انتخاب یک BPMS برای سازمان فقط انتخاب یک نرمافزار نیست. یک سیستم مدیریت فرآیند قرار است با فرآیندهای واقعی سازمان، کاربران، واحدهای مختلف، فرمها، قوانین کسب و کار و گاهی سایر نرمافزارهای سازمانی در ارتباط باشد. بنابراین تصمیمگیری صرفاً بر اساس ظاهر نرمافزار، تعداد قابلیتها یا یک جلسه دمو نمیتواند برای انتخاب یک راهکار مناسب کافی باشد.
قبل از خرید BPMS بهتر است چند سؤال مشخص از فروشنده بپرسید تا بدانید راهکاری که انتخاب میکنید، در عمل تا چه اندازه با نیازهای سازمان شما سازگار است.
در این مقاله ۱۰ سؤال مهم قبل از خرید BPMS را بررسی میکنیم و توضیح میدهیم هنگام دریافت پاسخ فروشنده باید به چه نکاتی توجه داشته باشید.
۱. آیا BPMS محدودیت تعداد کاربر یا فرآیند دارد؟
یکی از اولین سؤالاتی که باید درباره یک BPMS پرسیده شود، مدل محدودیت کاربران و فرآیندها است.
برخی راهکارها ممکن است بر اساس تعداد کاربران، تعداد فرآیندهای فعال، تعداد اجرای فرآیند یا سایر پارامترها محدودیتهایی داشته باشند. این موضوع در زمان خرید شاید چندان مهم به نظر نرسد، اما با گسترش استفاده از سیستم در سازمان میتواند به یک عامل مهم در هزینه و توسعه آینده تبدیل شود.
بنابراین از فروشنده بپرسید:
- آیا تعداد کاربران محدود است؟
- آیا برای تعداد فرآیندها محدودیت وجود دارد؟
- آیا افزایش کاربران یا فرآیندها باعث افزایش هزینه میشود؟
- مدل قیمتگذاری بر چه اساسی تعیین میشود؟
برای سازمانی که قصد دارد BPMS را به تدریج در واحدهای مختلف توسعه دهد، عدم محدودیت یا شفاف بودن این موارد میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
۲. آیا فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0 مدلسازی میشوند؟
BPMN 2.0 یکی از استانداردهای مهم برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است. اما صرفاً وجود یک ابزار رسم نمودار کافی نیست. باید مشخص شود BPMS مورد نظر تا چه اندازه از عناصر BPMN در طراحی و اجرای واقعی فرآیند پشتیبانی میکند.
از فروشنده بپرسید:
- آیا مدلسازی بر اساس BPMN 2.0 انجام میشود؟
- چه نوع Eventها و Gatewayهایی پشتیبانی میشوند؟
- آیا فرآیندهای پیچیده و چندمرحلهای قابل مدلسازی هستند؟
- آیا مدل BPMN صرفاً یک نمودار است یا مستقیماً قابل اجراست؟
- آیا امکان تغییر و توسعه فرآیندها پس از پیادهسازی وجود دارد؟
این سؤال کمک میکند تفاوت میان یک ابزار صرفاً برای ترسیم فرآیند و یک پلتفرم واقعی برای مدلسازی و اجرای فرآیند مشخص شود.
۳. فرمساز BPMS چه امکاناتی دارد؟
در بسیاری از فرآیندهای سازمانی، فرمها بخش مهمی از گردش کار هستند. فرآیند ممکن است شامل درخواست، تأیید، ثبت اطلاعات، بررسی کارشناسی یا تصمیمگیری باشد و هر یک از این مراحل به فرم یا رابط کاربری خاص خود نیاز داشته باشد.
بنابراین فقط نپرسید:
"آیا نرمافزار فرمساز دارد؟"
بلکه بپرسید:
- آیا فرمها به صورت گرافیکی طراحی میشوند؟
- آیا انواع مختلف فیلدها پشتیبانی میشوند؟
- آیا امکان ایجاد فرمهای چندبخشی وجود دارد؟
- آیا فرم میتواند بر اساس شرایط فرآیند تغییر کند؟
- آیا اطلاعات فرم مستقیماً در فرآیند مورد استفاده قرار میگیرد؟
- آیا فرمها و فرآیندها را میتوان بدون توسعه نرمافزار اختصاصی تغییر داد؟
فرمساز یکی از بخشهایی است که در یک پروژه واقعی BPMS باید حتماً در جلسه دمو به صورت عملی بررسی شود.
