نحوه اجرا AS IS، TO BE و TO DO در نقشه برداری فرآیند

نقشه برداری فرآیندها یکی از مراحل بسیار مهم در مدیریت کسب و کار است، اگر می خواهید کارآمد باشید و مزیت های رقابتی داشته باشید باید این مرحله را جدی بگیرید.در ادامه این مقاله توضیح خواهیم داد که نگاشت فرآیند چیست، اهمیت آن برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار تا چه حد است و چگونه آن را انجام خواهیم داد؟ همچنین بررسی می کنیم که مفاهیم AS IS، TO BE و TO DO  چه هستند؟

تفاوت بین نمودار، نقشه و مدل فرآیند چیست؟

یک نمودار، عناصر اصلی یک جریان فرآیند را نشان می دهد، اما جزئیات کوچک گردش کار را حذف می کند. مراحل یک فرآیند در نمودار به روشی ساده فهرست شده است، بنابراین افراد می توانند به سرعت فعالیت های اصلی را درک کنند. استفاده از فلوچارت معمول است (لزوماً نیازی به BPMN نیست).

یک نقشه دید بهتری از اجزای اصلی فرآیند دارد و دید عمیق تری نسبت به نمودار دارد، اما نه به عمق یک مدل. به طور معمول، یک BPMN ساده شده با نقشه ها پیاده سازی می شود.

یک مدل، نمایش بزرگ تری از فرآیند کسب و کار و منابع درگیر ارائه می دهد. شما می توانید تمام اطلاعات شامل فعالیت ها، زمان اجرا و افراد مسئول هر کار را پیدا کنید.

چگونه می توانید فرآیندها را نقشه برداری کنید؟

نقشه برداری فرآیند کسب و کار یک ابزارمدیریتی است که به ما امکان می دهد دید کاملی از کسب و کار شما داشته باشیم. با استفاده از این ابزار می توان فعالیت های شرکت و هر یک از مراحل عملیاتی آن را بهتر درک کرد. به این ترتیب، می‌توانیم راه‌هایی برای بهبود آن ها بیاندیشیم.

سه نوع فرآیند در یک شرکت وجود دارد:

1. فرآیندهای اولیه : فرآیندهای ضروری شرکت برای تکمیل ماموریت را نشان می دهند. این فرآیندها مسئول ایجاد درک ارزش مشتریان هستند زیرا مستقیماً با مصرف محصولات یا خدمات مرتبط هستند.

2. فرآیندهای پشتیبانی : آنها مسئول پشتیبانی از فرآیندهای اولیه هستند و همچنین می توانند به سایر فرآیندهای پشتیبانی و مدیریت کمک کنند.

3. فرآیندهای مدیریت : آن ها مسئول اندازه گیری، نظارت و کنترل فعالیت ها و همچنین مدیریت حال و آینده کسب و کار هستند.

یکی از راه های ترسیم فرآیندهای BPM از طریق نمودارهای فرآیندی است. دومی نمایش‌های گرافیکی هستند که می‌توانند از عناصر استاتدارد BPMN استفاده کنند که یادداشت‌هایی برای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار هستند. اکنون نحوه انجام هر مرحله نقشه برداری در کسب و کار خود را بررسی کنید :

1. تعیین اهداف تجاری و فرآیندهایی که نقشه برداری می شوند.

با برنامه ریزی استراتژیک، لازم است شرکت به صورت داخلی و خارجی تجزیه و تحلیل شود تا نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای آن شناسایی شود. هنگامی که اهداف مشخصی دارید، همه کارکنان می توانند وظایف خود را در جهت یکسان انجام دهند.

سپس، شناسایی کنید که کدام فرآیندها باید نگاشت شوند. تمرکز بر فرآیندهایی ضروری است که تأثیر بیش تری دارند و نتایج سریع تری به همراه خواهند داشت.

بررسی کنید که چگونه فرآیندهای خود را به 6 روش تعریف کنید تا بتوانید فرآیندهای خود را ترسیم کنید.

2. ارائه دهندگان فرآیند را شناسایی کنید.

ارائه دهندگان افرادی هستند که فرآیند را آغاز می کنند. آنها کسانی هستند که مواد خام یا اطلاعات را در اختیار شرکت قرار می دهند. به عبارت دیگر، آنها نماینده کسانی هستند که وظایفی را برای شروع فرآیند انجام می دهند.

3. ورودی های فرآیند را شناسایی کنید.

ورودی توسط ارائه دهندگان در یک فرآیند، همانطور که در بالا توضیح داده شد، ارائه می شود. قیمت خرید نمونه ای از ورودی است.

4. اجزای فرآیند را تعیین کنید.

