معنی قالب فرآیندی چیست؟ بیایید آن را ریز و بخش بندی کنیم.
در این مقاله به موارد زیر خواهیم پرداخت:
- تعریف قالب فرایندی
- قالب فرایندی چگونه کار می کنند.
- بهره وری را چگونه می توان افزایش داد.
- انعطاف پذیری و مقیاس پذیری
10 مزیت برتر قالب های فرآیندی
قالب های فرآیندی ما طرح های آماده ای هستند که فرصتی برای طراحی و اجرای فرآیندهای جدید فراهم می کنند. این ویژگی نوآورانه باعث صرفه جویی در زمان و ارتقای ثبات و همکاری در بین تیم ها می شود. این ویژگی مشکل رایج کاری را حل می کند: صرف زمان زیاد برای کارهای کوچک و تکراری و زمان نداشتن برای کارهای بزرگ. قالبهای فرآیندی زمان کار شما را به شدت کاهش می دهند.
قالب های فرایندی چگونه کار می کنند؟ یک نقطه شروع یکپارچه
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار شامل ده ها نقطه تماس است. ممکن است لازم باشد اعضای تیم را درگیر کنید، با نرم افزار شخص سوم ارتباط برقرار کنید، یا گروهی از ربات های RPA را سازماندهی کنید. هر بار شروع با یک لوح تمیز می تواند زمان بر، خسته کننده و خطرناک باشد.
با الگوهای فرآیند پروسس میکر، می‌توانید به سرعت فرآیندهای موجودی را که قبلاً بررسی کرده‌اید تغییر دهید.
این قالب ها طیف گسترده‌ای از فرآیندهای کسب و کار، مانند ورود کارکنان، پردازش فاکتور، مدیریت مرخصی و غیره را پوشش می‌دهند. این الگوها ورودی ها، خروجی ها، نقش ها، مسئولیت ها، نقاط تصمیم گیری و مراحل مربوط به اجرای یک فرآیند خاص را مشخص می کند.
با انتخاب الگویی که دقیقاً همسو با هدف مشترک سازمان شما باشد، می توانید مرحله ایجاد فرآیند را شروع کنید. الگوها به عنوان یک پایه محکم عمل می کنند و ساختار و جریانی را ارائه می دهند که می توانید مطابق با نیازهای خاص آن را سفارشی کنید.
علاوه بر قالب های تنظیم‌شده در پلتفرم ساخت فرایند در پروسس میکر، ما همچنین مجموعه‌ای در حال رشد از قالبهای رایگان در دسترس داریم. می توانید از این قالب ها برای شروع پروژه بعدی خود استفاده کنید. آنها را در گالری قالب ما بیابید.
چگونه الگوهای فرآیندی موجب بهبود بهره وری می شوند؟
مطالعه ای که توسط آسانا (Asana ) انجام شد نشان داد که کارمندان حدود 4 ساعت و 38 دقیقه در هفته را برای انجام مجدد کارهایی که از قبل وجود داشته است هدر می دهند. این بدان معناست گزارش هایی را آماده می کنند که نمی دانند آنها را قبلا شخص دیگری آماده کرده است. سوالاتی پرسیده می شود که پاسخ داده شده است. به جای استفاده از یک استراتژی از پیش موجود، به تابلوی طراحی برگردید.
اینجا جایی است که قالبهای اتوماسیون فرآیند بدرستی می توانند به تیم شما کمک کنند. کارمندان و تیم های مشارکتی می توانند به‌جای کار کردن به صورت پسرفتی، زمان بیشتری را صرف حرکت رو به جلو کنند.
قالب فرایندی می تواند شامل وظایف مورد نیاز برای موارد زیر باشد:
- باز کردن یک حساب کاربری
- جستجوی جزئیات مشتری را در ERP
- عضو داخل یا خارج
- پردازش یک فاکتور
- مدیریت اسناد، فرم یا برنامه دریافتی با استفاده از پردازش هوشمند
- اختصاص یک رهبر فروش داغ
- ایجاد گزارش
- انجام یک سفارش
- بررسی هزینه یک کارمند
- انجام یک بررسی عملکرد
- مدیریت یک قرارداد جدید
- زمانبندی یک قرار ملاقات با یک تکنسین
- تایید یک درخواست مرخصی تعطیلات یا ارسال درخواست هزینه سرمایه ای به یک مدیر
اعضای تیم می توانند به جای شروع دوباره، فرآیند تایید شده را برداشته و آن را در یک فرآیند جدید قرار دهند.
به عنوان مثال، فرض کنید مجموعه ای از وظایف دارید که تیم خدمات مشتری شما را از طریق باز کردن حساب های جدید با تلفن راهنمایی می کند. اما شما به دنبال اضافه کردن یک گزینه سلف سرویس هستید که کاربران می توانند در اوقات فراغت خود آن را پر کنند. قالب های فرآیند به شما کمک می‌کنند یک نقطه شروع با استفاده از مراحلی که می دانید کار می کنند داشته باشید. شما سپس می توانید آنها را برای یک هدف مشابه اما جدید تنظیم کنید.
انعطاف پذیری برای ذخیره و استفاده مجدد برای همکاری یکپارچه
قالب های فرآیند فراتر از ارائه مدل های از پیش تعریف شده هستند. آنها شما را قادر می سازند تا فرآیندهای خود را به عنوان قالب ذخیره کنید.
اگر پس از ایجاد یا تغییر یک فرآیند، آن را به عنوان یک قالب ذخیره کنید می توانید در آینده دوباره از آن استفاده کنید. با استفاده از این ویژگی، سازمان‌ها می توانند کتابخانه ای از قالب های سفارشی‌سازی شده ایجاد کنند که با الزامات کسب و کار و فرآیندهای عملیاتی منحصربه فرد آنها هماهنگ باشد.
هنگامی که پروژه‌های دیگر به وجود می‌آیند، کاربران می‌توانند از این قالب های ذخیره‌شده استفاده کنند و زمان و تلاش لازم برای ایجاد فرآیند را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. این عملکرد توزیع بهترین شیوه ها را ساده می کند و همکاری را تقویت می کند، جایی که کارکنان می توانند آزادانه ایده های بهبود فرآیند را به اشتراک بگذارند و اجرا کنند.
10 مزیت برتر الگوهای فرآیند
هدف اولیه قالب های فرآیند در مدیریت فرآیند کسب و کار ارتقای استاندارد سازی، کارایی و کیفیت است. با داشتن سطح بالایی از ثبات، می توانید سردرگمی، خطاها و تغییرات ناخواسته را در مهمترین فرآیندهای خود کاهش دهید. در اینجا 10 مزیت برتر کار باقالب های فرایندی در پلتفرم پروسس میکر آورده شده است:
1. صرفه جویی در زمان و تلاش: وقتی درست به نتیجه رسیدید، چرا چرخ را دوباره اختراع کنید؟ کاربران می توانند به سادگی قالبی را انتخاب کنند که دقیقاً با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد و بر اساس آن، آن را سفارشی کنند. این کار مراحل اولیه ایجاد فرآیند را تسریع می کند و زمان و منابع ارزشمندی را برای سایر وظایف حیاتی آزاد می کند.
2. بهبود مستمر فرآیند: قالب های فرآیند دست در دست یکدیگر با ستون اصلی ساخت فرآیندهای مؤثر کار می کنند: بهبود فرآیند. آزمایش و تجزیه و تحلیل مستمر فرآیندها را مؤثرتر می کند. با استفاده از بخش هاس سازنده موجود، می‌توانید مکرراً آن را تکرار کنید تا زمانیکه بهترین عملکرد را در توالی وظایف پیدا کنید.
3. دستیابی به ترکیب پذیری فرآیند: با قالب های فرآیند، چرخ دنده های ماشین پردازش شما به عنوان اجزای جداگانه وجود دارند. به راحتی بخشهایی از گردش کار خود را به فرآیندهای کاملاً جدید تغییر داده و تغییر دهید. کاربران می توانند از مشکلات رایج و فرآیندهای طراحی که برای موفقیت بهینه شده اند با استفاده از مدل های از پیش تعریف شده اجتناب کنند.
