۱۰ نشانه که سازمان شما به BPMS نیاز دارد

بسیاری از سازمان ها با وجود استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مانند اتوماسیون اداری، ERP، CRM، سیستم‌های مالی و ...، همچنان با مشکلاتی مانند کندی فرآیندها، تأخیر در تأییدها، نبود شفافیت، کارهای دستی تکراری و دشواری کنترل عملکرد مواجه هستند.

در اغلب موارد، ریشه این مشکلات در نحوه مدیریت فرآیندهای سازمانی است، نه کمبود نرم افزار. زمانی که فرآیندها به صورت دستی، پراکنده یا وابسته به افراد اجرا شوند، حتی استفاده از چندین سامانه مختلف نیز نمی تواند مانع بروز تأخیر، خطا و دوباره کاری شود.

در چنین شرایطی، سازمان‌ها معمولاً به سراغ سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار (BPMS) می‌ روند. راهکارهایی که امکان طراحی، اجرای، پایش و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی را فراهم می‌کنند.

اما از کجا بدانیم که سازمان ما واقعاً به BPMS نیاز دارد؟

در این مقاله، ۱۰ نشانه مهم را بررسی می‌کنیم که نشان می‌دهد زمان بازنگری در نحوه مدیریت فرآیندها و استفاده از یک راهکار حرفه‌ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار فرا رسیده است.

 

BPMS چیست؟

BPMS(Business Process Management System)  یک سامانه برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای سازمانی است. این سامانه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را از حالت دستی و پراکنده خارج کرده و به شکلی استاندارد، شفاف و قابل‌اندازه‌گیری مدیریت کنند.

به کمک BPMS می‌توان:

• فرآیندهای سازمان را مدل‌سازی و مستندسازی کرد.
• گردش کارها را به صورت خودکار اجرا کرد.
• وظایف را در زمان مناسب به افراد مسئول ارجاع داد.
• وضعیت هر درخواست را به صورت لحظه ای پیگیری کرد.
• گلوگاه ها و نقاط قابل بهبود را شناسایی نمود.
• عملکرد فرآیندها را با استفاده از گزارش ها و شاخص‌ ای مدیریتی ارزیابی کرد.

اگر می‌خواهید با امکانات، قابلیت ها و ویژگی های یک نرم افزار BPMS آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم صفحه معرفی محصول "نرم‌ افزار BPMS" را نیز مطالعه کنید.

نشانه اول: فرآیندهای سازمان هنوز وابسته به کاغذ و فایل‌های دستی هستند

یکی از واضح ترین نشانه های نیاز سازمان به BPMS، وابستگی زیاد به فرم های کاغذی، فایل های Excel، ایمیل و پیگیری های دستی است.

برای مثال:

• درخواست خرید با فرم کاغذی ثبت می‌شود.
• تأیید مدیر از طریق ایمیل انجام می‌شود.
• وضعیت درخواست‌ها مشخص نیست.
• کارکنان برای پیگیری یک درخواست مجبور به تماس یا ارسال پیام هستند.

این روش‌ها علاوه بر افزایش خطای انسانی، باعث کاهش سرعت و شفافیت فرآیندها می‌شوند.

BPMS این امکان را فراهم می‌کند که فرآیندها به صورت کاملاً دیجیتالی اجرا شوند و هر درخواست از ابتدا تا پایان قابل ردیابی باشد.

نشانه دوم: تایید درخواست ها بیش از حد طول می کشد

در بسیاری از سازمان ها، زمان زیادی صرف گردش درخواست ها بین مدیران و واحدهای مختلف می شود.

مشکلات رایج:

• درخواست‌ها در ایمیل‌ها گم می‌شوند.
• مدیر مربوطه از وجود درخواست اطلاع ندارد.
• مشخص نیست درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد.
• تأییدها بیش از زمان استاندارد طول می‌کشند.

با استفاده از BPMS می‌توان:

• مسیر تأیید را مشخص کرد.
• اعلان‌های خودکار ارسال کرد.
• زمان انجام هر مرحله را اندازه‌گیری کرد.
• تأخیرها را شناسایی کرد.

 

نشانه سوم: فرآیندهای سازمان مستندسازی نشده اند

بسیاری از سازمان‌ها فرآیندهای خود را فقط در ذهن کارکنان باتجربه دارند.

