چرا BPMN؟ ارزش مدل سازی فرآیند کسب و کار

اداره یک سازمان، به ویژه هنگامی که شروع به گسترش می کند، نیاز به درک روشنی از چشم انداز آن سازمان دارد. فقط داشتن یک برنامه کافی نیست؛ در واقع رقابتی ترین مشاغل موجود دائماً استراتژی ها و فرایندهای خود را مرور می کنند تا کارآیی خود را بهینه کنند. این رویه نه تنها به آن ها امکان می دهد اهداف خود را سریع تر و با هدر رفت کمتر منابع  برآورده کنند، بلکه می تواند به تقویت اعتماد به نفس و روحیه در بین با ارزش ترین کارمندان کمک کند. اینجاست که BPMN برای مدل سازی فرآیندهای کسب و کار وارد عمل می شود: «مدل و نماد فرآیند کسب و کار» یک زبان گرافیکی استاندارد است که برای نمایش فرآیندها و جریان های تجاری در قالب قابل دسترسی استفاده می شود.

مدل های BPMN پیرامون "رویدادها"، "فعالیت ها"، "دروازه ها" و "جریان ها" بنا شده اند و هر عنصر حاوی تعدادی تغییرات و نتایج است. در حالی که درک نمودارهای فرآیند کسب و کار و زبان BPMN در ابتدا می تواند چالش برانگیز باشد، به ویژه هنگامی که کارمندان ابتدا شروع به استفاده از نرم افزار استاندارد BPMN مجاز می کنند، پیشرفت ها در زمینه آگاهی و کارایی می تواند بسیار زیاد باشد.

نمودارهای BPMN برای مدیرانی که دارای ذهنیت فنی کم هستند، کاملا قابل درک است و وضوح بیش تری برای تصمیم گیری مهم در اختیار آن ها قرار می دهد.

با درک روش های اتصال فرآیندها، کارکنان از بخش های مختلف می توانند در ایجاد پیشرفت ها و در صورت امکان، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به منظور بهره مندی از ذخایر بزرگ سهیم شوند. همچنین می توان مدل های فرآیند BPMN را به توسعه دهندگان منتقل کرد و به آن ها امکان ساخت سیستم های مبتنی بر مشخصات بهینه شده BPMN را داد.

البته کسب و کارهایی که تجربه کمی در مدل سازی فرآیندهای کسب و کار دارند ممکن است تعجب کنند که چه چیزی باعث مطرح شدن BPMN می شود. پس از همه برای نگاه کردن به یک مدل BPMN، ممکن است باور داشته باشید که سبک کلی را می توان به راحتی بازسازی کرد.

واقعیت این است که چندین دلیل وجود دارد که BPMN تعیین کننده استاندارد جهانی در مدل سازی فرآیند های کسب و کار باشد. بیایید نگاهی به برخی از بزرگترین مزایای ارائه شده بیاندازیم!

چگونه BPMN می تواند به سود کسب و کار من باشد؟

• بهره وری

عدم درک کامل از عملکرد کسب و کار شما به طور قطع منجر به از دست رفتن فرصت ها و اتلاف منابع می شود. در مقابل، اطمینان از این که تصمیم گیرندگان مهم می توانند با ارزش ترین فرایندهای شما را درک کنند، آن ها را قادر می سازد تا به طور مداوم به بهبود رویه ها کمک کنند.

این امر نه تنها باعث می شود شما بتوانید سودهای عمده ای را با هزینه کمتری به دست آورید، بلکه فضای بهبود مستمر را ایجاد می کند که می تواند در طولانی مدت به سود کسب و کار شما بیفزاید.

به عنوان مثال، شما می توانید از BPMN برای ردیابی مبدا و جهت یک فرآیند اصلی و همچنین "دروازه هایی" که آن را به نقاط انتهایی مختلف بالقوه هدایت می کنند استفاده کنید.

 با انجام این کار می توانید دریابید که چه تغییراتی باعث ایجاد نقطه پایانی مورد نظر شما می شود ، مانند ارائه محصول یا خدمات با کیفیت خاص ، دستیابی ارزان تر و راحت تر برای کارکنان

این سطح از درک را می توان تقریباً در هر حوزه تجاری به کار برد. با این حال، BPMN علت ارتباطات بین دپارتمان ها را بیان می کند، به کارکنان این امکان را می دهد تا ببینند که در دستیابی به یک هدف مشترک سهیم هستند و این که چگونه هر تصمیم بر کل کسب و کار تأثیر می گذارد.

ممکن است بگویید که این سطح از دیدگاه صرفاً به دستورالعمل هایی برای مدیران سطح بالاتر احتیاج دارد. با این حال، یکی از مزایای اصلی BPMN زبان گرافیکی واضح آن است که درک آن حتی از متن روایی ساده هم بسیارآسان تر است. به بیان صریح، BPMN در امکان کارآیی فوق العاده کارآمد است!

• هم ترازی

در دنیای مدرن تجارت، فرار از دسترس فناوری اطلاعات غیرممکن است. آنچه قبلاً به عنوان یک ابزار ساده تلقی می شد، اکنون تقریباً در همه جنبه های شرکت های مدرن از جمله خدمات مشتری، ارتباطات و حتی اساسی ترین فرآیندهای کسب و کار نفوذ می کند.

حتی در این صورت سازمان ها هنوز هم افراد فنی و غیر فنی در سمت های کلیدی دارند. به همین دلیل، اطمینان از انطباق کامل استراتژی های کسب و کار با قابلیت های فناوری اطلاعات اغلب می تواند یک چالش باشد. عدم انجام این کار می تواند باعث تأخیرهای بی رویه در دستیابی به اهداف کلیدی، سازگاری با چالش های جدید و .. شود.