4. اشتراک دانش و همکاری: توانایی وارد کردن و صادر کردن قالب ها، اشتراک دانش و همکاری را در میان اعضای تیم تسهیل می کند. کاربران می توانند با وارد کردن قالب های ایجاد شده توسط دیگران، از تخصص همکاران خود بهره ببرند که منجر به بهبود مستمر فرآیند می شود. علاوه بر این، صادر کردن قالب ها به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندها را در تیم ها، بخش ها و کشورهای مختلف استاندارد کنند.
5. کاهش ریسک: احتمال خطا و تاخیر را از بین ببرید. وقتی همه اعضای تیم شما از قالب های از پیش تأیید شده استفاده می‌کنند، احتمال مواجه شدن فرآیندهای جدید با مشکلات غیرمنتظره کاهش پیدا می کند.
6. ثبات در میان گردش مالی: هر شرکتی با حفظ یک پایگاه دانش سازمانی مشکل دارد. هنگامی که یکی از اعضای کلیدی تیم می رود، تیم ها اغلب مطمئن نیستند که دقیقا چگونه وظایف حیاتی را انجام دهند. الگوهای فرآیند تضمین می کنند که هیچ کس دستور العمل "چگونه" را در سر خود قفل نمی کند. شما سابقه ای کامل از بهترین شیوه ها خواهید داشت که می توانید در زمان ایجاد فرآیندهای خودکار جدید از آنها استفاده کنید.
7. مقیاس پذیری و سازگاری: با رشد و تکامل سازمان ها، الزامات فرآیند آنها ممکن است تغییر کند. الگوهای فرآیند انعطاف پذیری را برای انطباق با این نیازهای در حال تغییر فراهم می کنند. کاربران به راحتی می توانند الگوهای جدید را بر اساس نیازهای تجاری در حال تحول ایجاد کنند. این مقیاس پذیری تضمین می کند که فرآیندها با اهداف سازمانی هماهنگ هستند و امکان تعدیل در صورت نیاز را فراهم می کند.
8. حفظ انطباق با مقررات: الگوهای فرآیند یک ویژگی حیاتی مدیریت فرایندهای کسب و کار برای صنایعی هستند که به الزامات انطباق زیادی نیاز دارند. با پیروی از قالبهای موجود، سازمان ها می توانند قوانین و مقررات را بین تیم ها نظام مند کنند. قالب ها می توانند شامل نقاط بازرسی کنترل کیفیت، قوانین دسترسی کاربر و شاخص های عملکرد باشند، بنابراین همه فرآیندها از معیارهای یکسانی پیروی می کنند.
9. بهبود آموزش کارکنان: قالب های فرآیندی به عنوان یک منبع ارزشمند برای آموزش کارکنان جدید عمل می کنند. تازه واردان می توانند برای درک مراحل، وظایف و نقش های دخیل در فرآیندهای مختلف تحت نظر خود به این قالب ها مراجعه کنند. این منحنی یادگیری را کاهش می دهد و تضمین می کند که استخدام های جدید از همان ابتدا از رویه های تعیین شده پیروی می کنند.
10. رضایت مشتری بسیار بالا: مک کینزی "ثبات" را به عنوان عنصر مخفی شادی مشتری فهرست می کند. وقتی مشتریان با برند شما درگیر می شوند، دوست دارند بدانند چه انتظاری دارند. چه در حال پرداخت صورت‌حساب باشند و چه در حال به‌روزرسانی جزئیات حساب باشند، ثبات بسیار مهم است. الگوهای اتوماسیون فرآیند یک تجربه قابل اعتماد ایجاد می کند که باعث افزایش اعتماد در بین پایگاه کاربر شما می شود.
همواره تلاش کنید نرم افزار BPMS مناسب برای نیازهای سازمان خود را پیدا کنید. ما برای شما اینجا هستیم! با تیم ما صحبت کنید تا مشاوره مناسب کسب و کار خود را دریافت کنید.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است