است؟" را مطالعه نمایید.

یک هزینه برای نرم افزار BPMS؛ بدون افزایش قیمت بر اساس تعداد کاربران یا فرآیندهای سازمان!!

نرم افزار BPMS پارس بدون محدودیت در تعداد کاربران و تعداد فرآیندها ارایه می‌شود. بنابراین قیمت نرم افزار بر اساس تعداد کاربر یا تعداد فرآیندهای سازمان افزایش پیدا نمی‌کند.

برای اطلاع از قیمت و شرایط خرید نرم افزار BPMS پارس، می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.

اگر در حال بررسی راهکارهای BPMS برای سازمان خود هستید، مشاهده محیط واقعی نرم‌افزار می‌تواند به ارزیابی بهتر امکانات و قابلیت‌های آن کمک کند.

در جلسه دمو می‌توانید با بخش‌هایی مانند:

• طراحی فرآیند
• طراحی فرم
• اجرای فرآیند
• کارتابل کاربران
• مدیریت وظایف
• گزارش‌گیری
• یکپارچه‌سازی

آشنا شوید.

برای مشاهده دمو و بررسی نیازهای سازمان با کارشناسان مدیریت فرآیند پارس در ارتباط باشید.