وقتی کارمندان از نرم افزار BPM شما سر باز می زنند چه کاری باید انجام دهید؟

تغییر یک فرآیند یا سیستم می تواند کار خطرناکی باشد.

از یک سو ممکن است افرادی وجود داشته باشند که از حفظ داشته های کنونی سود می برند.

 از سوی دیگر، همیشه نمی توان از کسانی که می خواهند از روش جدید انجام کار بهره مند شوند حمایت کرد.

 به عبارت دیگر هر زمان که وضعیت موجود را خراب کرد، می توانید انتظار عقب نشینی داشته باشید.

اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار یا نرم افزار BPM می تواند احساس خطر را در برخی افراد ایجاد کند.

شاید آن ها نگران خودکارسازی کارها نباشند، اما نسبت به تغییرات تحمیل شده از " بالا" ممکن است مقاومت نشان دهند.

حتی اگر کارمندان سازمان به طور کلی پذیرای آنچه نرم افزار BPM می تواند برای آن ها انجام دهد باشند، این احتمال باز هم وجود دارد که در طول مسیر دردسرهای فزاینده ای را تجربه کنید.

اما وقتی کارمندان از نرم افزار BPM شما سر باز می زنند چه کاری باید انجام دهید؟

• از ابتدا با تعیین  کاربران نهایی از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.

اگر فکر می کنید می توانید نرم افزار BPM را به راحتی روی نیروی کار خود پیاده کنید و باید به طور خودکار توسط همه پذیرفته شود، اشتباه می کنید.

 مدیران ممکن است یک راه حل جدید BPM را دوست داشته باشند، اما اگر از طریق تحمیل یک فرمان اجرایی می خواهید کار را جلو ببرید، باید انتظار مقاومت را داشته باشید.

 مردم با بهبود فرآیندهای کار مخالف نیستند، اما اگر کاربر فرآیندی باشند، از ابتدا می خواهند بخشی از پیاده سازی نرم افزار BPM باشند.

 مطمئناً خرید اجرایی مهم است، اما پشتیبانی از افرادی که روز به روز از این فرآیند استفاده می کنند نیز مهم است.

• به نرم افزار BPM خود اجازه ندهید تغییرات غیرضروری را شروع کند.

تغییر به خاطر تغییر، سطحی نگری است. هنگام ارزیابی فرآیندها برای استفاده با نرم افزار BPM، مهم است که ببینید که در حال حاضر شرایط به درستی پیش می روند و بر بخشهایی از یک فرآیند که در واقع نیاز به بهبود دارند تمرکز کنید.

به عنوان مثال، اگر فرم الکترونیکی دارید که کاملاً به نیازهای آن پاسخ می دهد، جایگزینی آن با فرم سیستم BPM می تواند بدون بهبود فرآیند، اختلال غیرضروری ایجاد کند.

اطمینان حاصل کنید که نرم افزار BPM به شما امکان می دهد که بتوانید مراحلی را که از قبل به خوبی کار می کنند را ادغام کنید و روی فرصت های پیشرفت تمرکز کنید.

• فرآیندهای کاری را که با آن ها شروع می کنید، با دقت انتخاب کنید.

نرم افزار BPM هنگامی که ارزش تجاری جدید یا بهبود یافته را نشان می دهد، بازگشت سرمایه را فراهم می کند.

بنابراین مهم است که این ارزش های جدید یا بهبود یافته کسب و کار را از قبل تعریف کنید و با فرآیندهایی که ممکن است زمانی اهداف تجاری را برآورده کرده باشند، اما دیگر این کار را انجام نمی دهند مقابله کنید.

هنگام بررسی این که از کجا با نرم افزار BPM شروع می کنید، در نظر بگیرید که چطور زمینه کسب و کار شما تغییر کرده است.

شاید اکنون در سطح بین المللی کالا حمل می کنید یا تجارت الکترونیکی و همچنین فروشگاه های آجر و ملات را اداره می کنید و نحوه چگونگی افزودن ارزش تجاری را تعریف می کنید.

• اجازه دهید افرادی که به محض در دسترس بودن این نرم افزار از آن استفاده می کند، به شما در انتشار اخبار پیاده سازی نرم افزار کمک کنند.

اگر سازمان شما شامل افرادی است که از این شرایط استقبال می کنند و در آنچه شما می خواهید نرم افزار BPM شما انجام دهد سهیم می شوند، از آن ها دعوت کنید تا در مورد نرم افزار SBPM اطلاعات کسب کنند، در مورد چگونگی استفاده بهتر از آن بازخورد ارائه دهید و سایر ذینفعان را آموزش دهید.

این افراد می توانند برای برقراری ارتباط فوق العاده باشند. چگونگی استفاده از نرم افزار BPM برای بهبود فرآیند به افراد کمک می کند تا کارها را با بهره وری بیش تری انجام دهند و اعتماد به نفس خود را در مهارت های کاری افزایش دهند.

در حالت ایده آل، جایگاه این شخص در IT یا C-suite نیست، بلکه یک کاربر خط مقدم است.

• هرگز دیدگاه و بینش افرادی که از این فرآیندها استفاده می کنند را نادیده نگیرید.

همه این اقدامات و نگرش ها مربوط به بهتر شدن امور برای افراد واقعی است که هر روز یک روند را انجام می دهند.

وقتی این مسئله را فراموش می کنید، ممکن است برای شما "یک اشکال نرم افزاری" باشد اما برای شخص دیگری "ناتوانی در انجام کار من تا زمانی که IT مشکل را حل کند"، باشد.

اگر انتظار دارید افراد داده های جدیدی را برای ردیابی ارسال کنند، اطمینان حاصل کنید که آن ها می دانند چرا این کار را می کنند و این کار چگونه سازمان شما را مفید تر و موثر تر می کند.

 بدترین نگرش این است که بگویید : "سوال نکنید. ما این کار را انجام می دهیم."

نتیجه

یکی از بزرگ ترین تحریک کننده های مقاومت کارکنان در برابر نرم افزار BPM ، ذهنیت "من بیش از شما می دانم" از افراد اجرایی یا فناوری اطلاعات در حال استقرار نرم افزار و روند جدید است. شما باید با مسائل مردم و همچنین فناوری کنار بیایید، در غیر این صورت ابتکار عمل BPM شما شکست می خورد و البته انتخاب نرم افزار مناسب BPM امری حیاتی است.

ProcessMaker نرم افزار کد باز BPM با جامعه کاربری فعال و درگیر است و از آن جا که منبع باز است، علاوه بر ابزارهای داخلی قابل توجه، امکان مطابقت با نیازهای هر سازمان را فراهم می کند.

https://www.processmaker.com/blog/what-to-do-when-your-employees-balk-at-your-bpm-software-2/