چگونه می توان تعیین کرد که فرآیندهای کسب و کار شما به نتیجه نمی رسد؟

شما روی نرم افزار گردش کار سرمایه گذاری کرده اید تا بتوانید فرآیندهای کسب و کار را خودکار و ساده کنید، اما گاهی اوقات این مراحل طبق برنامه ریزی انجام نمی شوند.

این بدان معنی نیست که مدیریت فرآیند کسب و کار برای شما مناسب نیست. برعکس، این بدان معناست که شما یک فرصت عالی برای پیشرفت دارید و اینکه نرم افزار گردش کار مناسب می تواند بازدهی مثبت در سرمایه گذاری داشته باشد.

پذیرفتن این که روند کاری همان طور که انتظار داشتید پیش نمی رود دشوار است، اما تشخیص این که چه اتفاقی می افتد مهم است. بنابراین می توانید قبل از دست دادن روحیه ، تغییرات مثبت ایجاد کنید.

شناخت یک مشکل مرحله اول برای حل آن است. بنابراین، چگونه می توانید تشخیص دهید که یک فرآیند کسب و کار در مسیر شکست قرار دارد؟ در ادامه برخی از نشانه های شکست فرآیندهای کسب وکار را بررسی خواهیم نمود.

• وقتی فرآیندی هزینه ها را کاهش نمی دهد یا درآمد را افزایش نمی دهد

شما به دلایل زیادی فرآیندها را خودکار می کنید و دو دلیل اصلی برای این کار، کاهش هزینه ها یا افزایش درآمد است.

 این نتایج ممکن است به طور مستقیم یا غیرمستقیم حاصل شود. به عنوان مثال، ممکن است روشی برای نشان دادن انطباق با مقررات دولت یا صنعت (بدون ورود و پیگیری دستی زیاد) ایجاد شود.این به نوبه خود باعث صرفه جویی در وقت می شود و از این رو در هزینه نیز صرفه جویی می شود.

وقتی نمی توانید به روش های خاصی اشاره کنید که یک فرآیند هزینه ها را کاهش می دهد یا به تحقق هدف نهایی شما کمک می کند، شاید وقت آن رسیده است که فرآیند را کاملاً ارزیابی کنید و مشخص کنید دقیقاً چه مرحله یا مراحلی از فرآیند، سهم خود را از کار انجام نمی دهند.

• وقتی فرآیندی نتایجی را ارائه می دهد که هیچ کس به آن اهمیت نمی دهد

گاهی اوقات می توان جدیت و اشتیاق فروشنده نسخه ی آزمایشی نرم افزار گردش کار یا هر چیزی را که معلم مدیریت (شخصی با ایده ها یا نظریه های تأثیرگذار در مورد کسب و کار)، آن را مهم ترین نکته می نامد، پذیرفت. اما آن ها هر روز در محل کار شما کار نمی کنند و نمی توانند بفهمند نیازهای واقعی سازمان شما چیست.

 این که بتوانید از نرم افزار گردش کار خود برای تولید نوع خاصی از گزارش استفاده کنید، ممکن است یک  روش هوشمندانه ی جالب توجه باشد، اما اگر گزارشی باشد که هیچ کس به آن اهمیت نمی دهد و هیچ کس آن را نمی خواند، امتیازی برای سازمان شما در بر نخواهد داشت.

 نرم افزار گردش کار قدرتمند و انعطاف پذیر است. اگر فقط به این دلیل که می توانید به وسیله آن یکسری کارها را انجام دهید، به این معنی نیست که مجبور هستید حتما از ان استفاده کنید.

• وقتی مردم فرآیندها را به دلیل طولانی بودن دور می زنند

هنگامی که شما یک فرایند جدید را اجرا می کنید، یک زمان انتقال و یک منحنی یادگیری وجود دارد. امیدوارم شما دارای یک نرم افزار گردش کار باشید که یادگیری را آسان می کند، بنابراین تیم شما سرعت بخشیدن به فرآیندهای جدید را در زمانی کوتاه انجام خواهد داد.

 با این حال، گاهی اوقات یک فرآیند به خوبی طراحی نشده است. شاید بیش از حد به انحراف کشیده می شود و یا نیاز باشد که فرایندهای دستی زیادی در کنار آن انجام شود.

در نتیجه، افراد ممکن است به طور کلی روند را دور بزنند و در نهایت در می یابند که ادامه کار به روش قدیمی سریعتر و آسان تر است.

اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای جدید شامل آموزش است و تیم خود را به پرسیدن سوالاتی که به شما کمک می کند تا بفهمید کجا قابل بهبود است، تشویق کنید.

وقتی فرآیندی با تغییرات فناوری تطابق پیدا نمی کند.تغییرات سریع فناوری فقط بر شرکت تأثیر نمی گذارد. همچنین بر مشتریان و ارباب رجوع های شما تأثیر می گذارد.به ندرت پیش می آید که تغییر فرآیندها بسیار دشوار یا غیر ممکن باشد.

بدون این که سرانجام مجبور به برداشتن گامی رنج آور به جلو در فناوری برای سازگاری با بازار متغیر یا مشتری باشیم، نرم افزار گردش کار مناسب دارای انعطاف پذیری داخلی است و به اندازه کافی قدرتمند است که به شما امکان می دهد فرآیندها را در صورت لزوم  و برای رسیدن به عملکرد مطلوب تنظیم کنید.

به این ترتیب فرآیندهای شما از سطح مدرن و به روزعقب نیستند و تیم شما در فرآیندهای خارج از رده گیر نمی افتد. مدیریت فرآیند به بهبود مستمر بستگی دارد و نرم افزار گردش کار شما باید این کار را تسهیل کند.

نتیجه گیری

گاهی اوقات فرایندهای کسب و کار جواب نمی دهند، اما این بدان معنا نیست که مدیریت فرایندهای کسب و کار اتلاف وقت است.

 برعکس، امکان آزمایش چیزهای جدید در مدیریت فرآیند مهم است، اما شما باید زمانی که فرآیندی ساده ارائه نمی شود و باید دوباره ساخته یا اصلاح شود، شرایط را بپذیرید.

ProcessMaker یک نرم افزار با کد باز برای گردش کار است که به شما امکان می دهد از طریق یک رابط drag&drop ، فرآیندهای کاری را ایجاد کنید.

این نرم افزار یک جعبه ابزار گسترده است که دسترسی  به آن از طریق وب صورت می گیرد، بنابراین هماهنگی جریان کار در سازمان شما بدون توجه به اینکه از نظر جغرافیایی چقدر پراکنده هستید، به آسانی انجام می شود.

همچنین می تواند با سایر سیستم های کسب و کار شما از جمله مدیریت اسناد، CRM و هوش تجاری تعامل داشته باشد.

گروه مدیریت فرآیند پارس می تواند کلیه خدمات فنی موردنیاز را در جهت پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر به شما ارایه دهد.

https://www.processmaker.com/blog/how-to-determine-when-your-business-process-is-failing/