به جای این که کارکنان سازمانتان را سرزنش کنید، روند انجام فرآیند را اصلاح کنید.
پیوندهای ضعیف در زنجیره های تأمین و تحقق خدمات، تقاضا برای بهبود فرآیندها را مطرح می سازد. وقتی فرآیندها برای مشتریان و کارمندان و خط مشی شما مشکل ایجاد می کنند، تجزیه و تحلیل فرآیند های کسب و کار (BPA) راه حل مناسبی به نظر می رسد. رفع این مشکلات ظاهرا ساده به نظر می رسد
فرآیند مشکل ساز را بیابید، رمز گشایی کنید که این فرآیند در حال حاضر چگونه به نظر می رسد، بررسی کنید تا نقاط واقعی مشکل ساز را بیابید، سپس فرآیند بهتر را طراحی کنید.
به دست آوردن: روش ها یا تکنیک های زیادی برای دستیابی به نتیجه وجود دارد و نتایج همه برابر نیستند. اگر مشکلات واقعی کشف نشوند، یک فرآیند تحلیل نشده ممکن است فقط یک روند نادرست باقی بماند.
با پنج روش تجزیه و تحلیل مکرر، می توانید با سرعت بیش تری مشکلات تصمیم گیری را از میان برداشته و ایده آل هایتان را به مرحله عمل برسانید.
روش های تجزیه و تحلیل مکرر
- تجزیه و تحلیل فاصله
- تحلیل ارزش افزوده
- بررسی دلیل ریشه ای
- تجزیه و تحلیل مشاهده
- بررسی تجربه
هر یک از موارد ذکر شده، ارزش خاص خود را دارند و از چندین تکنیک می توان برای استخراج و تحکیم دیدگاه استفاده کرد.
بیایید بررسی کنیم که هنگام انتخاب تکنیک های تجزیه و تحلیل کدام یک را بیش تر مورد توجه قرار دهیم.
مفاهیم BPA که باید هنگام انتخاب تکنیک ها به خاطر بسپارید
همانطور که تکنیک های تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار را انتخاب و استفاده می کنید با موارد زیر نیز درگیر خواهید شد:
- شناسایی فرایند خود برای تجزیه و تحلیل
- در حال جمع آوری اطلاعات مهم و ارزشمند
- تجزیه و تحلیل روند "همان طور که هست"
- توسعه روند بهبود یافته " آن طور که می خواهیم باشد"
با جمع آوری اطلاعات خود، در حال بررسی و اصلاح مواردی هستید که فرآیند موردنظر را تقویت و شکل می دهد.
چهار مولفه هر فرآیند کسب و کار عبارتند : از ورودی ها، راهنماها، خروجی ها و فعال کننده ها.
ورودی ها برای تولید نتایج یا خروجی ها وارد فرآیند می شوند.
ابزارها، سیستم ها، کارمندان انسانی و دارایی های مختلف، منابعی هستند که به عنوان فعال کننده شناخته می شوند و برای انجام فرآیند استفاده می شود.
راهنماها مانند سیاست ها و دانش حاصل از تجربه در مورد زمان، چرایی و چگونگی روند تصمیم گیری، بحث می کنند.
هنگام انتخاب و استفاده از تکنیک های مناسب برای فرآیندهای خاص خود، همه این موارد را در نظر بگیرید.
بررسی نحوه کار تکنیک ها و زمان استفاده از هر یک
1. تجزیه و تحلیل وقفه ها
تجزیه و تحلیل وقفه ها "شکاف" بین عملکردی که صورت می گیرید و عملکردی را که می خواهید اتفاق بیفتد را پیدا می کند.
مفاهیم اصلی در این مرحله:
- عملکرد شما در حال حاضر بر گرفته از نتایج به دست آمده توسط شماست.
- پتانسیل شما همان جایی است که می خواهید باشید.
- این شکاف به دلیل آنچه که شما را از دستیابی به پتانسیل شما باز می دارد ایجاد می شود.
- رفع شکاف به یک برنامه عملی برای غلبه بر موانع راه و بهبود آن نیاز دارد.
تجزیه و تحلیل شکاف راهی بی نظیر برای ارتباط مجدد با اهداف و تغییر جهت دادن به جایی است که عملکرد شما پیش می رود.
برای ارزیابی فاصله خود، به روابط بین چهار مولفه فرآیند کسب و کار نگاه خواهید کرد.
شروع با روابط ورودی و خروجی ممکن است افزونگی، فعالیت بیهوده، زمان بندی ضعیف کار و گام های از دست رفته را نشان دهد.
بررسی نقش راهنماها و توانمندسازهای بقیه مراحل ممکن است ویژگی های محدود کننده بهره وری را داشته باشد.
راهنماها ممکن است از طریق دانش منحصر به تجربه، گام های ناسازگار، گام های غیرمستند، وظایف بیش از حد قانونی و جمع آوری ناخواسته دانش را آشکار سازند.
فعال کننده های مشکل ساز ممکن است شامل تنظیمات نامناسب فضای کار، استفاده ناکارآمد از تجهیزات یا فقدان ابزارهای فنی لازم برای عملکرد موثر باشد.
اگر به سطح بالاتری از قابلیت بهره وری خود نیاز دارید، تجزیه و تحلیل شکاف ممکن است یک مکان عالی برای شروع باشد. انتظار داشته باشید که این روش زمان بر باشد.
2. تجزیه و تحلیل ارزش افزوده
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، کنترل می کند و نشان می دهد که آیا هر مرحله نیازهای شما را برآورده می کند یا خیر!
این تکنیک مانند یک لنز مرتب سازی گسترده عمل می کند که به تیم شما کمک می کند تا فعالیت هایی که منجر به انجام موارد غیر ضروری می شود را کاهش دهید.
مراحلی که "ارزش" اضافه می کنند، باید برای تأمین نیاز مشتری یا خود کسب و کار مورد استفاده قرار گیرند. با در نظر داشتن این تعریف ببینید که چه فعالیت هایی در فرآیند شما به این سه دسته تقسیم می شوند:
مراحل با ارزش افزوده واقعی (RVA) انتظار یا نیاز مشتری را برآورده می کند.
مراحل ارزش افزوده تجاری (BVA) انتظار یا نیاز کسب و کار را برآورده می کند.
مراحل غیر ارزش افزوده (NVA) پاسخگوی نیاز مشتری یا مشاغل نیستند یا نیازهایی را برآورده می کنند که حتی در صورت حذف مراحل نیز برآورده می شوند.
ارزیابی ارزش، نیاز به جستجوی هسته اصلی دلیل وجود هر فعالیت دارد. با دقت تمام فعالیت های مراحل چرخه عمر فرآیند (به عنوان مثال برنامه ریزی، اجرا، تجزیه و تحلیل و سازگاری) را به چالش بکشید.
برای انجام این کار، مراحل را از طریق برچسب های ساده فعل و اسم مرتب کنید تا هدف را تعیین کنید و مقدار واقعی را نشان دهید.
سرانجام با فعالیت هایی که توسط برنامه ریزی، اجرا یا پیشگیری انجام می شوند، ارزش افزوده می شود. اقدام با هدف آماده سازی و کنترل در زیر چتر مراحل NVA صورت می گیرد.
تجزیه و تحلیل ارزش افزوده را در نظر بگیرید تا به طور عینی مشاهده کنید که روند پردازش شما چطور انجام می شود. تکنیک های دیگر می توانند به شما کمک کنند تا یافته های خود را صیقل دهید و پالایش کنید تا اطمینان حاصل شود که منابع واقعی مشکلات برطرف شده اند.
.3 تحلیل علت ریشه ای
یافتن دلایل اصلی مشکلات برای نشان دادن هر یک از راه حل های احتمالی است.
تجزیه و تحلیل علت ریشه با استفاده از تکنیک ایده آل برای بررسی دقیق موضوع، راهی ایده آل است که فراتر از پیش فرض های مربوط به مشکلات شماست.
نمودارها و جداول تصویری وسیله اصلی شما برای باز کردن روابط اصلی است. به طور خاص، نمودار Ishikawa (نمودار "علت و معلول") برای نشان دادن واضح " چه کسی و چه عواملی نتایج نامطلوب را تغذیه می کنند"مناسب است.
افراد مورد بررسی ممکن است شامل این فعالیت کننده ها و راهنماها باشند:
- افراد یا ذینفعان انسانی، از جمله کارکنان، سرپرستان و غیره
- راهنماهایی مانند منابع ، گزارش ها و برنامه ها.
- روش هایی مانند پردازش پرداخت، مسیریابی درخواست و غیره
- موادی از جمله مواد مصرفی مانند لوازم کاغذی، خودکار، تونر جوهر و غیره
- وسایلی مانند ماشین های فیزیکی، دستگاه ها و سایر ابزارهای قابل نگهداری
- محیطی مانند فضاهای داخل یا خارج از سایت که روند کار را پشتیبانی می کند.
بین این مولفه ها مراحل منشعب وجود دارد که نتیجه را تحت تأثیر قرار می دهند. حتی وقتی رشته های رابط کشف می شوند، با جمع آوری اطلاعات تحلیل گران از دیدگاه های مختلف، موارد دیگری برای یافتن وجود دارند.
به عنوان مثال، هر یک از سهامداران و شرایط منحصر به فرد می تواند مشکلات جدی پنهانی را در خود جای دهد.
برخی از این موارد ممکن است به ندرت اتفاق بیفتد تا در نگاه اول نادیده گرفته شوند. ادامه مطرح نمودن سوال و کنجکاو ماندن کلید کشف علل احتمالی است.
تیم شما برای اطمینان از قابل اعتماد بودن تجدیدنظر در فرآیند در اولین بار، روش اصلی را بسیار ارزشمند می داند.
این مسئله به ویژه درصورتی که شرکت شما سابقه مشکلات تکراری و تلاش برای رفع سریع مشکلات را داشته باشد، صادق است.
با این حال، همانند تکنیک های قبلی، تأیید این ارزیابی و سایر ارزیابی های فرآیند نیز به همان اندازه مهم است.
4. تحلیل مشاهده ای
تجزیه و تحلیل مشاهده ای، به تحلیلگران یک دید واقعی و دست اول از روند در حال انجام می دهد.
به عنوان یک نقطه مهم از جمع آوری اطلاعات، مشاهده مراحل نادیده گرفته شده یا کم ارزش در یک فرآیند را نشان می دهد.
این برنامه همچنین هر فعالیتی را که وجود ندارد، با وجود مستند بودن یا ضمنی بودن به عنوان بخشی فعال از روند را نشان می دهد.
مصاحبه ها و جلسات نقشه برداری فرآیند را می توان با شهودی همراه با تجربه مخلوط کرد.
به عنوان تازه کار در فرآیند، تحلیل گران ممکن است موانع موجود در یک فرآیند را که یک فرد کارآزموده در مورد فرآیندها به طور ناخودآگاه از آن عبور می کند، ببینند و درباره آن سوال کنند.
یک مشاهده گر ممکن است تحت یکی از دو حالت کار کند:
- ناظران منفعل از تعامل برای طبیعی و بی تأثیر نگه داشتن روند جلوگیری می کنند.
- ناظران فعال با سوالات وارد عمل می شوند و ممکن است در فرآیند بینش لحظه ای شرکت کنند.
برخلاف هر یک از چهار تکنیک دیگر، مشاهده باعث می شود که تحلیل گر از یک فرد خارجی به یک عامل در فرآیند تبدیل شود.
هوشمندانه است که ناظران از قبل برنامه ریزی کنند و نقش خود را برای کارمندان روشن کنند. انتظارات واضح و روشن می تواند به جلوگیری از تحریف روند کمک کند.
حتی در مشاهده منفعل، آگاهی از این تأثیر می تواند به تیم شما اجازه دهد نتیجه گیری خود را بر این اساس تنظیم کند.
تیم شما همچنین باید بر تعصب ذاتی خود غلبه کند، جلسات متعددی را برگزار کند و به وضوح برنامه ریزی کند که چه مواردی را مشاهده کند.
از ابزارهای فنی برای ضبط فرآیند استفاده کنید (مانند کنفرانس ویدیویی زنده) تا فعالیت های تیم شما به حاشیه سازمان شما نرسد.
اگر فرایندهای دشواری برای توضیح دارید، مشاهده می تواند این موارد را برای تجزیه و تحلیل قوی تر لحاظ نماید.
همزمان با تکنیک های دیگر به عنوان اعتبار سنجی اطلاعات و اعتبار سنجی داده ها، مشاهده می تواند به تیم شما کمک کند تا فرآیند را با اطمینان بیشتر هدایت کند.
5. تحلیل و بررسی آزمون تجربه
تحلیل و بررسی آزمون تجربه، دانش فرآیندی کارمندان قدیمی را به تصرف شما در می آورد.
دانش مبتنی بر تجربه معمولاً فاقد سند است و غالباً در مورد آن بحث نمی شود. در نتیجه، "چرا" در پس این فعالیت ها ممکن است فقط از طریق مشاهدات، مصاحبه ها و جلسات دیگر ثبت نشود.
هدف قرار دادن کارمندان با تجربه به تیم ها کمک می کند تا موارد زیر را بفهمند:
- چه چیزی به بهره وری سطح بالا در فرآیند دامن می زند؟
- چه چیزی فعالیت های معیوب را در این روند هدایت می کند؟
تجزیه و تحلیل این نوع می تواند ارتباطات مهم بین علل ریشه ای و فعالیت های غیر ارزش افزوده (NVA) را نشان دهد.
تأثیر این عوامل اغلب "نامرئی" ممکن است فقط برای پرسنل مجرب قابل مشاهده باشد، زیرا آن ها یک دهه یا بیش تر تحت تأثیر آن قرار گرفته اند.
اگر سازمان شما کارمندان فصلی که به فرآیندهای سازمان شما اشراف دارند را حفظ کرده است، تجزیه و تحلیل تجربه برای دستیابی به نتایج با دوام کاملاً موثر خواهد بود.
همچنین به تیم ها امکان می دهد این دانش انحصاری را حتی پس از ترک کارشناسان از شرکت حفظ کنند.
https://www.processmaker.com/blog/5-business-process-analysis-techniques-to-know/
