5 کلید موفقیت آمیز اجرای BPM

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مفهوم بزرگی است. این مفهوم شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، اتوماسیون، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار ، طراحی گردش کار و استراتژی کسب و کار است. برای موفقیت در اجرای BPM، درک BPM و تدوین برنامه از قبل ضروری است، اما اگر به درستی اجرا شود، مزایای آن بسیار زیاد خواهد بود.سازمان ها در هر اندازه و نوع از BPM برای بهبود فرایندهای کسب و کار از end to end استفاده می کنند.

یک پیاده سازی خاص BPM معمولاً با تعریف مراحل مربوط به یک فرایند کار شروع می شود تا بتوانید تعیین کنید چه چیزی می تواند بهبود یابد، چه چیزی می تواند به صورت خودکار انجام شود و چگونه می توان آن را ردیابی کرد.

با راه حل نرم افزاری مناسب BPM، BPM می تواند کاملاً سفارشی شود. این مسئله بسیار حیاتی است، زیرا هیچ دو سازمانی دقیقاً یکسان عمل نمی کنند و تمایز دهنده ها کلید رقابت هستند.

در ادامه 5 کلید موفقیت آمیز اجرای BPM را شرح می دهیم

1. اهداف خود را از قبل تعیین کنید

قبل از اجرای BPM باید بپرسید: "چرا ما این کار را انجام می دهیم؟" پاسخ باید مواردی مانند:

• ما روی کدام فرآیند تمرکز کرده ایم؟

• چه چیزی باید از آن فرآیند ناشی شود؟

• آیا این فرآیند اهداف خود را برآورده می کند؟

• چه جنبه هایی از فرآیند نیاز به بهبود دارد؟

• چه تغییراتی می تواند جنبه های فرآیند را بهبود بخشد؟

بسیاری از سازمان ها با کارهای کوچک آغاز می کنند؛ با فرآیندی که می دانند می توانند آن را به راحتی کنترل کنند. موفقیت در اجرای آزمایشی BPM باعث ایجاد اعتماد به نفس و شجاعت برای گسترش BPM در سایر فرآیندها می شود.

2. فراهم نمودن شرایط مشارکت و حمایت فعال در بالا و پایین نمودار سازمان 

بدیهی است که مدیریت و مشارکت اجرایی و تأیید مهم است. اما حمایت از کاربران خط مقدم که هر روز با این روند سر و کار دارند نیز همین است.

همه افراد درگیر باید اهداف BPM را درک کنند و در هنگام برنامه ریزی و اجرا بازخورد را به راحتی ارائه دهند.

 آموزش و برقراری ارتباط؛ بعضی از افراد ممکن است BPM را به تعویق بیندازند زیرا شرایط و وضعیت موجود را تهدید می کند.

بدانید که نگرانی آن ها چیست و مزایایی را که انتظار می رود BPM به همراه داشته باشد کاملا برایشان روشن کنید. از همان ابتدا با تیم IT خود ارتباط برقرار کنید.

حتی اگر آن ها مستقیماً مسئولیت طراحی گردش کار را ندارند، لازم است بدانند که آیا نیار به ایجاد هرگونه تغییر در زیرساخت IT هست یا خیر؟

3. نرم افزار BPM خود را با دقت انتخاب کنید

در نهایت شما و تیم خود تنها کسانی هستید که می توانید تعیین کنید کدام یک از راه حل های نرم افزاری BPM برای نیازهای شما مناسب است.

 همان طور که افراد زیادی ممکن است در مورد نوع اتومبیل شما نظری داشته باشند، افراد زیادی نیز آماده اند تا به شما بگویند که شما به کدام نرم افزار BPM نیاز دارید.

 نرم افزار شما باید امکان همکاری و برقراری ارتباط آسان را داشته باشد و به شما این امکان را بدهد که بدون نیاز به استخدام برنامه نویس یا بیرون کشیدن فردی از تیم IT خود، گردش کار را تعیین کنید.

همچنین باید گزینه های گسترده سفارشی سازی را به شما ارائه دهد، زیرا فرآیندهای شما منحصر به فرد هستند و راه حل BPM شما باید با توجه به آن ها به طور منحصر به فرد اجرا شود.

4. نظارت و اندازه گیری پس از اجرا

BPM بر اساس تعهد به بهبود مستمر بنا شده است. بنابراین این بدان معناست که شما فقط نمی توانید BPM را پیاده سازی کرده و بعد آن را رها کنید.

قبل از اجرای BPM، عملکرد پایه خود را درک کنید تا پس از آن چیزی برای اندازه گیری عملکرد خود داشته باشید.

برنامه ریزی برای مستندسازی اجرای BPM از ابتدا؛ دقیقاً بدانید چه کسانی در یک مرحله از فرآیند تحت تأثیر قرار می گیرند و از آن ها بازخورد بخواهید.

اگر نظارت، اندازه گیری و تنظیم دقیق BPM به صورت قابل کنترل انجام شود. شما به طور مکرر فرآیند BPM خود را بهتر کرده و سازمان را برای گسترش BPM به سایر فرآیندها آماده می کنید.

5. به BPM به عنوان یک "پروژه" نگاه نکنید

نرم افزار BPM را به عنوان یک پروژه با آغاز و پایان مشخص تصور نکنید. بله، مراحل قابل تعریفی نیز وجود دارد، اما BPM بیش تر در مورد روندی به سمت بهینه سازی فرآیند و رویکردی برای تحقق آن است.

واژه "پروژه" برای آنچه در واقع BPM هست مفهومی بسیار محدود کننده است، این که سیستمی برای پیش بینی و مدیریت تغییرات است همانطور که شرایط تغییر می کند یا فناوری اجازه می دهد.

اجرای BPM مستلزم برنامه ریزی، ارتباطات و سخت کوشی است، وقتی افراد ببینند که ایده هایشان زنده می شود و فرآیندها بهینه می شوند، تازه می فهمند که BPM چرا وجود دارد و در واقع چه کاری انجام می دهد.

نتیجه گیری

نرم افزارBPM  برای کمک به سازمان شما در به دست آوردن ارزش برای کسب و کار و استفاده از مزیت های رقابتی طراحی شده است.

البته رسیدن به این هدف به سخت کوشی و برنامه ریزی نیاز دارد.

 ProcessMaker یک نرم افزار منبع باز BPM است که به تیم شما این امکان را می دهد تا فرآیندها را به صورت شهودی با اهداف شما تعریف کنند. این نرم افزار شامل مجموعه ای چشم گیر از ابزارهای کارآمد است، و از آن جا که متن باز است و توسط یک جامعه کاربر فعال دنبال می شود، می تواند کاملاً متناسب با کسب و کار شما باشد.

https://www.processmaker.com/blog/the-5-keys-to-successful-bpm-implementation/

 

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین