چرا به ترسیم نقشه فرآیندها نیاز داریم ؟

نقشه فرآیند به صورت تصویری آنچه در یک فرایند کسب و کار اتفاق می افتد را توصیف می کند. ترسیم فرآیند شامل مشخص کردن تمام مراحل یک فرآیند، چه کسی مسئول چه کاری و نتیجه چه چیزی است، برای ایجاد یک سری مراحل است که به نتیجه نهایی می انجامد. این به معنای واقعی کلمه یک نقشه است که شما را در فرآیند کسب و کار تان راهنمایی می کند و اطلاعات، فعالیت ها، مطالب و افراد درگیر را شناسایی می کند.

 چرا باید نقشه فرآیند را ترسیم کنم؟

ترسیم فرآیند هنگام تعریف دقیق آنچه در یک فرآیند اتفاق می افتد و درک وضعیت فعلی نحوه عملکرد سازمان شما، تمرین مفیدی است.ترسیم دنباله خطی فعالیت هایی که یک فرایند کسب و کار را تشکیل می دهند، به شناسایی تنگناها یا مراحل غیر ضروری در این فرآیند کمک می کند. داشتن تجسم بصری، توضیح وضعیت فعلی و تغییرات جدید را برای کاربران آسان تر می کند.

 به عنوان مثال، می توانید فرآیند کارکنان جدید را ترسیم کنید تا بررسی کنید که آیا همه افراد مناسب و مختص کار مورد نظر، مطلع هستند و آیا همه تجهیزات لازم برای شروع کار آن ها آماده است. مشاهده همه مراحل ارائه شده این فرصت را می دهد که فرآیند را ساده کرده و تا آن جا که ممکن است کارآمد سازیم.

مزایای ترسیم فرآیند چیست؟

  • درک فرآیندها - برقراری ارتباط بصری یک فرایند کسب و کار، به توضیح این فرآیند برای سایر کاربران کمک می کند.
  • اطمینان از انطباق - ترسیم فرآیندها به صورت بصری نشان می دهد که شما تمام الزامات لازم را برآورده می کنید و به ساده سازی و استانداردسازی فرآیندها برای رعایت دقیق مقررات کمک می کند.
  • کشف و حذف ضایعات - مراحل غیر ضروری را در فرآیندهای خود مشخص کنید تا بتوانید این فرآیند را تا حد ممکن کارآمد و امکان پذیر سازید.
  • کمک به حل مشکلات - یک نمودار بصری موثر به تصمیم گیری و شناسایی راه حل ها کمک می کند.
  • اسناد فرآیند - توضیحات دقیق نحوه عملکرد فرآیندها

 چگونه از ترسیم فرآیند در مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) استفاده می شود؟

 بر اساس تعریف گارتنر،BPM  طیف وسیعی از فعالیت ها و روش ها را برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار پوشش می دهد. ترسیم فرآیند جزء مهمی از BPM است، زیرا نقشه های فرآیند تجسم مفیدی برای نشان دادن نحوه انجام وظایف از یکی به یکی دیگر برای رسیدن به محصول نهایی هستند.

فرآیندها را می توان مدل سازی کرد - رویکردی پویاتر و چابک تر که فرآیندها را در چارچوب کل سازمان قرار می دهد که از چرخه عمر فرآیند و بهبود مستمر پشتیبانی می کند.

نمونه هایی از نقشه برداری فرآیند

  • زنجیره ای از هتل ها و کازینوها - هتل 5 ستاره این امکان را دارد که به مشتریان خود در طبقه کازینو وام بدهد تا آنها بتوانند بازی طولانی تری را ادامه دهند، اما این امر برای اطمینان از رعایت مقررات نیاز به بررسی شدید دارد. این فرآیند برای ایجاد شفافیت کامل، قبل از اینکه با سیستم های کازینو ادغام شود، تهیه شده است و گزارشات تک کلیک و بررسی های امنیتی ایجاد شده در فرآیند را ایجاد می کند.
  •  سازمان لجستیک جهانی - سازمان لجستیک برای شناسایی تنگناها، فرآیندها را در بخش مالی خود ترسیم می کند. این امر باعث شفافیت بیش تر می شد و به آن ها اجازه می داد تا کارهایی را پیدا کنند که می تواند به طور خودکار برای بهبود کارایی انجام شود. آن ها در حال حاضر 95 درصد اتوماسیون در فرآیند صورتحساب مالیات بر ارزش افزوده دارند و حجم روزانه 2500 محموله را مدیریت می کنند.
  • ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی - یک صندوق مراقبت های بهداشتی برای ارائه کارت های هوشمند به کارکنان خود جهت دسترسی ایمن، به اطلاعات بیمار نیاز دارد. راه حل جدید نقشه برداری، آزمایش و در کمتر از چهار هفته اجرا شد. اکنون می توان کارت ها را در کمتر از 2 هفته صادر کرد و برای شروع جدید آماده است، تا پیش از این صدور کارت تا 6 هفته طول می کشید.

 آیا به نرم افزار نقشه برداری فرآیند نیاز دارم؟

نرم افزار ترسیم فرآیند روشی موثر برای ثبت دیجیتالی فرآیندهای کسب و کار شما ارائه می دهد. استفاده از نرم افزار به این معنی است که می توانید از ویژگی های بصری مانند کشیدن و رها کردن (drag&drop) هنگام نقشه برداری فرآیندهای خود استفاده کنید. مدیریت فرآیند پارس، به شما امکان می دهد مدل های فرآیند را با استفاده از نماد استاندارد BPMN ایجاد و بهینه کنید. پس از اتمام کار، می توانید فرآیندها را در کتابخانه امن فرآیند یا در قالب های مختلف منتشر کنید. درنهایت، پس از تکمیل مدل های فرآیندی، می توانید آن ها را در برنامه های کسب و کار بسازید.

https://www.bizagi.com/blogs/bpm/what-is-process-mapping-benefits

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین