تحول فرآیند کسب و کار (BPT) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟

تحول فرآیند کسب و کار چیست؟

تحول فرآیند کسب و کار (BPT)، طراحی مجدد و بازسازی کامل فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به بهبودهای قابل توجه در کارایی و چابکی عملیاتی است. تحول فرآیند کسب و کار، می‌تواند توسط عوامل مختلفی همچون: نیاز به کاهش هزینه‌ها، بهبود رضایت مشتریان و افزایش رقابت پذیری هدایت شود. این مفهوم، شبیه مهندسی مجدد فرآیندهای مهم، عملکردها، ابزارها و گردش کارها برای تطبیق با خواسته‌های کسب و کار و تسریع زمان ورود به بازار است.

تحول فرآیند کسب و کار، شامل ایجاد تغییرات اساسی در عناصر فرآیندها برای رسیدن به اهداف جدید کسب و کار است. این اهداف جدید، معمولا پیرامون یک اجرای تحول دیجیتال جدید متمرکز می‌شوند.

اکثر کسب و کارها در زمان به روز رسانی فرآیندهای موجود، درگیر تحول فرآیندهای کسب و کار می‌شوند. با این متدولوژی، می‌توانید فرآیندهای کسب و کارتان را خودکارسازی کنید، زنجیره تامین را مدرن‌تر کنید، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، فناوری‌های جدید را یکپارچه سازی کنید، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید و سیستم‌های اصلی خود را بهتر ادغام کنید.

تحول فرآیند کسب و کار (BPT) به معنای بازطراحی اساسی و عمیق فرآیندهای سازمانی با هدف ایجاد بهبودهای چشمگیر در عملکرد سازمان است. برخلاف بهبود تدریجی، BPT بر تغییرات اساسی و بنیادی در نحوه انجام کارها تمرکز دارد.

اهداف BPT

• دستیابی به افزایش چشمگیر بهره‌وری
• خودکارسازی و دیجیتالی‌سازی گسترده
• بهبود تجربه مشتری
• افزایش چابکی سازمانی
• انطباق با فناوری‌های نوین مثل هوش مصنوعی، RPA، بلاکچین و ...

 مراحل ایجاد تحول فرآیند کسب و کار (BPT)

1. تحلیل وضعیت فعلی (As-Is)

• شناسایی فرآیندهای فعلی
• بررسی نقاط ضعف و محدودیت‌ها
• تحلیل تجربه مشتری

2. تعیین چشم‌انداز تحول

• تعیین اهداف استراتژیک سازما
• شفاف‌سازی انتظارات مدیریت
• تعریف شاخص‌های موفقیت

3. طراحی فرآیندهای آینده (To-Be)

• بازنگری کامل فرآیندها
• طراحی فرآیندهای نوآورانه
• استفاده از فناوری‌های پیشرفته (مثل BPM، RPA، هوش مصنوعی)

4. ایجاد تغییرات فناورانه

• انتخاب و پیاده‌سازی سیستم‌های جدید (ERP، CRM، نرم افزار BPMS)
• دیجیتالی‌سازی فعالیت‌ها
• خودکارسازی بخش‌های تکراری

5. مدیریت تغییر سازمانی (OCM)

• آموزش کارکنان
• تغییر فرهنگ سازمانی
• مدیریت مقاومت‌ها

6. پیاده‌سازی تدریجی و پایش مستمر

• اجرای فاز به فاز
• پایش KPI ها و شاخص‌های کلیدی
• بهبود مداوم بر اساس بازخورد

ابزارها و فناوری‌های کلیدی در BPT

• BPMS (Business Process Management Suite)
• RPA (Robotic Process Automation)
• AI (هوش مصنوعی)
• Big Data & Analytics
• Cloud Computing
• IoT (اینترنت اشیاء)

چالش‌های BPT

• مقاومت کارکنان در برابر تغییر
• هزینه‌های بالای پیاده‌سازی
• ریسک‌های مرتبط با فناوری‌های نو
• نیاز به حمایت قوی مدیریت ارشد

عوامل کلیدی موفقیت در BPT

• رهبری قوی و متعهد
• ارتباط مؤثر با ذینفعان
• انتخاب فناوری مناسب
• آموزش و فرهنگ‌سازی گسترده
• مدیریت پروژه حرفه‌ای

مراحل تحول فرآیند کسب و کار چیست؟

تحول فرآیند کسب و کار نیز مانند هر تصمیم دیگری، به برنامه‌ریزی دقیق با اهداف روشن توسط مدیران قدرتمند نیاز دارد. در این بخش، مراحلی را برای برنامه‌ریزی تحول فرآیند کسب و کار به شما معرفی می‌کنیم.

اهداف و معیارهای موفقیت را تعریف کنید

تا جایی که ممکن است، اهداف قابل دستیابی را مشخص کنید. آنها با تنظیم معیارها، می‌توانند به شما کمک کنند در مسیر درست بمانید و موفقیت تحولات را بسنجید. این اهداف و معیارها باید از نظر زمان و هزینه، قابل اندازه گیری باشند.

بستر مشارکت ذینفعان را فراهم کنید

از تمام افرادی که در تحولات دخیل هستند، در مورد چیزهایی که خوب کار کرده و چیزهایی که می‌توانید از تغییرات جدید انتظار داشته باشید، نظرخواهی کنید.

فرآیندها را به فازهای مختلف تقسیم کنید

داشتن اهداف بلند مدت، یک نتیجه دوگانه دارد، شکست کلی یا موفقیت کلی. پیگیری و بررسی این نتایج نیز دشوار است. بنابراین، تجزیه فرآیند به فازهای کوچکتر، بسیار منطقی و موثر است.

جزئیات را ضبط و فرآیندها را تجزیه و تحلیل کنید

تمام اطلاعات را در مناطقی که نیاز به تحول دارند، جمع‌آوری کنید. سپس سعی کنید دلایل ریشه‌ای مسائل شناسایی شده را پیدا کنید.

از مدل سازی و شبیه سازی استفاده کنید

مدل سازی و شبیه سازی، فرآیندهایی را طراحی می‌کند که می‌توانند برای حل مسائل شناسایی شده در مراحل قبل مورد استفاده قرار گیرند. فرآیندهای جایگزین را شبیه سازی یا آزمایش کنید تا متوجه شوید چقدر احتمال دارد آنها در موقعیت‌های جاری بتوانند کار کنند. این، علاوه بر کمک به درک خطرات موجود، به شما امکان می‌دهد تا استراتژی‌های خود را بهتر تدوین کنید.

پیاده سازی را به صورت مرحله‌ای انجام دهید

به جای اجرای همه تغییرات به صورت همزمان، بهتر است آنها را به صورت مرحله‌ای منتشر کنید. این به قابل کنترل نگه داشتن تغییرات کمک می‌کند. اگر مشکلی هم ایجاد ‌شد، می‌توانید آن را در زمان فعالیت، اصلاح کنید.