5 اشتباه در سیستم سازی کسب و کار که باید از آن ها اجتناب کنید | مدیریت فرآیند پارس

به عنوان یک کارآفرین موفق، کسب و کار شما به تدریج تا جایی گسترش می یابد که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره شرکت کنید. حرکت به مرحله بعدی مستلزم ایجاد سیستم هایی است که شما را از جنبه عملیاتی آزاد کند و به شما این امکان را بدهد که در عوض بر رشد و پیشرفت کار تمرکز کنید. اکنون زمان تنظیم و مستند سازی سیستم های کسب و کار شما فرا رسیده است. اگر می خواهید کسب و کار پایدار و موفقی داشته باشید، سیستم سازی کسب و کار امری بسیار حیاتی است.

با این حال، اشتباهات متعددی وجود دارد که صاحبان مشاغل کوچک معمولاً هنگام معرفی سیستم سازی کسب و کار مرتکب می شود. در هنگام سیستم سازی فرآیندهای تجاری از این پنج دام مشترک اجتناب کنید تا نتایج دلخواه خود را بدست خواهید آورد.

1. خودتان تحقیق نکنید

به عنوان یک صاحب مشاغل کوچک، ممکن است در مورد  "سیستم سازی" ایده داشته باشید، اما ممکن است در محیط یک شرکت بزرگ با چندین فرآیند کسب و کار خودکار کار نکرده باشید و مهم تر از همه ممکن است تخصص IT را برای معرفی  سیستم های مبتنی بر نرم افزار مناسب نداشته باشید.

مراحل کار را به سادگی به یک فرد IT یا مشاور مدیریت واگذار نکنید. بلکه این روند را خودتان درک کنید و صاحب آن شوید.

"اکثر مشاغل براساس خواسته های صاحب کار و در مقابل آنچه مورد نیاز کسب و کار است اداره می شوند."

اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما برای موفقیت بیش تر و کسب سود بیش تر به چه چیزهایی نیاز دارد. درباره بهترین روش تحقیق کنید و درباره راه حل های نرم افزاری موثر برای مشاغل صنعت خود مشاوره بگیرید. در برابر پیشرفت های جدید فن آوری که به سیستم سازی کمک می کند، آماده و پذیرا باشید.

2. برنامه ریزی نکردن

در تجارت شاید بیش از هرجای دیگر این ضرب المثل قدیمی صادق باشد: اگر در برنامه ریزی کوتاهی کنید ، قصد شکست خوردن خواهید داشت!

هنگام شروع سیستم سازی کسب و کار، چند روز را برای تدوین برنامه اختصاص دهید.

این طرح شامل موارد زیر است:

• شناسایی وظایف و فعالیت های معمول
• توصیف استانداردهایی که در پایان هر فعالیت انتظار دارید.
• توصیف فلسفه پشت هر فعالیت
• شناسایی موقعیت مناسب (فرد مسئول) در کسب و کار برای انجام فعالیت
• ایجاد الگویی برای مراحل هر فعالیت. با استفاده از این موارد برای تنظیم یک کتابچه راهنمای عملیاتی اقدام کنید.
• چگونه فرآیندهای خود را مرور کرده و بهبود می بخشید؟

در برنامه شما باید یک استراتژی ارتباطی وجود داشته باشد تا تیم شما را در جریان کارهایی که انجام می دهید، فرآیندهای نظارت بر انطباق با سیستم ها و یک برنامه آموزشی برای آموزش اعضای فعلی و جدید تیم در استفاده از سیستم ها قرار دهد.

3- تلاش برای انجام یک باره کار زیاد

به خصوص در مورد شرکت های نوپا و مشاغل خرد، سعی نکنید به طور همزمان تعداد زیادی سیستم یا سیستم های بسیار پیچیده برای سطح عملکرد کسب و کار طراحی کنید.

این فقط باعث ناامیدی بیش تر شما به عنوان صاحب کسب و کار بیش از حد گسترده می شود.

ابتدا سیستم هایی برای آن دسته از عملیات ایجاد کنید که بیش تر اتفاق می افتد. مثلاً اگر فعالیتی فقط سالی یک بار اتفاق می افتد، بلافاصله وقت خود را صرف ایجاد سیستمی برای آن نکنید.

تمرکز خود را بر روی یک فعالیت یا روند کاری بگذارید که به طور مکرر اتفاق می افتد و ناامیدی و مشکلاتی را ایجاد می کند. وقتی این عملیات سیستم سازی شد، به سراغ روند بعدی بروید. قبل از پرداختن به مراحل پیچیده تر، از مراحل کوچک شروع کنید.

4. مطرح نکردن استراتژی و اهداف سازمان با تیم تان

اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد تغییراتی که در پیرامون فرآیندهای کسب و کار اتفاق می افتد مطلع هستند. هرچه اطلاعات بیش تری در مورد مزایای سیستم سازی کسب و کار با آن ها به اشتراک بگذارید، آنها بیش تر از اهداف و استراتژی های سازمان حمایت می کنند و در فرآیند سیستم سازی مشارکت می کنند.

اساساً تیم شما می خواهد کار خود را به بهترین وجه ممکن انجام دهد، کار در یک محیط سازمان یافته و سازنده به آن ها کمک می کند تا این کار را انجام دهند.

اگر شما در ابتدا سازمانتان را با یک یا دو نفر اداره کرده و رشد سریع و استخدام های جدیدی را تجربه کرده اید، ضروری است که چشم انداز کسب و کار خود را ابلاغ کنید و ضرورت  سیستم سازی کسب و کار برای پایداری کسب و کار و حرکت به سمت جلو را متذکر شوید.

شما باید روش های رسمی تر ارتباطات تیمی مانند جلسات برنامه ریزی منظم سیستم سازی و اخبار تیم از طریق شبکه اینترانت شرکت را معرفی کنید.

5. نداشتن برنامه آموزش سیستم

ممکن است از پیشرفتی که در سیستم سازی کسب و کار خود داشته اید بسیار هیجان زده باشید، اما اگر فقط به این واقعیت اعتماد کنید که یک دفترچه راهنمای عملیاتی وجود دارد و افراد را برای استفاده از آن آموزش نمی دهید، سیستم های شما هرگز به درستی اجرا نمی شوند.

اطمینان حاصل کنید که تیم شما دقیقاً می داند که از آن ها چه انتظاری می رود، استانداردهای عملکرد چیست و پایبندی به طور منظم کنترل می شود.

 یک عضو اصلی در تیم خود را در نظر بگیرید که مسئولیت بروزرسانی و مرور منظم سیستم ها را بر عهده دارد.

همچنین مهم است که اسناد فرآیند / کتابچه راهنمای عملیات برای همه اعضای تیم به راحتی در دسترس باشد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

منبع : https://www.process.st/business-systemization/