کدام سازمان ها به نرم افزار BPMS نیاز دارند؟

امروزه شاهد رواج هر چه بیش تر نرم افزارهای BPMS در سازمان های مختلف هستیم. به همین منظور ممکن است روزانه بسیاری از سازمان ها این دغدغه را داشته باشند که یک نرم افزار BPMS چیست و کدام سازمان ها و شرکت ها به نرم افزار BPMS بیش تر نیاز دارند.

نرم افزار مدیریت فرآیندها (نرم افزار BPMS) به نرم افزارهایی گفته می شود که به سازمان ها در راستای سیستمی کردن و بهینه سازی فرآیندها و گردش کارهای سازمان کمک می کنند. این نرم افزارها کلیه مراحل چرخه BPM را از تحلیل و مدلسازی فرآیندها گرفته تا اجرای سیستماتیک فرآیندها و گزارش گیری از آن ها پشتیبانی می نمایند. به واسطه یک نرم افزار BPMS، سازمان ها می توانند فرآیندهای کسب و کار خود را تحت استاندارد BPMN 2.0 مدلسازی کرده و ضمن طراحی و پیاده سازی سیستماتیک فرم های هر فرآیند، آن ها را تحت نرم افزار به جریان بیندازند.

دلیل رواج نرم افزارهای BPMS در سازمان ها چیست؟

در اینجا به برخی دلایلی که باعث می شود نرم افزار BPMS برای سازمان ها مفید تلقی شود اشاره می کنیم:

1. بهبود کارایی

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشیده و فرآیندها کارایی بیشتری در زمان اجرا اجرا داشته باشند. این نرم افزار به سازمان اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار را به طور مداوم بهبود داده و تغییرات لازم را در سریع ترین زمان در فرآیند اعمال کند.

2. افزایش کیفیت

BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کیفیت فرآیندهای کسب وکار خود را ارتقاء دهند. این نرم افزار این امکان را فراهم می کند تا سازمان ها و مدیران، فرآیندهای کسب وکار را مدیریت کرده، داده‌ها و اطلاعات را تجمیع کنند و نقاط ضعف فرآیندها را شناسایی نمایند تا بتوانند بهینه سازی و بهبودهای لازم را اعمال نمایند.

3. کاهش خطای انسانی

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندها را به صورت الکترونیکی و اتوماسیون شده ایجاد کنند. این امر امکان تعامل بین افراد و بخش‌های مختلف سازمان را بهبود می‌بخشد و به کاهش خطاها و اشتباهات احتمالی (همچون خطای انسانی) کمک می‌کند.

4. کاهش هزینه‌ها و زمان

استفاده از BPMS باعث می‌شود که سازمان‌ها بتوانند هزینه‌های خود را کاهش داده و زمان بیشتری را در اجرای فرآیندهای کسب و کار خود صرفه جویی کنند. این نرم افزار قابلیت اتوماسیون فرآیندها را داراست و برای اجرا و پیگیری فرآیندها به منابع کمتری نیاز دارد. همچنین برخی وظایف و فعالیت ها که پیش تر توسط نیروی انسانی انجام می شده، اکنون می تواند توسط نرم افزار به صورت خودکار صورت گیرد.

5. رقابت پذیری بالا

BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از روش‌ها و راهکارهای بهتر و هوشمندانه تری برای ارائه محصولات و خدمات خود استفاده کنند، بنابراین سازمان‌ها می‌توانند رقابت‌پذیری بالاتری در بازار کسب و کار خود داشته باشند.

کدام شرکت ها و سازمان ها نیاز به نرم افزار BPMS دارند؟

امروزه ما شاهد رواج نرم افزارهای BPMS در تقریبا همه سازمان ها هستیم. اما کدام سازمان ها هستند که بیش تر از بقیه به چنین نرم افزاری نیاز دارند و یا وجود یک نرم افزار BPMS برای آن ها می تواند ضروری باشد؟

معمولا شرکت هایی که به نرم افزار BPMS نیاز دارند عبارتند از:

شرکت های بزرگ و پیچیده

شرکت هایی که فرآیندهای پیچیده و گسترده ای دارند، می توانند از نرم افزار BPMS استفاده کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را راحت تر مدیریت کرده و بهینه سازی نمایند.

شرکت های با محیط کسب و کار داینامیک و تغییرپذیر

در صنایعی مرتبط با خدمات مشتریان، که با توجه به تغییرات نیازها و سلایق مشتریان نیاز به تغییرات مداوم در فرآیندهای کسب و کار خود دارند، نرم افزار BPMS به عنوان یک ابزار منعطف و قابل تنظیم با نیازهای روز کسب و کار مورد نیاز است.

شرکت های با پیچیدگی عملیاتی

شرکت هایی که عملیات پیچیده ای از جمله هماهنگی بین بخش ها، تسهیل ارتباط و هماهنگی پردازش ها و نظارت بر عملکرد دارند، نرم افزار BPMS را می توانند مورد استفاده قرار دهند.

شرکت های با تجارب مشتری معقول

شرکت هایی که توجه خاصی به تجربه مشتری می پردازند و فرآیندهای کسب و کار خود را بر اساس نیازها و ترجیحات مشتریان برنامه ریزی می کنند، می توانند از نرم افزار BPMS برای ایجاد و بهینه سازی فرآیندهای مشتری استفاده کنند.

لازم به ذکر است که نیاز به فرهنگ فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار امروزه تقریبا در هر سازمانی احساس می شود و هر سازمان بسته به نوع کسب و کار خود و فرهنگ سازمان خود باید تصمیم بگیرد که تا چه به یک نرم افزار BPMS نیاز دارد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم مشاوره های لازم را به شما و سازمانتان در راستای استفاده از نرم افزارهای BPMS ارایه دهیم. همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن ارایه نرم افزار BPMS به شما، فرآیندهای موردنیاز شما را نیز تحت آن پیاده سازی خواهد نمود.