مستندسازی فرآیند چیست؟ مثال ها و 7 مزیت از مزایای مستند سازی فرآیند

مستند سازی فرآیند روشی است که می توانید تمام اطلاعات لازم را برای اجرای صحیح یک فرآیند کسب و کار در سازمان خود به صورت داخلی ضبط کنید.در واقع یک فعالیت مستمر است که باید همان طور که فعالیت ها ساخته می شوند ،به منظور اطمینان از حصول نتیجه مطلوب، انجام شود.

مستندات فرآیند یک سند فرآیند ایجاد می کند:  یعنی شرح مفصلی از هر درخواست مورد نیاز برای اجرای صحیح یک فرآیند. شما باید همه اطلاعات مربوطه را برای سهولت درک و اجرای سند درج کنید.

اگر من در حال حاضر یک مدل فرآیند دارم، چرا به مستندات فرآیند نیز نیاز دارم؟

به بیان ساده یک مدل فرآیند در مورد "چه" است، در حالی که اسناد فرآیند "چگونه" و "چرا" را توضیح می دهد.

یک مدل فرآیند یک نمایش گرافیکی از فرآیند کسب و کار و اجرای آن است و شامل جزئیات دقیقی مانند مالکیت یا مسئولیت مراحل در فرآیند یا مدت زمانی که انتظار می رود هر مرحله در این فرآیند طول بکشد، نمی شود. این سطح از جزئیات را می توان در اسناد فرآیند اضافه کرد.

به عنوان مثال، یک مرحله در مدل فرآیند، "ایجاد درخواست خرید" است، شرح ساده ای از کار. در سند فرآیند، شرح مفصل تری وجود دارد، مانند تعریف تاریخ تحویل، اطلاعات تحویل و مشخصات محصول.

چرا باید مستندسازی فرآیندها را انجام دهم؟

یک سند فرآیند به عنوان یک نقشه راه برای کسب و کار شما عمل می کند. هنگامی که در حال ایجاد فرآیندهای جدید هستید یا می خواهید فرایندهای موجود را بهبود بخشید، اسناد فرآیند به عنوان بهترین راهنمای عملی برای نحوه ساخت و اجرای آن ها عمل می کند.

جزئیات موجود در یک سند فرآیند می تواند به کاربران در درک تفاوت های ظریف مانند قصد یا علت تغییر فرآیند قبلی کمک کند. این امر ،وقتی ثابت شود که سازمان شما الزامات قانونی خاصی را برآورده می کند، می تواند بسیار مفید باشد.

دلایل مستندسازی فرآیند

افزایش ثبات - فرآیند تکرار شونده نیازی به طراحی مجدد ندارد و همیشه با استفاده از منطق یکسان ایجاد می شود.

ارائه وضوح - کاهش ابهامات عملیاتی با تعیین وظایف دقیق مورد نیاز برای تکمیل یک فرآیند، چه کسی مسئول است و نحوه انجام وظیفه به چه شکلی است.

مخزن دانش - در صورت ترک کار کارمند، اغلب آن ها دانش فرآیند خود را به همراه خود می برند. مستندات فرآیند به این معنی است که همه به این اطلاعات مهم دسترسی دارند.

آموزش - اسناد فرآیند می تواند به عنوان بهترین راهنمای عملی عمل کند، بنابراین یک ابزار آموزشی عالی برای کارکنان جدید است.

فعال شدن بهبود فرآیند  - بررسی جزئیات در اسناد فرآیند می تواند تنگناها و مناطقی را که می تواند کارآمدتر باشد، مشخص و برجسته کند.

مستندات فرآیند چه مزایایی دارد؟

اسناد فرآیند مزایای متعددی را ارائه می دهد که به نوبه خود می تواند به بهبود رضایت کارکنان و رضایت مشتری کمک کند.

بهبود کارایی فرآیندها - فرآیندها بررسی می شوند تا مطمئن شوید که به کارآمدترین روش انجام می شوند.

بهبود کیفیت کلی - مستندسازی هر مرحله می تواند زمینه های بهبود را به نمایش بگذارد.

