نظارت بر کارمندان برای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

پیش از این هرگز فرصت های شغلی زیادی وجود نداشته است. تعداد صنایع  و مشاغل به طور لحظه به لحظه در حال رشد است.اگر بخواهید کسب و کار جدیدی را شروع کنید اقدامی خوب و عالی است، اما وقتی می خواهیم شرکت را فعال نگه داریم، کار کمی دشوارتر می شود. این به این دلیل است که هرچه فرصت های بیش تری وجود داشته باشد، رقابت بیش تر خواهد بود.

متفاوت بودن از بقیه  خلاقیت و نوآوری زیادی می طلبد، اما بخش عمده ای از آن نیز نحوه بهینه سازی کار است. فرآیندهایی که می توانید روی بهینه سازی آن ها کار کنید می تواند از تفویض پروژه های مهم و فوری به تیم های مناسب گرفته تا کارهای تکراری کوچک مانند حضور در محل باشد.

اگر فکر می کنید بهترین و آسان ترین راه برای این کار چیست، نگاهی به اطراف خود بیندازید. هر کجا که باشید، احتمال دارد که توسط فناوری احاطه شده باشید و پاسخ شما در همان ها نهفته است.

در این مقاله، ما در حال بررسی چگونگی استفاده از نظارت بر کارمندان برای بهینه سازی فرایندهای کسب و کار خود هستیم. انواع مختلفی از نظارت بر کارمندان وجود دارد، اما آنچه می توانید برای این منظور خاص استفاده کنید نرم افزار ردیابی کارمندان است.

این که شما فرآیندهای قابل بهبود را به طور موثر شناسایی کنید و تا چه اندازه آن ها را بهینه سازی و خودکار کنید می تواند برای شرکت شما در بازار رقابتی تفاوت ایجاد کند.

ضرورت بهینه سازی فرآیند و اتوماسیون احتمالاً برای اکثر مدیران و ذینفعان کاملاً واضح و حتی به صورت شهودی منطقی است. همه این ها مربوط به صرفه جویی در وقت و هزینه است.

هنگامی که صحبت از فرآیندهای کسب و کار می شود، کارآیی باید هدف نهایی شما باشد. شما باید هدف خود را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهید. در عین حال، کیفیت را نیز نباید از دست بدهید.

این مساله ممکن است در ابتدا بسیار سخت به نظر برسد، اما در واقع همه چیز در مورد استفاده از ابزارهای مناسب است. اگر موفق به دستیابی به بازدهی مطلوب شوید، به شما این امکان داده می شود تا منابعی از جمله زمان، پول و نیروی انسانی را برای سایر کارها آزاد کنید.

به عنوان مثال، شما خواهید فهمید که چگونه بخش های مختلف یک پروژه را بین اعضای تیم به بهترین وجهی واگذار کنید تا آن ها سریع تر به نتیجه برسند و نتیجه نهایی بهتر باشد (ما در مورد چگونگی انجام این کار کمی صحبت خواهیم کرد). اکنون علاوه بر ارتقا کیفیت کار، مدت زمان مشخصی نیز برای سایر مراحل در اختیار دارید.

 با صرفه جویی در وقت در یک پروژه، می توانید از آن در پروژه دیگری استفاده کنید، سپس آن پروژه دیگر را نیز سریع تر به پایان می رسانید و غیره و غیره.

تصور کنید که اگر نمی خواهید تیم خود را بلافاصله به پروژه دیگری منتقل کنید، می توانید با وقت اضافی چه کاری انجام دهید (فقط برای نام بردن از چند گزینه، آموزش های اضافی، تحقیق، توسعه حرفه ای فکر کنید).

بنابراین، هنگامی که به سازماندهی شرکت فکر می کنید، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار باید اولویت اول شما باشد.

حال بیایید ببینیم چگونه می توانید این کار را انجام دهید.

شناسایی فرآیندها

اول از همه باید بدانید که روی کدام یک از فرآیندهای کسب و کار باید بهینه سازی کنید و از چه راه هایی باید این کار را انجام دهید.

 هیچ پاسخ قطعی وجود ندارد، چون این مساله از یک کسب و کار به کسب و کار دیگر متفاوت خواهد بود. برای یک شرکت، این رویه می تواند تولید را خودکارتر کند، در حالی که برای شرکت دیگر ممکن است چیزی مانند ارائه پشتیبانی به موقع به مشتری باشد.

این جا همان جایی است که نرم افزار نظارت بر کارمندان شما وارد عرصه می شود. نظارت بر فرآیند می تواند ضروری باشد، ارائه برخی راهنمایی ها در مورد آنچه می توانید بهبود دهید.

نرم افزار ردیابی رایانه چگونه کار می کند؟

خوب، اساساً این نرم افزار به شما اطلاعاتی در مورد آنچه کارکنان شما در هر زمان در طول ساعت کاری خود انجام می دهند، ارائه می دهد.

این اطلاعات شامل برنامه هایی است که آن ها استفاده می کنند، وب سایت هایی را که بازدید می کنند و مدت زمانی را که در آن جا می گذرانند.

می توانید از این داده ها استفاده کنید تا ببینید کدام فرآیندها بیش ترین زمان را به خود اختصاص می دهند، کدام کارمندان در هنگام استفاده از برنامه های خاص عقب می مانند یا می توانید بررسی کنید که آیا فرآیندهای تکراری جزئی وجود دارد که می توانید خودکار کنید.

نرم افزار برای نظارت بر کارمندان می تواند داده های زیادی را در اختیار شما قرار دهد که می توانید با آن ها کار کنید.

از آن برای تعیین نقاط ضعف و زمینه های بهبود استفاده کنید. نرم افزار ردیابی کارمندان به طرز جادویی همه کارمندان شما را سریع تر نمی کند، اما قطعاً می تواند برخی از بینش های عملی را ارائه دهد و به شما در تصمیم گیری آگاهانه کمک کند.

بهینه سازی وظیفه

یکی از مزایای مهم داشتن نرم افزار ردیابی این است که به شما امکان می دهد تا نحوه بهینه سازی تفویض وظایف را برنامه ریزی کنید. دانستن این که کدام تیم یا کارمند یک فرآیند خاص را با کارآیی بیشتری به پایان می رساند، بینشی ارزشمند است.

ما به توانایی نرم افزار ردیابی کارمندان برای نظارت بر زمان کارمندان شما برای کارهای مختلف اشاره کردیم.

 اکنون تصور کنید که می دانید کارمند A به طور متوسط ​​10 دقیقه سریع تر فاکتور ایجاد می کند تا دیگر کارمندان. گرچه این بدان معنا نیست که شما باید هر فاکتور موجود را به او بدهید، اما می توانید چند فاکتور فوری به او بسپارید و می دانید که به احتمال زیاد کار را به موقع تمام می کند.

متناوباً، اگر می بینید که کارمند B مثلا  15دقیقه بیش تر از سایر کارمندان برای یک کار معین، در Excel کار می کند، می توانید تصمیم بگیرید که کمی وقت بگذارید و به او آموزش های اضافی بدهید.

این کار در طولانی مدت روند را سریع تر می کند.

نرم افزار ردیابی کارمندان همچنین می تواند این داده ها را در سطح تیم جمع کند که به شما تصویر بزرگ تری می دهد که تیم ها و ادارات مختلف تا چه اندازه کارآمد هستند و شما چگونه می توانید بهره وری آن ها را بهبود ببخشید.

نظارت بر کارمندان و اتوماسیون فرآیندها

سرانجام نرم افزار مانیتورینگ رایانه ای همچنین به شما کمک می کند تا برخی از فرآیندهای مسیر را خودکار کنید.

حداقل ابزارهای نظارت بر کارکنان می توانند میزان حضور و اضافه کاری را برای شما ردیابی کنند.

 می توانید اطلاعات جامع و واضحی در مورد زمان انجام کارها در هر ساعت، مدت زمانی که کارمندان در محل کار خود سپری کرده اند، میزان اضافه کاری کارمندان که شما برای پرداخت دستمزد کارمندان به آن ها نیاز دارید و اگر در حال کار با مشتری هستید، نرم افزار ردیابی کارمندان می تواند ساعات قابل پرداخت شما را حساب کند.

این ها همه مسائل مهم و اساسی است که باعث صرفه جویی در وقت و جلوگیری از خطاهای انسانی می شود. به شما امکان می دهد پروژه های مختلف را بر اساس نام پرونده ردیابی کنید.

 این نرم افزار می تواند یک لایه اضافی از اطلاعات مربوط به کارایی پروژه را به شما بدهد، با این کار شما مجبور نیستید کاری انجام دهید.

نتیجه گیری

مزایای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شما باید بیش از این واضح باشد، اما دانستن چگونگی انجام این کار، موضوعی است که باعث ایجاد یا شکستن شما خواهد شد.

ما در مورد چگونگی استفاده از داده های نرم افزار ردیابی کارمندان برای شناسایی و بهینه سازی فرآیندهایی که باعث تولید و کارآیی بیشتر کارکنان شما می شوند، بحث کردیم.

 اکنون این شما هستید که می توانید فرصت ها را کشف کرده و هوشمندانه تصمیم بگیرید که شرکت شما را به سطح بالاتری می رساند.

 

https://www.processmaker.com/blog/employee-monitoring-to-optimize-business-processes/

 

 

 

 

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین