عملکرد گردش کار در مجموعه نرم افزاری ERP و CRM

عملکرد گردش کار در مجموعه نرم افزاری ERP و  CRM

آیا تا به حال فکر کرده اید که چرا اکثر راه حل های CRM و ERP دارای چنین عملکرد افتضاحی در گردش کار و مجموعه ویژگی های گردش کار که در محصول شان  قرار داده شده است، هستند ؟ آیا تا به حال شنیده اید که کسی بگوید عملکرد گردش کار در SAP ، QAD ، Epicor ، Infor ، Oracle  یا SAGE یا هر سیستم ERP دیگر را دوست دارد؟

البته استثنائاتی نیز وجود دارد، اما پاسخ معمولا "نه" است. عملکرد گردش کار معمولاً در اکثر مجموعه های CRM و ERP اصلا خوب نیست (البته چند استثنا وجود دارد).

اما چرا؟ چرا اکثر سیستم های CRM و ERP دارای چنین ویژگی های  و قابلیت گردش کار ضعیف هستند؟

ERP و CRM سازمانی

هر CRM و ERP که به بازار میانی یا بازار سازمانی فروخته می شود، در لیست ویژگی های خود "گردش کار" را ادعا می کند. شما می دانید من در مورد چه چیزی صحبت می کنم. این ادعا یا در برگه مشخصات یا برگه قیمت گذاری یا در صفحه داخلی وب سایت قرار دارد و معمولاً در اساسی ترین نسخه محصول ارائه نمی شود. معمولاً فقط در "نسخه های پیشرفته" گران تر موجود است.

برای نمونه به صفحه قیمت SalesForce CRM نگاه کنید. در زیر خواهید دید که قابلیت Workflow ("سفارشی سازی و خودکارسازی فرآیندها") با 25 دلار برای هر کاربر در ماه در دسترس نیست و فقط تا حدی با 75 دلار برای هر کاربر در ماه در دسترس است. با شروع برنامه 150 دلاری در ماه، به مجموعه ویژگی گردش کار دسترسی کامل خواهید داشت.

مشکل

متأسفانه از میان هزاران فروشنده CRM و ERP که ادعا می کنند دارای مجموعه ای از ویژگی های گردش کار هستند، احتمالاً تعداد انگشت شماری وجود دارند که گردش کار را به خوبی انجام می دهند. ببینیم چرا.

عملکرد گردش کار یک ویژگی اصلی برای ERP یا CRM نیست. ویژگی های اصلی ERP و CRM حول یک سیستم داده محور می چرخد ​​که بر روی رابط های سبک CRUD  (ایجاد، به روز رسانی، حذف) تمرکز می کند.

گردش کار متفاوت است - شامل تجویز موارد بعدی (معمولاً از طریق طراح بصری) و سپس اطمینان از انجام وظایف مطابق الگوی طراحی شده است. گردش کار شامل مفاهیم پیچیده ای از مدیریت حقوق، جریان نشانه، مسیرهای حسابرسی و موارد دیگر است. از سوی دیگر، تمرکز سیستم های CRUD بر روی این است که به کاربر اجازه بدهد تا در مورد تصمیم گیری برای اقدام بعدی، آزاد باشد.

قابلیت گردش کار تنها ویژگی نیست که در اکثر سیستم ها در بخش اصلی تعبیه نشده است.

گزارشگری و هوش تجاری یکی دیگر از نمونه های عالی است. درست مانند Workflow و BPM،Reporting/BI   یکی دیگر از مجموعه ویژگی هایی است که همه انتظار دارند در هر ابزاری مشاهده کنند. اکثر فروشندگان سعی می کنند که این ویژگی ها را خود اضافه کنند و نتیجه تقریباً همیشه همان وضعیتی است که در مورد عملکرد گردش کار توصیف کردیم.

پیچیدگی مدیریت محصول

سرانجام، مجموعه ویژگی هایی مانند عملکرد گردش کار (BPM) و گزارش/BI  در این محصولات "creep" می شود.

این مورد برای همه محصولات اتفاق می افتد و به آن Scope Creep می گویند. Scope Creep اغلب به لطف نیازهای مشتریان بزرگ "stretch" اتفاق می افتد. این نوع مشتری است که به فروشنده CRM یا ERP مراجعه می کند و می گوید: "ما محصول شما را دوست داریم، اما ما برای انجام 10 مورد دیگر به آن نیاز داریم" و با این تفاسیر  گردش کار، در نقطه ای در لیست موارد اضافی قرار می گیرد که مشتریان شرکت می خواهند.

فرصت یابی در مقابل مدیریت استراتژیک محصول

ISV می گوید: "مطمئناً ما می توانیم آن ویژگی را برای شما اضافه کنیم." با این حال، معمولا مجموعه ویژگی ها جدید هستند و توسط تیم درک نمی شوند. اغلب شرکت ها تصمیمی استراتژیک برای افزودن مجموعه ویژگی های جدید نمی گیرند. در عوض، این یک تصمیم فرصت طلبانه است.  اصل مشکل اینجا است.

اکثر شرکت ها، به ویژه در مراحل اولیه، به صورت فرصت طلبانه رشد می کنند و نه استراتژیک. در نتیجه، نقشه راه محصول با ویژگی های شلوغی پر می شود. این درهم ریختگی محصول را با ویژگی های ضعیف طراحی شده پر می کند. ویژگی ها به دلیل دیدگاه مشتری اولیه که ویژگی ها را درخواست کرده است، اضافه می شوند.

مجدداً، این شرکت فقط زمان دارد تا مجموعه ای از ویژگی ها را برای برآورده کردن الزامات ارائه شده توسط فروش, به منظور تعقیب فرصت اولیه ایجاد کند.

اکثر تیم های محصول همیشه امیدوارند که بتوانند بعداً به مجموعه ویژگی ها برگردند و مجموعه ویژگی ها را تعمیر یا تکمیل کنند. اما آن ها تقریباً هرگز این کار را نمی کنند.

در ابتدا تیم فروش از ویژگی جدید هیجان زده است. آن ها می گویند بالاخره  صاحب [ویژگی X] شدیم. با این حال، پس از به دست آوردن چند مشتری یا شاید فقط معرفی چند مشتری جدید، این کسب و کار می فهمد که این ویژگی یک مزیت فروش استراتژیک نیست. اگر این مسئله واقعیت داشته باشد، به یک نقطه ضعف استراتژیک تبدیل شده است. حساب های جاری از این ویژگی شکایت دارند، بنابراین تیم فروش بیش از پیش در فروش بر اساس ویژگی مردد می شود. البته تیم محصول می خواهد آن را بهبود بخشد. با این حال، این حوزه اصلی تخصص آن ها نیست، نقشه راه آن ها از قبل پر شده است و آنها تیمی برای انجام این کار ندارند.

صرف نظر از این، این ویژگی در نهایت به دو هدف مهم خدمت می کند:

• فروش و بازاریابی آن را در وب سایت و اسناد محصول قرار می دهد.
• این شرکت می تواند در RFP بعدی کادر مربوط به آن ویژگی خاص را علامت بزند.

چرخه ادامه دارد و ادامه می یابد. آشنا به نظر می رسد، اینطور نیست؟ هر ISV در جهان این داستان را تجربه کرده و بارها و بارها ادامه می دهد.

برنامه های کاربردی میکروسرویس

خبر خوب این است که امروزه می توان با استفاده از API های میکروسرویس های شخص ثالث، بهترین مجموعه ویژگی ها را در یک محصول گنجاند. پنج سال پیش این کار به آسانی امروز نبود. امروزه میکروسرویس های کاملاً کارآمد برای تلفن(twilio) ، پرداخت ها (نوار) ​​، اتصالات (عناصر ابری) و غیره وجود دارد. این سرویس های خرد امروزه را می توان به هر "برنامه" اضافه کرد.

نرم افزار ProcessMaker در حال حاضر همین کار را برای تنظیم جریان کار انجام داده است. ما  یک API  میکروسرویس فوق العاده مقیاس پذیر و بسیار کارآمد برای تنظیم جریان کار ایجاد کرده ایم. API میکروسرویس ما افزودن گردش کار در سطح جهانی به هر نرم افزار سازمانی مانند ERP یا CRM را بسیار ساده و مقرون به صرفه می کند. در مورد آن، قوانین مشابهی برایDMS ، iPaaS ، ECM  و سایر فروشندگان نرم افزارهای سازمانی اعمال می شود. میکروسرویس ها روش جدیدی هستند که تیم ها باید محصولات خود را بر طبق آن رشد دهند و هنگامی که بهترین میکروسرویس شخص ثالث وجود دارد که می تواند برای ویژگی های غیر اصلی مورد استفاده قرار گیرد، اغلب بهترین راه حل خواهد بود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

https://www.processmaker.com/blog/workflow-functionality-erp/