انتخاب (یا ایجاد) بهترین روش BPM

 این که آیا شما تازه یک ابتکار BPM جدید را شروع می کنید یا به دنبال راهی برای بهبود آنچه در حال حاضر دارید هستید، رمز تنظیم متدولوژی مناسب BPM است. اگر رویکرد شما قوی باشد، تقریباً همیشه نتایج عالی خواهید گرفت اما اگر ضعیف باشد، احتمالاً از کار BPM خود سود نخواهید برد. چندین روش برای تنظیم و بهبود متدلوژی BPM وجود دارد:

متدولوژی BPM چیست؟

متدولوژی BPM روشی است که سازمان شما توسط آن به درک و برنامه ریزی توالی و فعل و انفعالات فرآیندها در سیستم می پردازد.

این روش نه تنها مراحلی را که هنگام بهینه سازی یا ساخت یک فرآیند دنبال می کنید مشخص می کند، بلکه نشان می دهد که مسئولیت پاسخ گویی در مورد دستیابی به دستاوردهای مورد انتظار بر عهده چه کسی است؟

بسیاری از روش های BPM مشابه هستند، اما درک تفاوت ها کلید اصلی یک پروژه BPM است.سوالات مهمی وجود دارد که متدولوژی  BPMشما را تعیین می کند. در حالی که تمرکز بسیاری از آن ها در مورد نحوه انجام BPM است، سوالات مهم دیگری نیز وجود دارد که باید پاسخ دهید.

سوالات حیاتی درباره تعیین متدولوژی BPM

• چه کسی BPM را انجام می دهد؟ آیا شما مشاوران خارجی دارید یا فقط از عاملان فرآیند داخلی استفاده می کنید؟ چگونه این افراد را تربیت و آموزش خواهید داد؟ این مشاوران به چه کسانی گزارش می دهند؟
• تیم BPM چقدر اختیار دارد تا مسائل را تغییر دهد؟ آیا همه توصیه های آن ها به طور خودکار اجرا می شود؟ اگر نه، تحت چه شرایطی پذیرفته یا رد می شوند؟
• اهداف اولیه BPM چیست؟ کاهش هزینه، صرفه جویی در وقت، وضوح بیش تر، مشتریان خوشحال تر؟ چه کسی نتیجه اصلی هر فرآیند را تعیین می کند؟
• تلاش های BPM چگونه ارزیابی می شود؟ از چه معیارهای اولیه و ثانویه برای قضاوت درباره موفقیت آن ها استفاده خواهد شد؟
• ابتدا به کدام فرآیندها پرداخته می شود؟ چگونه تعیین می کنید که بیش ترین تأثیر در کجا باشد؟
• فرآیندهای کسب و کار هر چند وقت یک بار تحلیل می شوند؟

پاسخ بسیاری از این سوالات ممکن است هرگز در یک کتابچه راهنمای روش BPM رسمی نوشته نشده باشد، اما تأثیر به سزایی در موفقیت هر طرح ابتکاری دارد.

متدولوژی پایه ای BPM

وقتی بیش تر افراد به روش توسعه BPM فکر می کنند، به مراحل خاصی که در طول بخش تجزیه و تحلیل انجام شده اند فکر می کنند. ممکن است بگویید این بخش هسته اصلی یک روش BPM است.

هر رویکرد عناصر منحصر به فرد خود را دارد، اما اکثر آن ها گونه ای از این فرآیند هستند:

1. شرایط فعلی را ببینید - اکنون چگونه انجام می شود؟ چه کسی مسئول آن است؟ چه کارهایی؟ چه چیزی نیست؟

2. تغییرات احتمالی را شناسایی کنید - چه محدودیت هایی وجود دارد؟ بهترین فرآیند "ممکن" چیست؟

3. یک فرآیند جدید طراحی کنید - آیا لازم است دیجیتالی شود؟ چه سیستم هایی باید به هم متصل شوند؟ آیا نرم افزار BPM کمک خواهد کرد؟

4. آزمون بهبود - چه معیارهای اصلی نشان می دهد که چه چیزی به خوب یا بد تغییر کرده است؟

5. نظارت و تکرار - آیا فرآیند بهینه شده است، یا حتی می تواند بهتر باشد؟

 بهترین روش های BPM شناخته شده 

روش های BPM بسیار خوبی وجود دارد که می توانید یکی از آن ها را انتخاب کنید.

DMEMO:

این روش یکی از محبوب ترین و شناخته شده ترین روش ها در جهان BPM است.

• طراحی - کارها برای تکمیل فرآیند چگونه انجام می شوند؟
• مدل - چه پیشرفت هایی می توانیم انجام دهیم؟
• اجرا - چگونه تنظیمات در حین اجرا کار می کنند؟ 
• مانیتور - آیا در واقع روند بهتر می شود؟
• بهینه سازی - چه کار دیگری می توان انجام داد؟

DMAIC:

شما ممکن است این روش را از شش سیگما تشخیص دهید.

• تعریف - مشکل را تعریف کنید.
• اندازه گیری - جمع آوری اطلاعات مربوط به روند فعلی.
• تجزیه و تحلیل - تفسیر داده ها و ارائه پیشنهادات.
• بهبود – ایجاد تغییراتی در روند کار
• کنترل - کاهش انحرافات و ایجاد پیشرفت های بیش تر.

روش های محبوب BPM مانند Lean و Six Sigma برای فرآیندهای سازمانی بسیار رایج است. تمرکز بسیاری از این موارد بر مدیریت کیفیت و تجزیه و تحلیل آماری است.

به طور معمول شما می خواهید این روش ها را در فرآیندهای بسیار حیاتی به کار ببرید، زیرا برای جمع آوری داده ها تلاش زیادی لازم است.

 متدولوژی BPM خود را بسازید یا از روش آزمایش شده استفاده کنید؟ 

ساختن یا استفاده از روش های آزمایش شده، مشکلی ندارد که کدام را انتخاب کنید. اگر متدولوژی خود را بسازید، در حال ساختن محصولی سفارشی هستید که می توانید دائماً با آن دست و پنجه نرم کنید و آن را سرهم بندی کنید.

اما اگر یکی از موارد دیگر را انتخاب کنید، می توانید از روش هایی که بهترین ذهن های جهان ارائه داده اند به بهترین نحو استفاده کنید.

 با خیال راحت بهترین اجزای هر یک را برای تعریف مدل ترکیبی خود به کار گیرید. نیازی نیست که روش BPM خود را به طور کامل در روز اول بنویسید، اما این روش باید به اندازه کافی برای راهنمایی شما واضح باشد.

فناوری و متدولوژی BPM

یک اصل که نباید در مورد روش BPM فراموش کرد، فناوری است که قصد استفاده از آن را دارید.شما ممکن است بهترین متدولوژی BPM در دنیا را داشته باشید، اما اگر فناوری شما از استراتژی های شما پشتیبانی نکند، بی فایده است.

گاهی اوقات توسعه یک متدولوژی مستقل از یک ابزار، بعدها هیچ گزینه ای برای شما باقی نمی گذارد.اما در عین حال، شما نمی خواهید در مورد روش خود برای سازگاری با یک راه حل نرم افزاری BPM مصالحه کنید. اگر در حال ساخت سیستم های پیچیده ای هستید و نیاز به تجزیه و تحلیل آماری دقیق دارید ، ممکن است لازم باشد به دنبال گزینه های دیگر باشید.

https://kissflow.com/workflow/bpm/bpm-methodology/ 

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.