5 روشی که اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) کار شما را آسان تر می‌کند
اگر به دنبال «اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار» باشید، با تعاریف سنگین فناوری روبرو خواهید شد و حتی ممکن است نسبت به زمانی که وارد شدید، سردرگم تر شوید. اما نکته اصلی اینجاست: اتوماسیون فرآیند های کسب و کار کار شما را آسان تر می کند. تمام وظایف زمان بر، مستعد خطا یا مهارکننده رشد به نرم افزار و فناوری واگذار می شود. با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، روزکاری شما سبک تر و ساده تر می شود. به همین دلیل است که 66٪ از شرکت ها یک یا چند فرآیند کسب و کار خود را خودکار می کنند.
در این مقاله به موارد زیر پرداخته می شود:
مروری کوتاه بر اینکه اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چیست.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چگونه در زمان صرفه جویی می کند.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چگونه خطاها را کاهش می دهد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چگونه سازگاری و استانداردسازی را بهبود می بخشد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چگونه تجسم و اولویت بندی وظایف را آسان تر می کند.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار چگونه سازمان شما را برای مقیاس پذیری و رشد آماده می کند.
با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار ، می توان فرآیندهای کسب و کار خود را مانند یک خط مونتاژ تصور کرد. انسان ها و ماشین ها با هم کار می کنند و مسئولیت های ویژه برای تولید یک محصول ثابت انجام می دهند. مشتریان هنگام کار با سازمان شما دقیقاً می دانند که چه انتظاراتی باید داشته باشند و اعضای تیم دقیقاً می دانند که چگونه این انتظارات را برآورده کنند.
در اینجا پنج راهی که اتوماسیون روز کاری شما را آسان تر می‌کند شرح داده می شود. با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می توانید…
- صرفه جویی در زمان
از استخدام جدید مشتاق هیجان زده می شوید؟ نه چندان سریع: بیش از نیمی از کارمندان گزارش می دهند که برای انجام کاری که برای آن استخدام شده اند خیلی درگیر هستند.
اعضای تیم تنها یک سوم از زمان خود را صرف انجام وظایف با خلاقیت و مهارتی می کنند که آنها را جذب کار کرده است. در عوض، وقت آنها پر است از جلسات، جمع‌آوری اطلاعات، پیگیری تأییدیه ها یا مسابقه های رقابتی برای رسیدن به صندوق پیام رسان صفر.
پروفسور دیوید گرابر برای این کارهای بی فکر و پیش پا افتاده ای که روزگار ما را می چرخاند، تعریفی کمتر از احترام دارد. او اشاره می کند که دلیل اصلی اینکه کارگران نقش هایشان را ناکامل می دانند، همین مسئولیت های تکراری است. خوشبختانه، این وظایف، وظایف دقیق آس های اتوماسیون هستند. اتوماسیون فرایند کسب و کار خدمات زیر را ارائه می دهد:
- ورود داده و استخراج
- ساخت گزارش
- گردش اطلاعات بین سیستم ها
- جمع آوری مدارک
درگیر کردن کارمندان با این وظایف روحیه آنها را خراب می کند و هزینه های قابل توجهی برای سازمان شما دارد. طبق گفته انجمن مدیریت منابع انسانی، در هر استعفا، 90 تا 200 درصد حقوق کارکنان در حال خروج می تواند برای شرکت هزینه بهمراه داشته باشد. جای تعجب نیست که وقتی ساعات در دسترس را برای تمرکز روی پروژه های ارزشمندتر افزایش می‌دهید، کارمندان تمایل دارند بمانند. با حذف 31 درصد از افراد ترسویی که کشتی را ترک می کنند، می توانید نیروی کار وفادارتر و متعهدتری را پرورش دهید.
- تجربه خطای کمتر
داده‌های کم کیفیت بیش از یک عامل آزاردهنده است - سالانه بیش از 1/3 تریلیون دلار (فقط در ایالات متحده!) برای سازمان‌ها هزینه دارد. افزایش ضایعات تلاش های بی‌پایان برای رفع خطاها، اصلاح داده ها و ردیابی اطلاعاتی است که که در وهله اول هرگز وجود نداشت.
برخورد با یک اشتباه جدی نه تنها شوک به سیستم است، بلکه می تواند منجر به جریمه های نظارتی جدی و ضررهای اساسی شود. از فروشگاه بزرگی که قیمت یک گردنبند الماس را به اشتباه چاپ کرده است بپرسید، قبل از مشخص شدن خطا، چندین قطعه 1500 دلاری را به قیمت ناچیز 47 دلار از در بیرون فرستاد. ناسا یک فضاپیمای 5/18 میلیون دلاری را منفجر کرد چون با یک خط تیره اشتباه از مسیر منحرف شد.
اتوماسیون به عنوان دستیار قابل اعتماد برای فرآیندهای اصلی که مستعد خطای انسانی هستند وارد می شود:
- یکپارچگی داده ها را حفظ می کند.
- اطلاعات کلیدی مانند قیمت گذاری را از پایگاه داده مرکزی بیرون می کشد.
- دقت در محاسبات را بهبود می دهد
- ورودی ها بر اساس قوانین مشخص شده اعتبار سنجی می کند.
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار وظایف را به طور مداوم و دقیق طبق قوانین از پیش تعریف شده انجام می دهد. خطر بی توجهی به مشکلات قبل از وقوع فاجعه را کاهش می دهد.
- بهبود سازگاری و استانداردسازی
یک بازنشسته ستاره راک که "کارها را به روش خودش انجام می دهد" کتاب قوانین را با خود می برد.