این موضوع مشکلاتی ایجاد می‌کند:

• خروج یک نیروی کلیدی باعث اختلال می‌شود.
• آموزش کارکنان جدید دشوار است.
• روش انجام کارها بین افراد مختلف متفاوت است.
• امکان بهبود فرآیند وجود ندارد.

یک BPMS به سازمان کمک می‌کند فرآیندها را با استانداردهایی مانند BPMN 2.0 مدل‌سازی و مستندسازی کند.

 

نشانه چهارم: نمی‌دانید چرا فرآیندها کند شده‌اند

اگر مدیران سازمان نمی‌توانند پاسخ دقیقی به سؤالات زیر بدهند، احتمالاً به نرم افزار BPMS نیاز دارند:

• متوسط زمان انجام یک درخواست چقدر است؟
• بیش ترین تأخیر در کدام مرحله رخ می‌دهد؟
• کدام واحد بیشترین حجم کار را دارد؟
• چند درصد درخواست ها خارج از زمان استاندارد انجام می‌شوند؟

یکی از مزایای مهم BPMS، ایجاد دید مدیریتی بر عملکرد فرآیندها است.

مدیران می‌توانند با استفاده از داشبوردها و گزارش‌ها، عملکرد واقعی فرآیندها را مشاهده و برای بهبود آن‌ها تصمیم‌گیری کنند.

 

نشانه پنجم: کارکنان زمان زیادی صرف کارهای تکراری می کنند

فعالیت های تکراری و دستی، یکی از بزرگ ترین عوامل کاهش بهره وری سازمان هستند.

نمونه ها:

• ورود دوباره اطلاعات در چند سیستم
• ارسال دستی ایمیل های اطلاع رسانی
• بررسی وضعیت درخواست ها
• تهیه گزارش های تکراری

BPMS می‌تواند بسیاری از این فعالیت‌ها را خودکار کند و کارکنان را از کارهای کم ارزش به فعالیت‌های تخصصی‌تر هدایت کند.

 

نشانه ششم: تغییر فرآیندها در سازمان دشوار است

سازمان‌ها دائماً تغییر می‌کنند. به عنوان مثال:

• ساختار سازمانی تغییر می‌کند.
• قوانین جدید ایجاد می‌شود.
• محصولات جدید ارائه می‌شوند.
• روش‌های کاری بهبود پیدا می‌کنند.

در سیستم‌های سنتی، هر تغییر کوچک ممکن است نیازمند تغییرات نرم افزاری پیچیده باشد.

اما در BPMS، فرآیندها معمولاً با ابزارهای طراحی گرافیکی و کم‌کد (Low-Code) قابل اصلاح هستند.

 

نشانه هفتم: بین واحدهای مختلف هماهنگی کافی وجود ندارد

بسیاری از فرآیندهای سازمانی بین چند واحد اجرا می‌شوند. برای مثال، فرآیند خرید ممکن است شامل واحدهای زیر باشد:

• درخواست کننده
• مدیر واحد
• تدارکات
• مالی
• انبار
• مدیریت ارشد

اگر هماهنگی بین این واحدها مناسب نباشد، فرآیندها کند و پرخطا می‌شوند.

BPMS با ایجاد یک جریان کاری مشخص، مسئولیت هر فرد و واحد را شفاف می‌کند.

 

نشانه هشتم: مشتریان یا کارکنان از طولانی بودن فرآیندها ناراضی هستند

تجربه کاربر یکی از معیارهای مهم موفقیت سازمان‌ها است. فرآیندهای کند می‌توانند باعث نارضایتی شوند:

• مشتری مدت زیادی منتظر پاسخ می ماند.
• کارکنان نمی‌توانند وضعیت درخواست خود را ببینند.
• پاسخگویی واحدها کاهش می یابد.

اتوماسیون فرآیندها با BPMS باعث افزایش سرعت، شفافیت و رضایت کاربران می‌شود.

 

نشانه نهم: سازمان شما سیستم های متعددی دارد که با هم یکپارچه نیستند و ارتباط ندارند

سازمان های امروزی معمولاً از چندین نرم‌افزار استفاده می‌کنند:

• ERP
• CRM
• سیستم مالی
• منابع انسانی
• اتوماسیون اداری

اما مشکل زمانی ایجاد می‌شود که این سیستم ها جزیره‌ای عمل کنند.

BPMS می‌تواند به عنوان لایه هماهنگ کننده فرآیندها عمل کرده و ارتباط بین سیستم های مختلف را مدیریت نماید.

نشانه دهم: سازمان به دنبال تحول دیجیتال است

تحول دیجیتال فقط خرید نرم افزارهای جدید نیست، بلکه بازطراحی روش انجام کارها است.

بدون مدیریت صحیح فرآیندها، بسیاری از پروژه های تحول دیجیتال با شکست مواجه می‌شوند.

BPMS یکی از زیرساخت های اصلی تحول دیجیتال است، زیرا به سازمان اجازه می‌دهد:

• فرآیندهای خود را دیجیتال کند.
• تصمیم‌گیری را داده محور کند.
• عملکرد فرآیندها را اندازه‌گیری کند.
• بهبود مستمر ایجاد کند.

 

تفاوت BPMS با اتوماسیون اداری چیست؟

یکی از سؤالات رایج سازمان‌ها این است که آیا اتوماسیون اداری همان BPMS است؟

پاسخ کوتاه: خیر.

اتوماسیون اداری معمولاً برای مدیریت مکاتبات، نامه‌ها و گردش اسناد استفاده می‌شود. اما BPMS علاوه بر گردش کار، امکان:

• طراحی فرآیندهای پیچیده
• مدیریت قوانین کسب و کار
• اتصال به سیستم ها و نرم افزارهای دیگر
• تحلیل عملکرد فرآیند
• بهبود مستمر فرآیندها

را نیز فراهم می‌کند.

 

چه سازمان‌هایی بیشتر به BPMS نیاز دارند؟

تقریباً هر سازمانی که فرآیندهای چندمرحله‌ای دارد می‌تواند از BPMS استفاده کند، اما این نیاز در سازمان‌های زیر بیش تر احساس می‌شود:

• شرکت های تولیدی
• سازمان های دولتی
• شرکت های بیمه
• دانشگاه ها
• هلدینگ ها
• شرکت های خدماتی
• بانک ها و مؤسسات مالی
• سازمان های بزرگ با واحدهای متعدد

 

چگونه بفهمیم زمان خرید BPMS فرا رسیده است؟

اگر سازمان شما چند مورد از شرایط زیر را دارد، احتمالاً زمان بررسی BPMS رسیده است:

✓ فرآیندها کند هستند.
✓ پیگیری درخواست ها دشوار است.
✓ کارکنان کارهای دستی زیادی انجام می‌دهند.
✓ فرآیندها مستند نیستند.
✓ گزارش دقیقی از عملکرد فرآیندها ندارید.
✓ مشتریان یا کارکنان ناراضی هستند.
✓ تغییر فرآیندها دشوار است.

 

به دنبال انتخاب یک نرم افزار BPMS هستید؟

اگر هنگام مطالعه این مقاله متوجه شدید که سازمان شما با چند مورد از این چالش‌ها روبه‌رو است، احتمالاً زمان آن رسیده است که فرآیندهای سازمانی خود را به‌صورت استاندارد و هوشمند مدیریت کنید.

در صفحه نرم‌ افزار BPMS پارس می‌توانید با قابلیت‌ها، معماری، امکانات، روش استقرار و نحوه پیاده‌سازی این راهکار آشنا شوید و بررسی کنید که چگونه می‌تواند به بهبود فرآیندهای سازمان شما کمک کند.

جمع‌ بندی

نیاز به BPMS معمولاً زمانی ایجاد می‌شود که سازمان از مرحله رشد اولیه عبور کرده و پیچیدگی فرآیندها افزایش پیدا می‌کند.

وجود فرآیندهای دستی، تأخیر در گردش کار، نبود شفافیت و دشواری مدیریت تغییر، نشانه هایی هستند که نشان می‌دهند سازمان باید به سمت مدیریت حرفه ای فرآیندهای کسب و کار حرکت کند.

یک سامانه BPMS مناسب می‌تواند به سازمان کمک کند فرآیندهای خود را استاندارد، دیجیتال و هوشمند کند و مسیر تحول دیجیتال را سریع تر طی کند.

انتخاب درست پلتفرم BPMS و اجرای صحیح پروژه پیاده سازی، نقش مهمی در موفقیت این مسیر دارد.