چه زمانی سازمان شما به مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد

چه زمانی سازمان شما به یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. 

مدیریت فرایند کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند برای همه فرایندها چارجوب قابل اطمینان بسازد. با همه فرایندهای ترسیم شده، نظارت شده و بهینه شده، احتمال اشتباه خیلی کاهش می‌یابد و کارایی فرایند افزایش می‌یابد. اما آیا سازمان شما نیاز به اجرای مدیریت فرایند کسب و کار دارد؟

در اینجا مثال‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد سازمان شما به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار پویا و چابک نیاز دارد.

1. فرایندهای پویایی که نیاز به تغییرات انطباق مقرراتی دارد.

انطباق فرآیند کسب و کار به اطمینان از اینکه فرآیندهای کسب و کار مطابق با دستورالعمل های صنعت مربوطه می‌باشند اشاره دارد. اطمینان از انطباق می‌تواند برای سازمان‌های در حال رشد دلهره‌آور باشد، زیرا زمانی که الزامات تکامل می‌یابند، سازمان باید سریعاً با آنها منطبق شود یا تحت مجازات قرار گیرد. خطر عدم تطابق زمانی بیشتر است که صحبت از تغییرات سیاست‌های مرتبط با قانون مانند تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری به دنبال تغییر در قوانین مالی یا حریم خصوصی باشد. اگر برای مدیریت فرآیندهایی که اغلب تحت تغییرات انطباق هستند یا دارای مقررات انطباق با ریسک بالا هستند، مشکل دارید، سازمان شما به یک راه حل مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارد.

2. فرآیندهای تکراری که انجام دستی آنها خیلی سخت است.

داشتن تعداد زیادی فرآیند عمومی و تکراری دلیل اصلی اجرای مدیریت فرآیند کسب و کار است. شرکت‌ها با جایگزینی ساده فرآیندهای دستی مستعد خطا و بیش از حد پر زحمت، با گردش‌های کاری کاملا خودکار، شاهد افزایش قابل ستایش در ترازنامه بوده‌اند. مدیریت فرآیند دستی بسیار ناکارآمد است. هر آنچه را که با عدم انتقال به یک مدل خودکار حفظ کنید، به سرعت از طریق ناهماهنگی‌های فرآیند و مشکلات عدم دقت داده‌ها از بین می‌رود. نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار  به شما این امکان را می دهد که صفر تا صد اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار خود را برای افزایش کارایی و بهبود فرآیند پیاده سازی کنید.

3. فرایندهای پیچیده کسب و کار که نیاز به سازمان دهی و هماهنگی در کل سازمان دارند

معمولا فرآیندهای کسب و کار تک سو نیستند و به هماهنگی در چندین قسمت، بخش و واحد کسب و کار نیاز دارند. سازمان‌هایی که فرآیندهایی با تفکر سیلویی سختی دارند، از فضای خالی بین بخش هایی که کارها را به تأخیر می اندازند یا انجام نمی دهند، رنج می‌برند. فرآیند میان بخشی مانند پذیرش سازمانی کارکنان، ریسک کمتری دارد اما فرآیندهایی مانند تنظیم صورتحساب و گزارش هزینه، شکست‌های پرخطر هستند. ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار به شما کمک می‌کنند تا با تمرکز بر داده و دانش فرآیندی، فرآیندها را به طور یکپارچه در بخش‌ها هماهنگ و بهینه کنید.

4. فرآیندهای حیاتی که مستقیما بر عملکرد روان سازمان تاثیر می‌گذارند.

فرآیندهای حیاتی یا فرآیندهای اصلی یک سازمان بیشترین داده‌ها و افراد را به خود اختصاص می‌دهند. همه فرآیندهایی که مستقیما بر مشتریان تأثیر می‌گذارند یا عملیات را در معرض خطر قرار می‌دهند، حیاتی در نظر گرفته می‌شوند. مدیریت فرآیند کسب و کار دقت بالایی را در سازماندهی و بهینه سازی این فرآیندهای سطح بالا نشان می‌دهد. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌تواند به طور خودکار زمانی که فروشنده خط مشی قانونی را نقض می‌کند یا زمانی که کاربر غیرمجاز سعی می‌کند به اطلاعات محرمانه مشتری دسترسی پیدا کند، به شما هشدار دهد.

5. فرآیندهای کسب و کاری که برای تکمیل آنها به برنامه‌های کاربردی نسخه قدیمی نیاز دارند.

برنامه های کاربردی قدیمی و منسوخ اما حیاتی برای عملیات، برنامه های کاربردی نسخه قدیمی نامیده می‌شوند. شرکت‌ها جایگزینی یا سفارشی سازی این برنامه‌های کاربردی را جهت کار با ابزارها و فناوری های مدرن چالش برانگیز می‌دانند. مدیریت فرآیند کسب و کار بهترین راه برای بالا بردن قابلیت‌های برنامه‌های کاربردی قدیمی شما است. شما می‌توانید راه‌حل‌های مدیریت فرایند کسب و کار بر روی برنامه‌های قدیمی‌تر پیاده‌سازی کنید تا به یک سیستم متمرکزی تبدیل شوید که همه داده‌ها را با هم نگه می‌دارد. وابستگی های برنامه را به طور یکپارچه حفظ کنید و به کاربران غیر قدیمی کمک کنید تا به راحتی با برنامه های قدیمی کار کنند.

6. فرآیندهای کسب و کار به استثنای مواردی که به صورت دستی انجام می شوند و نیاز به بازگردانی سریع دارند.

استثناها در فرآیندهای کسب و کار رایج هستند و هر کسب و کاری باید راه حلی برای پشتیبانی از مدیریت استثناء داشته باشد. استثناهای فنی و استثناهای عملکردی وجود دارد. استثناهای فنی به قطع سیستم، عدم دقت داده ها، ورودی های بدون ساختار و خطاهای اجرا اشاره دارد در حالی که استثناهای عملکردی به مواردی اشاره دارد که منحصر به فرد هستند یا به رفتار پیش فرض نادرست برمی گردند. سازمان شما نمی‌تواند هر بار که چنین استثناهایی رخ می دهد، عملیات را متوقف کند. مدیریت فرآیند کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا تغییرات پیچیده استثناها را بدون دردسر مدیریت کنید.

مدیریت فرایند کسب و کار یک ضرورت کسب و کار است؟

پاسخ این است که بله، سازمان شما نیاز به مدیریت فرآیند کسب و کار، ترجیحا از همان ابتدا دارد. وقتی فرآیندها توسعه می یابند، باید برای منحنی یادگیری موثر، نظارت و مستند شوند. زمانی که فرآیندها به بلوغ رسیدند، برای مدیریت مؤثر باید متمرکز و هماهنگ شوند. دیر یا زود، متوجه خواهید شد که مدیریت فرآیند کسب و کار یک ضرورت برای اطمینان از حرکت روان در عملیات های کسب و کار است.