در یک مدل بصری، اجزا به ترتیبی نشان داده می شوند که هر مرحله، بخشی از آنچه که باید برای تکمیل جریان فرآیند انجام شود را نشان می دهد. نمونه هایی از این موارد عبارتند از درخواست قیمت، تایید خرید و تکمیل پرداخت.

5. خروجی های فرآیند را شناسایی کنید.

خروجی ها نتایجی هستند که در پایان یک فرآیند برای مصرف کننده نهایی تولید می شوند. پس از این که ارائه دهندگان ورودی ها را اضافه کردند، کارکنان آن ها را تغییر می دهند و راه حل ها یا خروجی ها را تولید می کنند.

6. تعیین کنید که چه کسی مسئول هر ورودی است.

مجریان، عواملی هستند که ورودی را دریافت می کنند و برای هر فعالیت خروجی تولید می کنند. به عنوان مثال، بخش مالی (مجری) ممکن است مسئول تایید مظنه ها باشد.

شناسایی انتقال‌ها (جایی که ورودی به تیم دیگری منتقل می‌شود) ضروری است، زیرا معمولاً برای شرکت‌ها مشکلات ارتباطی بین بخش‌ها وجود دارد.

7. هرگونه اطلاعات فعلی در مورد فرآیند را مستند کنید.

تمام اطلاعات مربوط به فرآیند باید مستند باشد. با ثبت تمام اطلاعات از طریق نمودارها، متون قابل درک، و انواع دیگر نمایش گرافیکی، عوامل فرآیند ، تمام منابع و داده هایی را که برای انجام وظایف خود نیاز دارند، در اختیار خواهند داشت. در نتیجه همه چیز در همان مکان در دسترس است.

8. هر گونه بهبودی را که فرآیند نیاز دارد ایجاد کنید.

پس از پایان فرآیند، زمان آن است که آن را مجددا ارزیابی کنید و مشخص کنید که چه چیزی کار می کند یا خیر تا پیشنهاد بهبود ارائه شود.

هنگامی که با افراد دیگر کار می کنید، مهم است که آموزش مناسب را به آنها ارائه دهید تا کارشان را بهتر انجام دهند

مدیریت فرآیند باید به عنوان بخشی از فرهنگ شرکت تلقی شودس که به آن دیدگاه فرآیند گرا می گویند تا همه افراد درگیر شوند و نقش خود را بشناسند.

اهمیت فرآیندهای نقشه برداری چیست؟

سازمانی که دیدگاه فرآیند محور دارد، قادر است فعالیت های خود را از سرتاسر به طور کامل درک کند و در نتیجه فرصت های بهبود خود را شناسایی کند.

برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، ایجاد ارزش بیش تر برای مشتریان و سایر اهداف استراتژیک، یک مدیریت فرآیند گرا می‌تواند گلوگاه‌ها را شناسایی کرده، آن‌ها را تجزیه و تحلیل کند و راه‌حل‌هایی پیشنهاد کند.

در این مدل، فرآیندهای نقشه برداری یک مرحله مهم و بسیار مفید است، زیرا کار درگیر را ترسیم و استاندارد می کند و به صورت گرافیکی قابل مشاهده است. از این نقطه به بعد، دانستن این که برای بهینه سازی فرآیندها و کارآمدتر کردن شرکت چه کاری باید انجام دهید آسان تر است.

    در نتیجه، نقشه برداری برای موارد زیر مفید است:

• درک فرآیندها در عمل
• مستندسازی آن ها
• استانداردسازی آن ها
• تغییر کل فرآیند با ایجاد تغییرات و بهبودهای کوچک.

هنگامی که فرآیندهای یک شرکت را درک می کنیم، می توانیم:

    تنگناها را شناسایی کنید. گلوگاه ها مراحلی هستند که به آرامی جریان ندارند و در نتیجه به کارهای باقی مانده آسیب می رسانند. هنگامی که گلوگاه ها را شناسایی می کنید، می توان فرآیند را به منظور حل مشکل بازسازی کرد.

    افراد مسئول هر مرحله، کار یا فرآیند را شناسایی کنید. سپس تکلیف هر شرکت‌کننده مشخص می‌شود تا همه کارشان را بفهمند و بفهمند که چگونه بر شغل دیگران تأثیر می‌گذارد.

    هزینه ها را پیش بینی کنید با نقشه برداری می توانیم ورودی ها و خروجی های فرآیند را شناسایی کنیم.

• ایجاد چک لیست تولید
• پایان دادن به اتلاف زمان و همچنین کارهای کم ارزش و زائد.
• تعریف روشهای استاندارد را

انواع نقشه برداری فرآیند چیست؟

اگر با نگاشت فرآیند آشنایی دارید، ممکن است قبلاً در مورد مفاهیم AS IS، TO BE و TO DO شنیده باشید.

برای این که همه شرکت‌ها بتوانند فرآیندها را بهینه کنند و با یک مدل بهبود مستمر کار کنند، لازم است درک عمیقی از جریان آن داشته باشند و جنبه‌های مثبت و منفی آن را شناسایی کنند. سپس، می‌توانید سناریوهای ایده‌آل و کارهایی را که برای دستیابی به اهداف باید انجام دهید، ترسیم کنید.

بیایید در مورد معانی این مفاهیم بیش تر بدانیم:

• وضعیت موجود (AS IS)

ناگفته نماند که AS IS وضعیت فعلی فرآیندهای شما را شامل نقاط قوت و ضعف آن توصیف می کند.

به منظور انجام نقشه برداری، ما باید افرادی را که درگیر توابع روزانه هستند و عملیات فرآیند یا به اصطلاح کاربران کلیدی را درک می کنند، جمع آوری کنیم. آن ها ممکن است مدیران مناطق درگیر باشند.

این مهم است که بدانیم مدیران امیدوارند با فرآیندها و همچنین دیدگاه سایر کارکنان به چه چیزی دست یابند، زیرا آنها به صورت روزانه روی آن کار می کنند.

پس از آن، جلسات و مصاحبه‌هایی برگزار می‌کنند و پرسشنامه‌هایی را برای این افراد ارسال می‌کنند تا اطلاعات و مدارک مورد استفاده برای درک فرآیند و نقشه‌برداری آن جمع‌آوری شود.

هدف از نقشه برداری AS IS جمع آوری اطلاعات در مورد:

• جریان فرآیند جاری
• جایگزین های دیگر
• کاربران، مشتریان و ارائه دهندگان چه کسانی هستند و چه نقشی در کسب و کار دارند.
• شاخص های عملکرد و معیارهای کنترل فرآیندها
• وظایف و زمان انجام آن ها.

• وضعیت مطلوب (TO BE)

مرحله TO BE شامل تعیین اهداف فرآیند است. نقشه‌برداری فرآیند باید با برنامه‌ریزی استراتژیک به‌عنوان یک کل همسو باشد تا اهداف به نحو مؤثرتری محقق شوند.

در این مرحله، فرآیند را با استفاده از BPMN دوباره طراحی می‌کنیم تا به عنوان مثال، تلاش کنیم وظایف تجاری را دوباره ارزیابی کنیم و به چشم‌انداز آینده شرکت برسیم.

این مرحله شامل پیشنهادهایی برای بهبود فرآیندها و حل مشکلات، مانند تنگناها، ضایعات، یا مشکلات لجستیکی است.

نقشه‌برداری فرآیند بهترین روش‌ها را برای انجام فرآیندها نشان می‌دهد، مانند:

• اهداف جدید برای دستیابی
• مدیر(های) فرآیند جدید
• مراحلی که باید از طریق یک جریان کار دنبال شود.
• قوانین و هر چیز دیگری که باید مهم تلقی شود.

 

• نقشه راه (TO DO)

مرحله TO DO بر مدل‌سازی فنی تمرکز دارد. به عبارت دیگر، دقیقا زمانی که فناوری را به فرآیند اضافه می‌کنید تا ببینید چگونه فناوری می‌تواند به شما در مدیریت فرآیند و نقشه‌برداری کمک کند.

این مرحله باید شامل ابزارهایی برای نقشه‌برداری فرآیندها در BPMS، ابزارهایی برای خرید محصولات و سیستم‌هایی که می‌توانند به عملکرد کار کمک کنند، و ابزارهایی برای یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف که وظایف انسانی را خودکار می‌کنند که هیچ ارزشی به کسب‌وکار اضافه نمی‌کنند، باشند.

هدف این مرحله، خودکارسازی مدل فرآیند و عملی کردن آن است.

مدیریت فرآیند یک چرخه پویا، بی پایان، با ماهیت در حال تغییر است و بر بهبود مستمر متمرکز است. افزودن نوآوری‌ها و به‌روزرسانی‌های خارجی، همراه با یافتن مواردی که نیاز به بهبود دارد، به فرآیند اجازه می‌دهد تا به طور مداوم تکامل یابد.

علاوه بر این، هر تغییری که ایجاد می کنید باید کنترل شده و مستند باشد. در صورتی که هیچ گونه تغییری نتیجه بهبود مورد انتظار را نداشته باشد، می توانید برای مثال با نگاه کردن به نسخه های قدیمی تر فرآیند، آنها را لغو کنید.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

https://www.sydle.com/blog/as-is-to-be-to-do-process-mapping-60a81ebd22559e108ed7f51e/