بهبود فرآیندهای منابع انسانی با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BMPS)

با پیشرفت ساختارهای سازمانی و سیستم‌های مدیریتی، مدیریت منابع انسانی به عنوان یکی از محورهای اصلی در موفقیت سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌شود؛ مدیریت منابع انسانی از فرایندهای مختلفی مانند جذب و استخدام، آموزش، نظارت بر عملکرد، محاسبه کارکرد و… تشکیل شده است، که همگی نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان ایفا می‌کنند. با این حال، هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها به جای خودکارسازی و اتوماسیون فرایند منابع انسانی و الکترونیکی کردن آن‌ها، برای مدیریت فرایندهای منابع انسانی از سیستم‌ها و راهکارهای سنتی استفاده می‌کنند، که موجب افزایش خطاهای انسانی، روند کند فرایندها و کاهش رضایت کارکنان و بهره‌وری آن‌ها می‌گردد.

یکی از بهترین راهکارها برای اتوماسیون فرایند منابع انسانی، استفاده از ابزار تخصصی مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS است؛ نرم افزار BPMS به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و با استفاده از Drag&Drop نمادها و المان‌های بصری استاندارد طراحی و مدلسازی فرایند، انواع مختلفی از فرایندهای ساده، پیچیده و ترکیبی را مدلسازی و خودکارسازی نمایند.

 فرایندهای مدیریت منابع انسانی و نقش نرم افزار BPMS  در آنها 

بهترین راهکار برای مقابله با این چالش‌ها، استفاده از نرم افزار BPMS است؛ نرم افزار BPMS  با ایجاد بستری منسجم و استاندارد برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهبود فرایندها، امکان خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند، که این امر افزایش کارایی، افزایش سرعت و دقت فرایندها، کاهش هزینه‌های اجرای فرایندها و همچنین افزایش شفافیت آن‌ها را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی و مدلسازی فرایندها
• مدیریت و خودکارسازی فرایندها
• بهینه‌سازی و اصلاح فرایندها
• طراحی و استفاده از فرم‌های آنلاین
• یکپارچگی و اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
• فراخوانی اطلاعات و داده‌ها از سایر سامانه‌ها (مانند حضور و غیاب)
• گزارش‌گیری از فرایندها و اطلاعات و داده‌های موجود در آن‌ها

نمونه هایی از اتوماسیون فرایند منابع انسانی به کمک BPMS

استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) می‌تواند فرآیندهای منابع انسانی را در سازمان‌ها بهبود بخشد. BPMS با خودکارسازی و مدیریت کارآمد فرآیندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملیات منابع انسانی خود را به شکلی یکپارچه‌تر و کارآمدتر انجام دهند. در ادامه، به برخی از حوزه‌های بهبود فرآیندهای منابع انسانی با BPMS اشاره می‌کنیم:

استخدام و جذب نیرو

نرم افزارهای BPMS می‌توانند فرآیندهای استخدام را از مرحله درخواست شغل تا بررسی رزومه‌ها، مصاحبه و انتخاب نهایی خودکار و ساده‌سازی کنند. این امر باعث کاهش زمان استخدام و بهبود کیفیت انتخاب نیرو می‌شود.

آموزش و توسعه کارکنان

BPMS با ایجاد سیستم‌های مدیریت آموزش می‌تواند فرآیند برنامه‌ریزی و پیگیری دوره‌های آموزشی را ساده کند. این سیستم‌ها به مدیریت برنامه‌های آموزشی، نظارت بر پیشرفت کارکنان و بررسی نیازهای آموزشی کمک می‌کنند.

مدیریت عملکرد کارکنان

با BPMS می‌توان سیستم‌های ارزیابی عملکرد و نظارت بر KPIهای کارکنان را پیاده‌سازی کرد. این سیستم‌ها امکان ثبت و تجزیه‌وتحلیل داده‌های عملکردی و تسهیل فرآیند ارزیابی و بازخورد را فراهم می‌کنند.

مدیریت درخواست‌ها و مکاتبات اداری

BPMS می‌تواند انواع درخواست‌های مرخصی، ماموریت، اضافه‌کاری و سایر مکاتبات را دیجیتالی و خودکار کند و فرآیند تأیید و پیگیری آن‌ها را بهبود بخشد. این موضوع باعث افزایش سرعت پردازش و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

بهبود هماهنگی و ارتباطات داخلی

نرم افزار BPMS  با فراهم کردن ابزارهای همکاری و گردش کار، تعاملات بین تیم‌های منابع انسانی و سایر بخش‌ها را بهبود می‌بخشد. این ابزارها شامل پیام‌رسانی داخلی، تخصیص وظایف و پیگیری مراحل انجام کارها هستند.

مدیریت داده‌ها و سوابق کارکنان

BPMS به سازمان‌ها امکان مدیریت دقیق و جامع سوابق کارکنان را می‌دهد. این شامل اطلاعات شغلی، ارزیابی‌ها، مدارک و سوابق مربوط به مزایا و پاداش‌ها است. همچنین، این سیستم‌ها به رعایت قوانین و مقررات حفظ حریم خصوصی کمک می‌کنند.

کاهش کاغذبازی و خودکارسازی فرآیندها

با استفاده از BPMS، فرآیندهای منابع انسانی به صورت دیجیتالی انجام می‌شوند و نیاز به کاغذبازی کاهش می‌یابد. این امر باعث افزایش کارایی و حفظ محیط زیست می‌شود.

تحلیل و گزارش‌دهی پیشرفته

BPMS قابلیت ارائه گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌ها را دارد. این گزارش‌ها می‌توانند برای بررسی روندها، شناسایی نقاط ضعف و اتخاذ تصمیمات استراتژیک در حوزه منابع انسانی مفید باشند.

نتیجه‌گیری

استفاده از BPMS در فرآیندهای منابع انسانی باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و تجربه کاری کارکنان می‌شود. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و اداری، زمان و منابع انسانی را برای تمرکز بر فعالیت‌های ارزشمندتر آزاد می‌کنند و به بهبود کلی سازمان کمک می‌کنند.