بسیاری از سازمان ها علیرغم خرید یک نرم افزار BPMS، نمی توانند از مزایا و نتیجه درست اجرای آن در سازمان خود بهره مند شوند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت فرآیندها در سازمان نیازمند آگاهی از موارد متعددی و رعایت آن ها است و سازمان ها و مدیران زیادی متاسفانه بدون تلاش در راستای شناخت و آگاهی از این نیازمندی ها، اقدام به تهیه این نرم افزار می کنند. به همین منظور ما شاهد شکست پروژه های BPM در سازمان های زیادی هستیم.
گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن فعالیت چندین ساله در زمینه مدیریت فرآیندها و نرم افزارهای BPMS، چند مورد از عواملی را که منجر به شکست پروژه و کنار گذاشته شدن نرم افزارBPMS در سازمان ها می شود، در این مطلب معرفی کرده است. در ادامه به معرفی و شرح چند نمونه از این اشتباهات سازمان ها و مدیران در استفاده از نرم افزار BPMS اشاره شده است:
1. نداشتن استراتژی مشخص در قبال نرم افزار BPMS
برای استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نیاز به یک استراتژی مشخص برای پیاده سازی و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژی مشخص ممکن است باعث ناآگاهی و گمراهی درباره هدف و نیازهای سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردی همچون شیوه و ترتیب شناسایی و مدلسازی فرآیندها و همچنین مسائل فنی همچون پیاده سازی و ساخت فرآیندها در BPMS نیازمند برنامه ریزی و تصمیم گیری های درست و از پیش تعیین شده است.
2. نقص در آموزش و آگاهی کارمندان از نرم افزار BPMS
استفاده موثر از نرم افزار BPMS نیازمند آموزش کارمندان است تا بتوانند به درستی با ابزار و فرآیندهای مربوطه کار کنند. عدم آگاهی و آموزش کافی می‌تواند به عملکرد ناکارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا که کارکنان و پرسنل سازمان از نرم افزاری که با آن احساس راحتی نکنند، حمایت نخواهند کرد.
3. ضعف ارتباطات در سازمان
ارتباطات نامناسب بین اعضای سازمان و تیم های مختلف می‌تواند باعث عدم هماهنگی و اثربخشی در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان و تیم های پروژه باید ساختارمند و کارآمد باشد تا امکان همکاری و هماهنگی بین آن ها فراهم شود، چرا که در زمان تحلیل فرآیندها نظرات تمامی افراد و واحدهای درگیر در آن باید در نظر گرفته شود تا سیستمی که پیاده سازی خواهد شد، برای همه افراد کارآمد باشد.
4. عدم بهره وری از قابلیت‌های کامل نرم افزار BPMS
نرم افزار BPMS قابلیت‌های زیادی برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد، اما در برخی موارد، سازمان ها ممکن است نرم افزار را به طور کامل بهره برداری نکرده و نتوانند از تمام قابلیت ها و امکانات آن استفاده کنند. به عنوان مثال، امکانات فنی نرم افزار که نیازمند دانش فنی و کدنویسی است، در سازمانی که نیروی متخصص چنین کاری را ندارد ممکن است بلااستفاده بماند.
5. عدم توجه به تغییرات محیطی سازمان
برای مواجهه با تحولات سریع در صنعت و بازار، سازمان ها همه ساله با تغییرات و اصلاحات متعددی مواجه می شوند. نادیده گرفتن تغییرات محیطی و عدم بروزرسانی فرآیندها و سیستم ها ممکن است باعث ایجاد ناکارآمدی و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.
به طور کلی، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نیازمند بررسی دقیق از نیازها و هدف های سازمان، طراحی و پیاده سازی مناسب فرآیندها، آموزش کارمندان، ارتباطات کارآمد و استفاده بهینه از قابلیت های نرم افزار است.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است