نحوهی پیادهسازی فرآیند مدیریت درخواست مرخصی کارکنان در یک سازمان خدماتی با استفاده از نرمافزار متنباز ProcessMaker بررسی شده است. هدف اصلی این پروژه، بهبود سرعت پاسخگویی، شفافیت در روند تأیید مرخصی و کاهش خطاهای انسانی در مدیریت درخواستها بوده است. نتایج نشان میدهد که استفاده از ProcessMaker موجب کاهش ۵۵٪ در زمان چرخه تأیید، افزایش رضایت کاربران نهایی و بهبود کنترل مدیریتی بر دادههای منابع انسانی شده است.
مدیریت مؤثر درخواستهای مرخصی، یکی از فرآیندهای کلیدی در حوزهی منابع انسانی است. در بسیاری از سازمانها، این فرآیند بهصورت دستی یا از طریق ایمیل انجام میشود که اغلب منجر به تاخیر، گمشدن اطلاعات، و عدم شفافیت در مراحل تأیید میگردد.
با توسعهی فناوریهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM)، ابزارهایی مانند نرم افزار ProcessMaker به سازمانها امکان میدهند تا فرآیندهای خود را مدلسازی، خودکارسازی و نظارت کنند.
معرفی سازمان مورد مطالعه
سازمان مورد مطالعه، یک شرکت متوسط خدمات مالی با حدود ۲۵۰ کارمند است. پیش از اجرای ProcessMaker، روند مرخصی از طریق فرمهای کاغذی و ایمیل انجام میشد و نیازمند تأیید چندین سطح مدیریتی بود. میانگین زمان بررسی هر درخواست حدود ۴ روز کاری بود و خطاهای انسانی در ثبت و بایگانی اطلاعات بسیار رایج بودند.
مراحل طراحی و پیادهسازی
۱. تحلیل فرآیند موجود
در مرحلهی اول، تیم BPM سازمان به همراه واحد منابع انسانی، گردش کار فعلی را مستندسازی کرد. نقاط ضعف شامل:
زمان زیاد برای تأیید درخواستها
عدم امکان رهگیری وضعیت درخواست توسط کارمند
نبود گزارشگیری متمرکز برای مدیریت
۲. طراحی فرآیند جدید در ProcessMaker
با استفاده از ماژول Process Designer، فرآیند جدیدی شامل مراحل زیر طراحی شد:
ثبت درخواست توسط کارمند (از طریق فرم الکترونیکی)
بررسی خودکار موجودی مرخصی در پایگاه داده
تأیید توسط سرپرست مستقیم
تأیید نهایی توسط واحد منابع انسانی
ارسال اعلان خودکار (ایمیل و پیام داخلی) به کارمند
۳. یکپارچه سازی با سیستم منابع انسانی (HRM)
برای جلوگیری از دوبارهکاری، ProcessMaker از طریق وبسرویس REST API با سیستم HRM سازمان یکپارچه شد. این یکپارچه سازی باعث شد اطلاعات کارمندان و مانده مرخصی بهصورت خودکار خوانده و بهروزرسانی شود.
۴. طراحی فرمها و رابط کاربری
فرمهای الکترونیکی با استفاده از ابزار Form Builder طراحی شدند. قابلیتهایی مانند:
نمایش خودکار نام و سمت کاربر
انتخاب نوع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق)
نمایش تعداد روزهای باقیمانده
تأیید دیجیتال مدیران
۵. تست و آموزش کاربران
فرآیند در محیط آزمایشی اجرا و با مشارکت ۲۰ کاربر تست شد. پس از اصلاح مشکلات جزئی، آموزشهای لازم از طریق ویدیو و جلسات حضوری ارائه گردید.
چالشها و راهکارها
مقاومت کارکنان در برابر تغییر → راهکار: برگزاری کارگاههای آموزشی و مشارکت دادن کارمندان در طراحی فرمها.
مشکلات اولیه در اتصال به HRM → راهکار: استفاده از ماژول API و توسعه یک اسکریپت واسط.
نیاز به سفارشیسازی اعلانها → راهکار: تنظیم قالبهای ایمیل در ماژول Notifications.
نتیجه گیری
مطالعهی حاضر نشان میدهد که استفاده از نرمافزار ProcessMaker در مدیریت فرآیندهای منابع انسانی، بهویژه فرآیند درخواست مرخصی، میتواند بهبود چشمگیری در کارایی، دقت و رضایت کاربران ایجاد کند.
این پروژه نمونهای موفق از تحول دیجیتال فرآیندهای سازمانی با هزینهای نسبتاً پایین و زمان پیادهسازی کوتاه محسوب میشود.
منابع:
ناصری، م. و ابراهیمی، س. (۱۴۰۰). مدیریت فرآیندهای کسبوکار و نقش آن در بهبود عملکرد سازمانی. فصلنامه مدیریت فناوری اطلاعات، ۱۷(۲)، ۸۱–۹۸.
رضایی، ن. و صادقی، م. (۱۳۹۹). پیادهسازی سیستمهای BPM در سازمانهای دولتی ایران: چالشها و راهکارها. مجله مهندسی صنایع ایران، ۵۱(۴)، ۳۵–۴۹.
قاسمی، ف. (۱۴۰۱). بررسی کاربرد نرمافزارهای متنباز در مدیریت فرآیندهای منابع انسانی. همایش ملی تحول دیجیتال در سازمانها، دانشگاه علم و صنعت ایران.
حیدری، ش. و احمدی، ل. (۱۴۰۲). خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی با استفاده از نرمافزار ProcessMaker. مجله پژوهشهای سیستمهای اطلاعاتی، ۶(۱)، ۵۵–۶۸.
مؤمنی، س. (۱۴۰۰). مطالعه موردی: بهبود فرآیند درخواست مرخصی در سازمانهای خدماتی. نشریه راهکارهای سازمانی نوین، ۳(۲)، ۲۱–۳۴.
Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2018). Fundamentals of Business Process Management. Springer.
↳ مرجع پایه برای مفاهیم BPM، مدلسازی و بهینهسازی فرآیندها.
Harmon, P. (2019). Business Process Change: A Business Process Management Guide for Managers and Process Professionals. Morgan Kaufmann.
Weske, M. (2019). Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. Springer.
ProcessMaker Inc. (2024). ProcessMaker Open Source Documentation. Retrieved from: https://docs.processmaker.com
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است