تکنیک های نقشه برداری فرآیند مورد استفاده در BPMN برای ارتباط نقش انشعابی فناوری اطلاعات در یک سازمان مناسب است.

این زبان را می توان متناسب با مخاطبانی با زمینه های مختلف فنی و با ساده سازی عناصر و فرآیندهای کلیدی به گونه ای ساخت که بدون توجه به مخاطب، توانایی های آن ها را نشان دهد.

حتی آموزش مقدماتی BPMN نیز می تواند تجربیات بسیار ارزنده ای را برای تحلیل گران کسب و کار که کمتر به کار با جنبه های فناوری سازمان های مدرن عادت دارند، فراهم کند.

• سریعتر سازگار شوید

با ادامه پیشرفت فناوری، سازمان ها باید آماده سازگاری باشند تا بتوانند همچنان در رقابت باقی بمانند. به عنوان مثال، بسیاری از مشتریان در حال حاضر خواستار دسترسی به خدمات از طریق برنامه ها و دستگاه های دستی هستند، در حالی كه رشد برون سپاری، شركت ها را به سرمایه گذاری بسیار بیش تری در برنامه های دیجیتال و پردازش دیجیتال واداشته است.

شنیدن درباره فناوری جدید و هیجان بیش از حد برای سازمان ها بسیار آسان است اما ناگفته نماند که هر تدبیر یا روند جدید برای هر شرکتی مناسب نخواهد بود و تلاش برای جا دادن ویژگی یا فرآیند جدید بدون درک کامل آن اغلب منجر به هدر رفتن تلاش با حداقل سود می شود.

با استفاده از چارچوب BPMN شرکت ها می توانند به راحتی پیش بینی کنند که چگونه تغییرات به طور بالقوه به حیاتی ترین فرایندهای آن ها سود می رساند. آن ها همچنین می توانند خطرات احتمالی را ارزیابی کنند، به آن ها امکان تصمیم گیری آگاهانه و سازگاری با چالش ها تا حد ممکن داده می شود.

سیالیت BPMN همچنین تضمین می کند که مدل ها می توانند شامل فناوری ها، چارچوب ها و فرآیندهای آینده باشند. به طور خلاصه، BPMN می تواند سازگاری مشاغل را افزایش دهد و کارهای پر هزینه انجام شده بر پایه حدسیات را نه تنها در کوتاه مدت بلکه برای آینده ای قابل پیش بینی کاهش دهد.

• همکاری و دلگرمی

وضوح ارائه شده توسط نمودارها و علامت گذاری BPMN فقط برای بالاترین رده های تصمیم گیری در یک کسب و کار مهم نیست. می توان با اصطلاحات مشترک، همکاری بین کارمندان در بخش ها، شرکت ها یا حتی صنایع مختلف را بهبود بخشید تا همه در یک سطح قرار گیرند.

توانایی درک اهداف یک شرکت، همراه با اطمینان از دانستن این که آن ها هرچه بیش تر با کارآیی دنبال می شوند، همچنین می تواند برای روحیه کارکنان سازمان، شگفت انگیز باشد. اصطلاحات و مستندات BPMN می تواند اعضای تیم را در مورد کارهایی که باید انجام دهند و همچنین چگونگی و دلیل انجام آن ها مطمئن سازد. این کار همچنین می تواند "انتقال سریع دانش" را به کارمندان با استفاده از دانش و تجربه برای مستند سازی فرآیندها به روشی فراهم کند که همه افراد، اعم از مبتدیان جدید و مدیران سطح بالا از آن بهره مند شوند.

• القا و پردازش

هنگامی که نوبت به یافتن و حفظ استعدادهای اصلی می رسد، ایجاد اولین برداشت بسیار مهم است. وضوح ارائه شده توسط BPMN برای این امر کاملاً مناسب است، زیرا کارمندان واجد شرایط و باتجربه می توانند ببینند که کسب و کار شما هم هدف مشخصی دارد و هم فرآیندهای کاملاً پایش شده به تحقق آن هدف کمک می کنند. نمودارهای BPMN همچنین می توانند با کمک به تمرکز روی مهم ترین عناصر برای یادگیری نقش های جدید، به مبتدیان کمک کنند تا در اسرع وقت بهره وری خود را افزایش دهند.

وقتی از BPMN به درستی استفاده می شود، هر فرآیند، حتی آن هایی که از کارمندان با مهارت و تجربه خوب برخوردار هستند می تواند به طور کامل برای دیگران مشاهده و درک شود.

این امر می تواند روند جایگزینی این کارمندان را بسیار آسان کند، زیرا تازه واردان مجبورند زمان بسیار کم تری را برای رسیدگی به کار خود صرف کنند.

• کارکنان را درک کنید

مطمئناً داشتن یک برنامه محکم یک چیز است، اما در واقع یادگیری پایبندی به آن کاملاً چیز دیگری است. خوشبختانه شفافیت و چشم انداز ارائه شده توسط BPMN این امکان را برای مدیران و ذینفعان فراهم می کند تا تشخیص دهند که چرا فرآیندهای اصلی تکمیل نشده اند و در صورت لزوم، کارکنان اصلی را مسئول می دانند.

این امر نه تنها برای مدیران کنترل کننده فرآیندهای در مقیاس بزرگ بلکه برای کارکنان شاغل نیز مهم است. این کارکنان می توانند بفهمند که تأثیر کار آن ها در اهداف گسترده سازمانی چیست و به آن ها انگیزه می دهد تا در پایان اهداف خود را انجام دهند.

https://blog.goodelearning.com/subject-areas/bpmn/benefits-of-studying-bpmn/