5 گام برای موفقیت در مدیریت فرآیند کسب و کار

1402/1/5
5 گام برای موفقیت در مدیریت فرآیند کسب و کار

آیا شما به مدیریت فرآیندهای کسب و کار علاقه دارید؟ با توجه به مزیت های فراوانی که مدیریت فرآیندهای کسب وکار دارد، تعجب آور نیست اگر هرکسب و کاری بخواهد در گروه BPM (Business Process Management) قرار بگیرد.

اجرا و پیاده سازی BPM بطور موفق، به تحلیل عمیق فرآیندهای موجود، شناسایی ناحیه های نیازمند به بهبود، ایجاد یا اصلاح جریان های کاری و پردازش خروجی های فرآیندها نیاز دارد.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای موجود به شناسایی مراحل و گام های تکراری کمک می نماید که حذف مراحل تکراری به افزایش بهره وری فرآیند کمک میکند.

قبل از اجرای این کار، گام های موثری برای اجرا و پیاده سازی BPM وجود دارد که برای دستیابی به بیشترین خروجی باید از آنها آگاه باشید.

پنج گام مدیریت موفق فرآیندهای کسب و کار:

  1. شناسایی گلوگاه ها

فرآیندها را بازبینی کنید و موردی که باعث تاخیر در تحویل خدمت یا بی نظمی و هرج و مرج در سازمان می شود را شناسایی نمایید.

گردش کاری فرآیندها را طراحی نمایید و برای هر مرحله از فرآیند ذی نفعان مربوطه را تعیین کنید. قدم زدن در سازمان و صحبت کردن با کارمندان به شما ایده های خوبی نسبت به چگونگی سختی یا آشفتگی موجود در برخی از فرآیندها خواهد داد.

زمانیکه عمیق تر نگاه میکنید، برای شما تشخیص فرآیندهای زمانبر و موانع آسانتر خواهد شد. ناکارآمدی افراد و عدم دیجیتالی بودن باعث ایجاد این وضعیت می شود.

  1. درک چگونگی مدیریت و کنترل این شرایط توسط شرکت های مختلف

به جای اجرا کردن یک فرآیند بطور فوری، ببینید شرکت های دیگر چگونه یک مساله مشابه را مدیریت و کنترل می کنند.

مطالعه صنعت مربوطه و دانستن اینکه چگونه شرکت های دیگر، از جمله رقبای شما، وضعیت ایجاد شده را مدیریت می کنند، به شما چشم اندازی از چگونگی حل کردن مشکلات مشابه توسط دیگران را می دهد. این موضوع به شما برای یادگیری درس های ارزشمند کمک خواهد کرد و همچنین هنگام تعریف جریان فرآیند کسب وکار باعث اجتناب از مشکلات غیرمنتظره می شود.

به عنوان مثال، یک مدل جریان کار برای مشخص کردن روش انجام کار، ذی نفعان و شرایط هر گام ایجاد می گردد. جریان کار ایجاد شده در سیستم BPM قرار می گیرد. سناریوی مورد استفاده مشکلات عملی را قبل از خودکارسازی جنبه های خاصی از فرآیند، شناسایی می نماید.

  1. یافتن فرآیندی که نیاز به خودکارسازی فوری دارد

بر روی چیزی که بیشتر از همه به آن نیاز دارید تمرکز کنید تا فرآیندهایی که می خواهید خودکار شوند.

فرآیند را استقرار دهید. به جای اینکه تنها بر روی مشتری تمرکز کنید، به خودکارسازی فرآیندهایی بپردازید که بر روی مهلت های زمانی رسیدگی و کیفیت کلی فرآیند تاثیر می گذارند. عمکلرد فرآیند و نقشی که کارمندان دارند را ارزیابی کنید.

یک اشتباه رایج که اکثر تصمیم گیرندگان انجام می دهند، اینست که سعی می کنند چندین فرآیند را بطور فوری خودکار و اتوماتیک نمایند. به جای تلاش برای انجام این موارد و خودکارسازی کل فرآیند در آن واحد، بر روی نقاط حساس و مشکلات تمرکز کنید و فرآیند را گام به گام اجرا و پیاده سازی کنید.

  1. برنامه ریزی برای پیاده سازی اتوماسیون فرآیندهای جدید

یک استراتژی ایجاد نمایید تا مطمئن شوید که پیاده سازی اتوماسیون بصورت یکپارچه و طی مراحل مشخصی انجام می گردد.

معیارهایی را برای ردیابی، پیگیری و نظارت بر پیشرفت در فواصل منظم شناسایی کنید. اینکه چگونه تغییر کامل شیوه فعالیت شرکت تان بر سازمان، تیم و روحیه کارمندان شما تاثیر خواهد گذاشت را درک نمایید. اگر خودکارسازی هرج و مرج بیشتری نسبت به شرایط قبلی ایجاد نماید، هدف اصلی بی فایده و باطل خواهد شد.

بازاریابی، مالی، IT و تیم های دیگر خود را تقویت کنید تا در طول این اتوماسیون فرآیند دیجیتال به کارمندان کمک کنید تا این انتقال به صورت یکپارچه و یک مرحله ای انجام گردد.

  1. تغییرات فرآیند را مدیریت و ROI را اندازه گیری نمایید

ROI چیست؟ مخفف Return on Investment  می باشد و به معنای بازگشت سرمایه می باشد و با تقسیم سود حاصل از سرمایه گذاری بر هزینه آن سرمایه گذاری محاسبه می شود.

همه چیز از آموزش و اجرا تا ROI باید در نهایت اندازه گیری و محاسبه شود. پیاده سازی، نوآوری، و خودکارسازی پایان انجام کارها و اتوماسیون نیست. فرآیندها را براساس بازخورد و فیبدبک کاربران بهینه سازی نمایید تا زمانی که بازده عملیاتی قابل توجهی وجود داشته باشد.

به عنوان رهبر یا تصمیم گیرنده در کل این فرآیند، باید به کارمندان کمک کنید تا آموزش ببینند، یاد بگیرند و تغییرات فرآیند را مدیریت کنند. زمانی که این اقدامات بصورت حرفه ای انجام شود، کارمندان تمایل خواهند داشت که در آینده تغییرات را به صورت بهتری انجام دهند.

یک نمودار اندازه گیری بازگشت سرمایه ایجاد نمایید تا مطمئن شوید که الهام بخش مدیریت ارشد برای سرمایه گذاری بیشتر در تحول دیجیتال است، چرا که دنیا به سمت هوش مصنوعی و مدیریت کلان داده مبتنی بر ابر به عنوان رویداد بزرگ بعدی حرکت می کند.

مدیریت فرآیند کسب وکار نیاز روز است و نرم افزار ما به شما کمک می کند تا به اهداف خود برسید و بهره وری خود را در هر مرحله افزایش دهید.

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




تماس فوری
تماس فوری