یک عضو قدیمی تیم فراموش می کند که دانش ذهنی خود به اشتراک بگذارد.
یا کارمندان میانبرهای ویژه ای را ایجاد می کنند که فقط از طریق دهان به دهان پخش می شود - هرگز در اسناد رسمی وجود ندارد.
علیرغم تلاش‌های دشوار برعکس، کارکنان در حال خروج می توانند ثبات سازمانی را کاهش دهند. یکی از راه های ایجاد دانش سازمانی پایدار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار است. ناپایداری ها را حذف کنید، کنترل کیفیت را بهبود بخشید و دستورالعمل های عملیاتی سخت ایجاد کنید.
با ترسیم آگاهانه فرآیندها، می توانید سابقه ای از نحوه انجام همه کارها از ابتدا تا انتها ایجاد کنید. برنامه کار سالم باقی می ماند، حتی زمانی که کارمندان می آیند و می روند. اعضای تیم دیگر روش کار را مشخص نمی کنند- فرآیندهای خودکار شده نمایش را اجرا می کنند.
- تجسم و اولویت بندی راحت وظایف
فکر می کنیم که درک کاملی از نقش شغلی خودمان داریم - اما به یک مانع برخورد کردیم. یکی از رایج ترین آنها تصویر مبهم ذهن ما از آینده است. وقتی مغز ما در تجسم چگونگی رسیدن از نقطه A به نقطه Z مشکل دارد، تمایل به مسیر کوتاه شده دارد. دلیل چالش برانگیز بودن شروع یک رویه تناسب اندام، رعایت رژیم غذایی یا سرمایه گذاری همین امر است.
برای برخی، برنامه ریزی برای آینده یک نسیم است. اما برای بقیه، این یک مانع ذهنی طاقت فرسا است که به طور قابل توجهی خروجی ما را کاهش می دهد. بر اساس گزارش هاروارد بیزینس ریویو، زمانی که احساس می کنیم از کار غرق شده ایم، زمان و تلاش پروژه ها را بیش از حد برآورد می کنیم. حتی بدتر از آن، ما طوری رفتار می کنیم که گویی اغراق هایمان درست است.
در مقیاس ریز، به نظر می رسد یک چالش شخصی برای یک عضو تیم مقابله کند. اما این مسئله زمانی که در بخش های بزرگ و سازمان های جهانی مقیاس پذیر شود، به سرعت بهره وری را کاهش می دهد. بنابراین اتوماسیون به عنوان یک هک مغزی برای بهره وری به کار می رود.
ترسیم تمام مراحل درگیر در فرآیند تصویری قوی از حجم کار به ما می دهد. دقیقاً متوجه می شویم که چه وظایفی باید انجام دهیم، چه وظایفی را همکارانمان مدیریت خواهند کرد، و همچنین چه نرم افزارها و برنامه هایی دیگران را در این مسیر مدیریت می کنند. به راحتی می‌توانیم کارهایی را که در لحظه باید انجام دهیم (پشتیبانی شده توسط یادآوری‌ها و اشاره‌های خودکار) انجام دهیم و فکر کردن در مورد وظایف دیگر را تا زمان مناسب نگه داریم. اتوماسیون فرآیندهای بزرگ و سخت را به مراحل کوچک و ساده تقسیم می کند و یک سیستم قابل ردیابی از نقاط بین راه را ایجاد می‌کند تا انجام آن برای ما بسیار آسان تر شود.
- آماده سازی سازمان برای گسترش و رشد
در هر سازمان نقطه ای وجود دارد که وظایف دستی غیر قابل مدیریت می شوند. اینجا جایی است که اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار برای تسهیل رشد مقیاس پذیر قدم می گذارد.
• بارهای کاری بدون نیاز به منابع اضافی را مدیریت کنید: به سمت بازارهای جدید حرکت کنید، پایگاه مشتریان خود را گسترش دهید یا سفارشات بزرگتر از حد معمول را مدیریت کنید. با وجود فرآیندهای خودکار، پیمایش نیازمندی های کسب و کار پویا آسان تر از همیشه است.
• همه فرآیندها توسط قوانین کسب و کار اداره می شوند: با تغییر بازار می نو شدن مقررات، نیازی به اختراع مجدد چرخه ندارید. فقط چند تغییر در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار خود ایجاد کنید.
• استفاده مجدد از بخش های یک فرآیند برای ساخت موارد کاملاً جدید و سریع: با معماری ماژولار، می‌توانید اجزای مستقل را از فرآیندهای بزرگ تر قرض بگیرید و به سرعت آنها را به فرآیندهای جدید منتقل کنید.
اتوماسیون فریاند کسب و کار مقیاس پذیری و انعطاف پذیری را با تطابق آسان با نیازهای در حال تغییر کسب و کار فراهم می کند.
بهترین نرم افزار اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار
به طور کلی، اتوماسیون فرآیند کسب و کار، باعث تسهیل کار شما از طریق کم کردن تلاش دستی، به حداقل رساندن خطاها، بهبود ثبات، ارائه مدیریت بهتر وظایف، و سازگاری با رشد و تغییر می گردد. با پذیرش اتوماسیون فرآیند کسب و کار، می توانید روی فعالیت های با ارزش بالاتر تمرکز کنید، بهره وری را افزایش دهید و به نتایج بهتری در کار خود برسید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اتوماسیون فرآیند کسب و کار و اینکه کدام نرم افزار برای شما مناسب است، با ما صحبت کنید. در پایان روز، شرکت شما شایسته یافتن مناسب است، حتی اگر ما نباشیم.
گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است