کاهش هزینه ها - بهبود فرآیندها به لطف زمان ساخت کمتر و بهبود کلی فرآیند، باعث صرفه جویی در هزینه می شود.

صرفه جویی در زمان توسعه - روش استاندارد ایجاد فرآیندها باعث می شود تا سریع تر فرآیندهای جدید تنظیم شود.

از بین بردن عیب ها - مستندسازی فرآیند به شما امکان می دهد نقص ها را پیدا کرده و آن ها را برطرف کنید.

مرجع واحد - هرگونه شک و تردید را با یک نقطه حقیقت از بین ببرید.

"نقطه حقیقت، ساختار مدل های اطلاعاتی و طرحواره داده های مرتبط است به گونه ای که هر عنصر داده فقط در یک مکان تسلط دارد. هرگونه پیوند احتمالی به این عنصر داده فقط با مرجع است."

اطمینان از انطباق - تعیین دقیق نحوه اجرای وظایف به رعایت مقررات کمک می کند.

چگونه می توانم از اسناد فرآیند با کیفیت خوب اطمینان حاصل کنم؟

هنگام مستندسازی فرآیندها، مهم است که بین موشکافی و تفصیل تعادل برقرار کنید، اما در عین حال باید همه چیز واضح و مختصر باشد. این بدان معناست که باید اطمینان حاصل کنید که هیچ اطلاعات مهمی را کنار نمی گذارید اما اطلاعات غیر ضروری یا خارج از موضوع را هم نباید شامل شود.

به یاد داشته باشید که برای چه کسانی مستندات فرآیند را می نویسید و تصور کنید که خودتان کار را انجام می دهید و در نظر بگیرید که چه اطلاعاتی برای شما مفید خواهد بود. این موارد می تواند شامل تصاویری از جنبه های پیچیده تر باشد که توضیح آن ها تنها با کلمات دشوار است.

همچنین افزودن هدف یا انگیزه برای کار مفید است، زیرا این امر دلیل انجام کار را توضیح می دهد. به این ترتیب هنگامی که بهبود فرآیند در حال انجام است، کاربران می توانند ببینند که چرا این فرآیند در وهله اول مدل شده است. همچنین به خاطر داشته باشید که مستندسازی فرآیند یک فعالیت یک بار مصرف نیست. هر زمان که فرآیندها به روز می شوند، مستندات نیز باید به روز شوند.

ابزارهای مستندسازی فرآیند اغلب یک الگو یا مراحل آسان برای پیگیری ارائه می دهند که اسناد شما را یکپارچه می کند، کیفیت خوبی را تضمین می کند و قالب بندی را ساده و خوانا می کند.

آیا برای مستندسازی فرآیند به ابزاری نیاز دارم؟

نرم افزار مستندسازی فرآیند روشی موثر برای ضبط دیجیتالی تمام جزئیات اضافی مورد نیاز برای اجرای صحیح فرآیندهای کسب و کار را ارائه می دهد. استفاده از نرم افزار به این معنی است که می توانید از ویژگی های بصری استفاده کرده و اطمینان حاصل کنید که در هر مرحله مستندات مناسب وجود دارد.

بیزاجی به شما امکان می دهد تا فرآیندهای خود را مستقیماً در مدل های فرآیند مستند کنید. پس از اتمام کار، می توانید اسناد را در کنار تمام فرایندهای کسب و کار خود برای یک نقطه حقیقت عملیاتی یا در قالب های مختلف در کتابخانه ایمن فرایند بیزاجی منتشر کنید.

چگونه می توانم یک مدل فرآیندی را که قبلاً ساخته ام مستند کنم؟

ایده خوبی است که فرآیندهای خود را هنگام ایجاد آن ها ثبت کنید. در Bizagi در طول مدل سازی فرآیند، می توانید فرآیندهای خود را مستند کرده و اطلاعاتی را در سطح فرآیند و همچنین اطلاعات دقیق در سطح عنصر در نمودار خود قرار دهید.

پس از تکمیل نمودار فرآیند و اسناد، می توانید اسناد را در قالب مورد نظر خود منتشر کنید.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.bizagi.com/en/blog/bpm/what-is-process-documentation