سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا (BPMS (Business Process Management System یک نرم‌افزار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و بهینه‌تر مدیریت کنند. در این سیستم‌ها، می‌توان به وسیلهٔ پردازش تولید خودکار نامه، ایجاد و مدیریت اسناد مختلف در طول فرآیندها را بهبود بخشید. در زیر، چند مرحله اصلی برای پردازش تولید خودکار نامه در یک BPMS آورده شده است:
تعیین نیازها:
مشخص کردن نیازها و الزامات مربوط به تولید نامه در فرآیندهای سازمانی.
تعیین قالب‌ها و قوانین مربوط به نامه‌ها.
تعریف فرآیند:
ایجاد یک فرآیند کاری برای تولید نامه با استفاده از ابزارهای گرافیکی مرتبط با BPMS.
تعیین گام‌ها، تصمیم‌گیری‌ها، و افراد مسئول در هر مرحله.
تعیین قالب‌های نامه:
اضافه کردن قالب‌های نامه به سیستم BPMS.
تعیین فیلدهایی که باید در نامه وارد شوند.
تعیین گردش کار:
ایجاد یک گردش کار (workflow) که مشخص کند چگونه نامه ایجاد می‌شود، چه اطلاعاتی نیاز است و چگونه تأیید می‌شود.
تخصیص مسئولیت‌ها و سطوح دسترسی.
پیاده‌سازی اتوماسیون:
استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون BPMS برای ایجاد نامه‌ها به صورت خودکار.
تعیین قوانین اتوماتیک برای پرکردن فیلدها و اقدامات بر اساس شرایط مختلف.
مانیتورینگ و بهبود:
نظارت بر فرآیند تولید نامه و ارزیابی عملکرد آن.
اعمال بهبودهای لازم در فرآیند و اتوماسیون.
ادغام با سایر فرآیندها:
ادغام فرآیند تولید نامه با سایر فرآیندها و سیستم‌های سازمان.
با اجرای این مراحل در سیستم BPMS، سازمان قادر است بهبودهای قابل توجهی در مدیریت فرآیندها و تولید خودکار نامه‌ها داشته باشد.
دلایل ترغیب شدن سازمان ها به استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار
تصور کنید که قرار باشد فرآیند ثبت یک مرخصی در یک سازمان به صورت سنتی و دستی انجام پذیرد، چه پروسه طولانی و زمان بری باید طی شود تا این مرخصی ثبت گردد. علاوه بر آن احتمال خطای انسانی در ثبت اطلاعات نیز وجود دارد. این فقط گوشه ای از مشکلات کاغذ بازی های مرسوم در ادارات و سازمان ها است که ممکن است به صورت روزانه رخ دهد. بسیاری از ادارات و سازمان ها برای رفع چنین مشکلاتی ترغیب به استفاده از نرم افزار BPMS شده اند. در زیر به چند مورد دیگر از چالش های پیش روی ارگان ها اشاره می نماییم.
- دشوار بودن و زمان بر بودن پیگیری فرآیند های دستی و کاغذی
- طولانی شدن پروسه بررسی داده ها و اطلاعات
- سخت شدن کار تایید درخواست ها در صورت ثبت اطلاعات نادرست یا ناپدید شدن فرم ها و اطلاعات
- امکان دسترسی افراد مختلف به اطلاعات پرونده ها
- عدم امکان گزارش اطلاعات ثبت شده در همان لحظه
- زمان بر بودن دسترسی به اطلاعات و جستجوی اسناد
- تحمیل هزینه اضافی به شرکت و سازمان ها به دلیل هزینه بالای مدیریت و جمع‌آوری فایل‌ها و اسناد کاغذی
- امکان بروز اشتباه در جمع آوری فایل ها و ثبت اسناد و اطلاعات ,...
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است