۴. آیا BPMS میتواند با نرمافزارهای دیگر سازمان یکپارچه شود؟
تقریباً هیچ سازمان متوسط یا بزرگی تنها با یک نرمافزار کار نمیکند. ممکن است اطلاعات فرآیند باید از ERP، CRM، سیستم مالی، منابع انسانی، اتوماسیون اداری، سامانههای داخلی یا سرویسهای دیگر دریافت یا به آنها ارسال شود.
به همین دلیل یکی از مهمترین سؤالات هنگام انتخاب BPMS این است:
آیا امکان Integration (بکپارچه سازی) با سیستمهای موجود سازمان وجود دارد؟
از فروشنده درباره این موارد سؤال کنید:
- API و Web Service
- REST API
- اتصال به پایگاههای داده
- ارسال و دریافت اطلاعات
- احراز هویت کاربران
- امکان اجرای فرآیند بر اساس اطلاعات سیستمهای دیگر
- امکان فراخوانی سرویسهای خارجی در جریان فرآیند
این قابلیت به سازمان اجازه میدهد BPMS را به جای یک سیستم جزیرهای، به عنوان لایه مدیریت و اجرای فرآیند در کنار سیستمهای موجود خود قرار دهد.
۵. مدیریت وظایف و کارتابل کاربران چگونه انجام میشود؟
یک فرآیند سازمانی فقط مجموعهای از فرمها نیست. وظایف باید به افراد یا نقشهای مناسب ارجاع شوند و کاربران بتوانند وضعیت کارهای خود را مشاهده و مدیریت کنند.
از فروشنده بپرسید:
- وظایف چگونه به کاربران ارجاع میشوند؟
- آیا امکان تعریف نقش وجود دارد؟
- آیا ارجاع بر اساس شرایط فرآیند امکانپذیر است؟
- آیا کاربران کارتابل اختصاصی دارند؟
- وضعیت هر درخواست چگونه قابل مشاهده است؟
- آیا امکان تعیین مهلت برای وظایف وجود دارد؟
- در صورت تأخیر چه اتفاقی میافتد؟
در یک BPMS مناسب، مدیریت گردش کار و وظایف باید بخشی از ساختار خود فرآیند باشد، نه اینکه صرفاً یک لیست ساده از فرمها در اختیار کاربر قرار گیرد.
۶. آیا امکان گزارشگیری و پایش عملکرد فرآیند وجود دارد؟
بعد از اجرای فرآیند، یک سؤال مهم مطرح میشود: آیا سازمان میداند فرآیند واقعاً چگونه در حال اجراست؟
ممکن است فرآیندی روی کاغذ به خوبی طراحی شده باشد، اما در عمل در یک مرحله خاص با تأخیر مواجه شود. بنابراین قبل از خرید BPMS درباره امکانات پایش و گزارشگیری سؤال کنید:
- چه اطلاعاتی از اجرای فرآیند ذخیره میشود؟
- زمان انجام مراحل قابل اندازهگیری است؟
- تأخیرها قابل شناسایی هستند؟
- وضعیت پروندههای در حال اجرا قابل مشاهده است؟
- امکان تهیه گزارش از فرآیندها وجود دارد؟
- آیا میتوان شاخصهای عملکرد فرآیند را اندازهگیری کرد؟
این قابلیت برای بهبود مستمر فرآیندها اهمیت زیادی دارد.
۷. تغییر فرآیندها پس از پیادهسازی چقدر آسان است؟
فرآیندهای سازمانی ثابت نیستند. قوانین تغییر میکنند، مسئولیتها تغییر میکنند، واحدهای جدید ایجاد میشوند و روش انجام کارها به مرور بهبود پیدا میکند. بنابراین یک سؤال بسیار مهم این است:
اگر شش ماه بعد بخواهیم فرآیند را تغییر دهیم، چه میزان وابستگی به برنامهنویسی خواهیم داشت؟
از فروشنده بخواهید یک تغییر واقعی را در جلسه دمو نشان دهد. مثلاً:
- اضافه کردن یک مرحله تأیید
- تغییر مسئول یک مرحله
- اضافه کردن یک فیلد به فرم
- تغییر یک شرط تصمیمگیری
- تغییر مسیر فرآیند
اگر تغییرات ساده فرآیند نیازمند توسعه نرمافزاری گسترده باشند، هزینه مالکیت سیستم در بلندمدت افزایش پیدا خواهد کرد.
۸. مالکیت و دسترسی به دادههای سازمان چگونه است؟
اطلاعات فرآیندها معمولاً شامل دادههای مهم سازمانی هستند. قبل از خرید باید بدانید:
- دادهها در کجا ذخیره میشوند؟
- پایگاه داده چیست؟
- امکان تهیه Backup وجود دارد؟
- امکان انتقال دادهها وجود دارد؟
- دسترسی به اطلاعات در اختیار چه کسی است؟
- در صورت تغییر تأمینکننده، وضعیت دادهها چگونه خواهد بود؟
این موضوع خصوصاً برای سازمانهایی که فرآیندهای زیادی را روی BPMS اجرا میکنند، اهمیت زیادی دارد. همچنین بهتر است درباره معماری نرمافزار و امکان استقرار در زیرساخت سازمان سؤال شود.
۹. هزینه واقعی BPMS شامل چه مواردی است؟
یکی از اشتباهات رایج این است که قیمت اعلام شده توسط فروشنده را با هزینه نهایی پروژه یکسان در نظر بگیریم. هنگام دریافت پیشنهاد قیمت، هزینهها را تفکیک کنید:
|
بخش هزینه |
سؤال پیشنهادی |
|
خود نرمافزار |
قیمت استفاده از BPMS چقدر است؟ |
|
تعداد کاربران |
آیا تعداد کاربر محدود است؟ |
|
تعداد فرآیندها |
آیا برای تعداد فرآیند محدودیت وجود دارد؟ |
|
پیادهسازی |
هزینه تحلیل و پیادهسازی فرآیند چقدر است؟ |
|
آموزش |
آموزش کاربران چگونه محاسبه میشود؟ |
|
پشتیبانی |
هزینه پشتیبانی سالانه چقدر است؟ |
|
توسعه اختصاصی |
چه مواردی خارج از امکانات استاندارد محسوب میشود؟ |
|
یکپارچهسازی |
اتصال به سیستمهای دیگر چه هزینهای دارد؟ |
این تفکیک باعث میشود بتوانید قیمت خود نرمافزار را از هزینه خدماتی مانند تحلیل، پیادهسازی، آموزش و پشتیبانی جدا کنید.
۱۰. آیا فروشنده میتواند یک فرآیند واقعی سازمان ما را اجرا کند؟
این شاید مهمترین سؤال قبل از خرید باشد. دیدن یک Demo آماده معمولاً تصویر کاملی از توانایی BPMS ارائه نمیدهد. بهتر است یک فرآیند واقعی از سازمان خود انتخاب کنید و از فروشنده بخواهید آن را در جلسه Demo بررسی کند.
مثلاً فرآیندی شامل:
درخواست --> بررسی --> تأیید چندمرحلهای --> ارجاع به واحد دیگر --> دریافت اطلاعات --> تصمیمگیری --> ثبت نتیجه
سپس بررسی کنید:
- فرآیند چگونه مدل میشود؟
- فرمها چگونه ساخته میشوند؟
- نقشها چگونه تعریف میشوند؟
- قوانین چگونه پیاده میشوند؟
- اطلاعات چگونه بین مراحل منتقل میشوند؟
- آیا امکان اتصال به سیستمهای دیگر وجود دارد؟
- گزارشگیری چگونه انجام میشود؟
- تغییر فرآیند چقدر آسان است؟
این کار بسیار ارزشمندتر از مشاهده یک Demo از پیش آماده است.
یک BPMS مناسب باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟
اگر پاسخ فروشنده به سؤالات بالا را کنار هم قرار دهیم، یک راهکار مناسب برای مدیریت فرآیندهای سازمانی معمولاً باید مجموعهای از قابلیتها را در کنار یکدیگر داشته باشد:
بنابراین هنگام ارزیابی یک BPMS، بهتر است به جای تمرکز روی تعداد قابلیتها، ببینید آیا این قابلیتها در کنار هم یک چرخه کامل مدیریت و اجرای فرآیند را تشکیل میدهند یا خیر.
چرا Demo واقعی از فرآیند سازمان مهمتر از فهرست قابلیتهاست؟
فهرست قابلیتها تقریباً همیشه جذاب به نظر میرسد. اما تفاوت واقعی راهکارها زمانی مشخص میشود که بخواهید یک فرآیند واقعی را روی آنها اجرا کنید. برای مثال فرض کنید فرآیند خرید سازمان شما شامل این مراحل باشد:
درخواست خرید --> بررسی مدیر --> بررسی واحد تدارکات --> استعلام --> تأیید مالی --> خرید
در یک Demo واقعی میتوانید بررسی کنید که آیا فروشنده میتواند این فرآیند را از ابتدا تا انتها مدلسازی و اجرا کند و در هر مرحله فرم، نقش، قانون، ارجاع و گزارش مورد نیاز را ایجاد کند.
به همین دلیل پیشنهاد میشود قبل از تصمیم نهایی، حداقل یک فرآیند واقعی سازمان خود را به عنوان سناریوی ارزیابی در اختیار فروشنده قرار دهید.
در انتخاب BPMS فقط به قیمت اولیه نگاه نکنید
ممکن است یک راهکار در ابتدا ارزانتر به نظر برسد، اما اگر برای هر تغییر کوچک، توسعه اختصاصی لازم داشته باشد یا با افزایش تعداد کاربران و فرآیندها هزینه آن افزایش پیدا کند، هزینه واقعی آن در بلندمدت متفاوت خواهد بود.
در مقابل، راهکاری که امکان توسعه تدریجی فرآیندها، تغییر فرمها و گردش کار، یکپارچهسازی و مدیریت تعداد بیشتری از فرآیندهای سازمان را فراهم میکند، میتواند از نظر هزینه مالکیت و توسعه بلندمدت گزینه مناسبتری باشد.
بنابراین هنگام مقایسه دو BPMS بهتر است فقط این سؤال را نپرسید:
"قیمت این نرمافزار چقدر است؟"
بلکه بپرسید:
"هزینه و محدودیتهای استفاده و توسعه این BPMS در سه تا پنج سال آینده چگونه خواهد بود؟"
نرم افزار BPMS پارس چگونه این نیازها را پوشش میدهد؟
اگر بعد از بررسی این سؤالات به دنبال یک راهکار BPMS هستید، نرم افزار BPMS پارس بر پایه ProcessMaker 4 توسعه یافته و برای طراحی، مدلسازی، اجرا و مدیریت فرآیندهای سازمانی ارائه میشود.
در این راهکار، امکاناتی مانند مدلسازی فرآیند با BPMN 2.0، فرمساز گرافیکی، مدیریت وظایف و کارتابل، تعریف نقشها و قوانین، گزارشگیری و امکان یکپارچهسازی با سیستمها و سرویسهای سازمانی در اختیار سازمان قرار میگیرد.
همچنین نرم افزار بدون محدودیت تعداد کاربر و تعداد فرآیند ارائه میشود و در کنار پلتفرم نرمافزاری، خدمات تحلیل، طراحی، پیادهسازی، آموزش و پشتیبانی فرآیندها نیز قابل ارائه است.
برای آشنایی کاملتر با قابلیتها و معماری راهکار، میتوانید صفحه نرم افزار BPMS پارس را بررسی کنید.
چک لیست نهایی قبل از خرید BPMS
قبل از تصمیم نهایی، این ۱۰ سؤال را با فروشنده بررسی کنید:
☐ آیا تعداد کاربران محدود است؟
☐ آیا تعداد فرآیندها محدود است؟
☐ آیا BPMN 2.0 به صورت واقعی پشتیبانی میشود؟
☐ فرمساز چه امکاناتی دارد؟
☐ مدیریت وظایف و کارتابل چگونه انجام میشود؟
☐ امکان یکپارچهسازی با سیستمهای دیگر وجود دارد؟
☐ گزارشگیری و پایش فرآیند چگونه انجام میشود؟
☐ تغییر فرآیند پس از پیادهسازی چقدر آسان است؟
☐ هزینه نرمافزار، پیادهسازی، آموزش و پشتیبانی چگونه تفکیک میشود؟
☐ آیا فروشنده میتواند یک فرآیند واقعی سازمان را Demo کند؟
اگر پاسخ این سؤالات را قبل از خرید دریافت کنید، مقایسه BPMSها بسیار دقیقتر خواهد شد و احتمال انتخاب راهکاری که در آینده با محدودیتهای پیشبینینشده مواجه شود، کاهش پیدا میکند.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است