بهبود عملکرد سیستم های مدیریت فرایند (BPMS) با فرآیند کاوی

فرآیند کاوی (Process Mining) می‌تواند تأثیر چشم‌گیری بر بهبود عملکرد سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) داشته باشد. این فناوری به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای خود را به‌صورت واقعی و با استفاده از داده‌های موجود تحلیل و ارزیابی کنند. فرآیند کاوی با به‌دست آوردن تصویری دقیق از روند فرآیندها، به شناسایی نقاط قوت و ضعف و بهبود عملکرد کلی BPMS کمک می‌کند.

درک فرآیند کاوی

فرآیند کاوی یک رویکرد تحلیلی قدرتمند است که از داده‌های سیستم‌های فناوری اطلاعات برای به دست آوردن دید واضح و دقیقی از نحوه عملکرد واقعی فرآیندها در یک سازمان استفاده می‌کند. برخلاف روش‌های تحلیل فرآیند سنتی که بر مشاهدات ذهنی و ردیابی دستی تکیه می‌کنند، فرآیند کاوی از ثبت رویدادها از سیستم‌های اطلاعاتی برای تجسم و تحلیل جریان‌های فرآیند واقعی استفاده می‌کند. این فرایند به کسب و کارها این امکان را می دهد تا فرآیندها را بر اساس داده های واقعی به دست اورده و نیز آن ها را بهبود بخشند.

مزایای استفاده از فرآیند کاوی برای بهبود  BPMS

شناسایی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای واقعی: فرآیند کاوی با استخراج داده‌های ثبت‌شده از سیستم‌ها، فرآیندهای واقعی را به تصویر می‌کشد و با فرآیندهای طراحی‌شده مقایسه می‌کند. این امر به شناسایی تغییرات و اصلاح فرآیندهای غیرموثر در BPMS کمک می‌کند.

کشف گلوگاه‌ها و نقاط تنگنا: فرآیند کاوی به شناسایی مراحل و فعالیت‌های کند و پرهزینه در فرآیندها کمک می‌کند. نرم افزار BPMS  می‌تواند با تمرکز بر روی این گلوگاه‌ها و اصلاح آن‌ها، کارایی کلی را افزایش دهد.

بهینه‌سازی و خودکارسازی بهتر: با داشتن اطلاعات دقیق از فرآیندهای جاری، سازمان‌ها می‌توانند از BPMS برای خودکارسازی و بهبود فرآیندها به‌شکلی دقیق‌تر و هدفمندتر استفاده کنند.

مدیریت انحرافات از استانداردها: فرآیند کاوی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا انحرافات و استثنائات از فرآیندهای استاندارد را شناسایی و تحلیل کنند. این مسئله موجب می‌شود تا BPMS بتواند برای مدیریت استثناها و تطبیق فرآیندها با استانداردها بهتر عمل کند.

بهبود مستمر و نظارت بر فرآیندها: فرآیند کاوی با تولید داده‌های قابل‌تحلیل برای BPMS امکان بهبود مستمر را فراهم می‌آورد. نظارت مداوم بر فرآیندها، شناسایی سریع مسائل جدید و افزایش شفافیت را ممکن می‌سازد.

کشف فرآیند: فرآیند کاوی به طور خودکار نقشه های فرآیند را از داده های خام بازسازی می کند و توالی واقعی فعالیت ها، نقاط تصمیم گیری و مسیرهای طی شده توسط تراکنش ها را آشکار می کند. این دیدگاه عینی به شناسایی انحرافات از طراحی فرآیند مورد نظر کمک می‌کند و شناسایی ناکارآمدی‌ها و زمینه‌های بهبود را آسان‌تر می‌کند.

تجزیه و تحلیل عملکرد: با فرآیند کاوی، کسب‌وکارها می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند زمان‌های چرخه، گلوگاه‌ها و مشکلات انطباق را اندازه‌گیری کنند. این سطح از تجزیه و تحلیل برای درک عملکرد عملیاتی فرآیندهای مدیریت شده در نرم افزار BPMS حیاتی است و امکان تصمیم گیری آگاهانه تر را فراهم می کند.

نتیجه‌گیری:

فرآیند کاوی یک ابزار قدرتمند برای بهبود عملکرد BPMS است که از طریق شناسایی دقیق مشکلات و بهینه‌سازی فرآیندها، به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. با ترکیب BPMS و فرآیند کاوی، سازمان‌ها می‌توانند به یک مدیریت بهینه و پویا دست یابند که به بهبود تصمیم‌گیری‌ها و کاهش زمان اجرای فرآیندها منجر می‌شود.