مدیریت گردش کار چیست؟

مدیریت گردش کار یک نظم  اثبات شده است که بیش از یک قرن است که به سازمان های موفق کمک می کند تا گردش کار خود را به نحو احسن مدیریت کنند. با این حال، در سال های اخیر پس از گسترش سیستم های نوآورانه که به طور خودکار وظایف را برای سازمان ها آسان می کند، مورد توجه قرار گرفته است.

در سال 2019 بازار اتوماسیون گردش کار به ارزش 8.07 میلیارد دلار رسید و پیش بینی می شود که تا سال 2027 به 39.49 میلیارد دلار برسد که در سال های 2020 تا 2027 با CAGR 23.68 درصد رشد می کند.

مفهوم مدیریت گردش کار چیست؟

گردش کار دنباله ای از وظایف است که خود بخشی از کارهای بزرگ تر هستند. گردش کار برای دستیابی به یک هدف تجاری از پیش تعیین شده در نظر گرفته شده است. سازمان ها از مدیریت گردش کار برای تولید نتایج بهتر بر اساس مجموعه ای از اهداف مشخص استفاده می کنند.

بسیاری از سازمان ها از سیستم های گردش کار برای خودکارسازی وظایف همراه با اصول مدیریت استفاده می کنند. علاوه بر خودکارسازی وظایف، سیستم های مدیریت گردش کار به ذینفعان کمک می کند تا گردش کارها را به آسانی ترسیم کنند تا وظایف تکراری، تنگناها و فرصت های بهبود را شناسایی کنند.

گارتنر مدیریت گردش کار را به دو دسته به هم مرتبط تقسیم می کند:

  • یکپارچه سازی فرآیند داخلی و خارجی رویکردی که "تعریف فرایندهای کسب و کار را در بر می گیرد" و "معمولاً به محیط توسعه گردش کار تجاری مبتنی بر استانداردها نیاز دارد".
  • رویدادها یا فرآیندهای خودکار رویکردی که "امکان انجام کارهای خودکار را فراهم می کند ..."

مزایای مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار طیف وسیعی از مزایا را به سازمان های هر صنعت ارائه می دهد، این مزایا عبارتند از:

  • همکاری بیش تر

مدیریت گردش کار، کانال های ارتباطی روشنی را ایجاد می کند. کارمندان می دانند برای دریافت پاسخ به کجا مراجعه کنند. علاوه بر این، یک سیستم مدیریت گردش کار امکان برقراری ارتباط در زمان واقعی و دسترسی به داده ها در سراسر یک سازمان را فراهم می آورد که منجر به ایجاد محیط کار مشترک و خدمات برتر به مشتریان می شود.

  • بهبود انطباق

گردش کار شامل قسمت های متحرک زیادی است. برای سازمان هایی که همچنان به فرآیندهای دستی تکیه می کنند، اطمینان از سازگاری آن فرآیندهای دستی می تواند چالش برانگیز باشد. با مدیریت گردش کار، سازمان ها می توانند با ساده سازی فرآیندها، کاهش خطاهای انسانی از طریق اتوماسیون و افزایش پاسخگویی، انطباق را بهبود بخشند.

  • شفافیت بیشتر

به اشتراک گذاشتن گردش کار با کارکنان به آن ها کمک می کند تا بفهمند چه وظایفی در یک فرآیند دخیل است، چه کسی مسئول تکمیل آن هاست و مراحل بعدی چیست. این سطح شفافیت، روحیه و رضایت شغلی را بهبود می بخشد که می تواند بهره وری را نیز افزایش دهد.

  • کاهش هزینه ها

بیماری همه گیر منجر به کاهش گسترده هزینه ها شد که تا مدتی ادامه خواهد داشت. Deloitte از این اقدامات گسترده برای کاهش هزینه COVID-19 به عنوان "Save-to-Thrive" یاد می کند وی خاطرنشان کرد که این همه گیری "نور بیشتری به اهرم استعداد داده و اقدامات دگرگونی کلیدی مانند اتوماسیون و کار از راه دور را تسریع می کند که می تواند به شرکت ها کمک کند پس از مهار ویروس و ظهور وضعیت عادی بعدی، پیشرفت کنند".

مدیریت گردش کار نقش اساسی در کاهش هزینه دارد. سازمان ها می توانند فناوری های اتوماسیون را برای ساده سازی فرآیندهای کسب و کار و بهبود انعطاف پذیری عملیاتی از طریق برنامه ریزی دقیق پیاده سازی کنند.

نمونه های رایج

تعداد بالقوه نامحدود موارد استفاده برای مدیریت گردش کار وجود دارد. در ادامه دو مثال عنوان خواهیم کرد که می تواند تصور بهتری از آنچه ممکن است به شما ارائه شود را در ذهن تان ایجاد کند:

  • استخدام کارمند جدید

استخدام کارمند جدید برای بسیاری از سازمان ها یک فرآیند زمان بر اما ضروری است. یک فرآیند کارآمد جهت استخدام نیروی جدید، نقش مهمی در اطمینان از حفظ کارکنان جدید دارد. وظایف اولیه در یک گردش کار پردازنده شامل مقدار قابل توجهی از ارتباطات داخلی و خارجی است. با مدیریت گردش کار، تکمیل هر وظیفه می تواند اعلان ها و تأییدات خودکار را ایجاد کند و نیازی به رفت و برگشت مداوم را از بین ببرد.

هنگامی که کارمند بررسی سابقه و سایر شرایط برای استخدام را گذراند، گردش کار به مرحله بعدی پیش می رود که می تواند به طور خودکار وظایف دیگری مانند تخصیص دارایی و اعطای دسترسی به ایمیل را آغاز کند.

  • درخواست های پشتیبانی

اکثر سازمان ها به سیستم مدیریت درخواست های پشتیبانی فناوری اطلاعات نیاز دارند. بدون گردش کار ثابت، درخواست های پشتیبانی فناوری اطلاعات اغلب اشتباه می شوند. اغلب کاربران ملزم به پیگیری مداوم هستند و به طور بالقوه دوره های طولانی مدت از کار افتادگی سیستم (خرابی سیستم) را تجربه می کنند - که باعث کاهش بهره وری می شود. سازمان ها به راحتی می توانند درخواست های فناوری اطلاعات را بر اساس قوانین از پیش تعیین شده هدایت کنند. کاربران می توانند به راحتی درخواست های خود را پیگیری کنند و مدیریت می تواند عملکرد را برای افزایش پاسخگویی کنترل کند.

سیستم های مدیریت گردش کار

سیستم مدیریت گردش کار یک راه حل نرم افزاری است که خودکارسازی را آسان می کند.
و گردش کار را اجرا کنید. سیستم های مدیریت گردش کار بسیاری برای انتخاب وجود دارد. در حالی که هر کدام ویژگی های منحصر به فردی را ارائه می دهند، اکثر آن ها دارای ویژگی های زیر هستند:
  • قابلیت نقشه برداری و تعریف گردش کار
  • اعلان های سفارشی و خودکار به ذینفعان
  • قابلیت ادغام با راه حل های دیگر
  • توانایی ایجاد فرم برای جمع آوری ساختار

https://www.processmaker.com/blog/workflow-management/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین