نحوه عملکردنرم افزار مدیریت فرآیندها (نرم افزار BPMS) در سازمان ها به چه صورت است؟

سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) به‌گونه‌ای طراحی شده تا فرایندهای دستی، نیمه‌خودکار و خودکار در سازمان را مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهبود دهد.

در ادامه، به‌صورت مرحله‌ای و ساده توضیح می‌دهم که BPMS چگونه کار می‌کند:

مراحل عملکرد   BPMS

مدل‌سازی فرایند (Process Modeling)

طراح فرایند (Process Analyst) با استفاده از زبان استاندارد مانند BPMN (Business Process Model and Notation) فرایند کسب‌وکار را به‌صورت گرافیکی طراحی می‌کند.

این طراحی شامل مراحل کار، وظایف افراد، تصمیمات، مسیرهای جریان، شروع و پایان فرایند است.

📌 مثال: یک فرایند "درخواست مرخصی" شامل پر کردن فرم، تأیید سرپرست، و ثبت در منابع انسانی.

پیاده‌سازی قوانین کسب‌وکار (Business Rules)

قوانین و شرایط تصمیم‌گیری در فرایند (مثلاً «اگر تعداد روزها > 5 باشد، تأیید مدیر منابع انسانی نیاز است») در قالب قوانین قابل تنظیم وارد می‌شوند.

یکپارچگی با سیستم‌های دیگر (Integration)

BPMS به سایر سیستم‌ها متصل می‌شود (مانند CRM، ERP، بانک‌های اطلاعاتی) تا اطلاعات لازم را دریافت یا ارسال کند.این کار معمولاً از طریق API، وب‌سرویس، یا پایگاه داده انجام می‌شود.

اجرای فرایند (Process Execution)

موتور اجرایی BPMS (Process Engine) فرایند را اجرا می‌کند:

• وظایف را به افراد تخصیص می‌دهد.
• کارهای خودکار را اجرا می‌کند (مثل ارسال ایمیل، ثبت داده).
• به تصمیمات منطقی پاسخ می‌دهد.
• کاربران از طریق پرتال کاربری (User Portal) وظایفشان را مشاهده و انجام می‌دهند.

پایش و مانیتورینگ (Monitoring)

مدیران می‌توانند با استفاده از داشبوردهای گرافیکی، اجرای فرایند را لحظه‌ای (Real-time) زیر نظر داشته باشند.

اطلاعاتی مانند مدت‌زمان فعالیت‌ها، تاخیرها، و نقاط گلوگاه نمایش داده می‌شود.

تحلیل و بهبود (Optimization)

داده‌های جمع‌آوری‌شده در مرحله مانیتورینگ به ابزارهای تحلیلی داده می‌شوند.

سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد که چگونه فرایند را اصلاح یا بهینه کند (مثل حذف فعالیت‌های زائد، خودکارسازی بیشتر، یا تغییر ترتیب مراحل).

اجزای اصلی BPMS

نتیجه  گیری

BPMSنرم افزار با ترکیب این اجزا، یک چرخه بسته برای مدیریت فرایندها ایجاد می‌کند که شامل:

بهبود → مانیتورینگ → اجرا → طراحی → تحلیل

و این چرخه بارها و بارها تکرار می‌شود تا سازمان چابک، کارآمد و هوشمندتر شود.