شاید این سوال به ذهنتان خطور کرده باشد که تفاوت میان اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟
کدام یک از این دو می توانند روند ایجاد تحول و رشد را در یک سیستم به وجود آورند؟
پیش از آن که به این مسئله بپردازیم، باید بتوانیم توصیف درستی از کارایی اتوماسیون اداری و BPMS ارائه دهیم تا تصمیم گیری درباره انتخاب اتوماسیون اداری یا BPMS برای ما راحت تر شود. همان طور که می دانید، فرآیند به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که شما را در انجام سریع و راحت یک وظیفه یاری می کند.
تاثیر نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار بر موفقیت سازمان ها
مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری سازمان را شناسایی کرده و سپس تحلیل نمایید و در نهایت به اجرا درآورید و در ادامه با نظارت بر ساز و کار اجرای فرآیند، بهینه سازی روند اجرای فرآیندها را عملی کنید تا همواره زمینه رشد، صرفه جویی در زمان و هزینه را برای شما فراهم سازد. با کمک نرم افزارهای BPMS می توانید فرآیندهای هر کسب و کاری را مدیریت کنید. نرم افزار BPMS ها از نظر انعطاف پذیری و قابلیت توسعه در سطحی هستند که به جرأت می توان گفت هر فرآیندی را می توان با آن ها پیاده سازی و مدیریت کرد. از درخواست خدمات و سفارش خرید گرفته تا درخواست مرخصی و فرآیندهای پیشرفته تر.
مزایای استفاده از BPMS
- رونق و چابکی در کسب و کار
- کاهش هزینه ها
- افزایش تعامل با مشتری
- به حداقل رساندن ناکارآمدی در سازمان ها
- بهبود روند پاسخگویی
- ارایه مزایای رقابتی
چگونه با کمک نرم افزار BPMS فرآیندهای کسب و کار را مدیریت می کنید؟
هشت گام برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار از طریق نرم افزار های BPMS ارایه شده که به ترتیب عبارتند از:
1. شناسایی فرآیندهای مورد نیاز برای سیستم مدیریت
2. تعیین توالی و تعامل بین فرآیندها
3. تعیین معیارها و روش های لازم جهت ارزیابی عملکرد فرآیندها
4. اجرای فرآیندها
5. اطمینان از در دسترس بودن منابع و اطلاعات لازم جهت پشتیبانی فرآیندها
6. اجرای فرآیندها
7. اجرای پایش و اندازه گیری و تحلیل فرآیندها
8. انجام اقدامات لازم جهت بهبود مستمر فرآیندها
اتوماسیون اداری و ویژگی های آن
وظیفه اتوماسیون اداری خودکار سازی جریان های قابل پیش بینی و تکراری در یک سازمان است. می دانیم که هر سازمان می‌تواند جریان‌های قابل پیش بینی و تکراری زیادی داشته باشد. پس اتوماسیون اداری یک ضرورت و یک ابزار کارآمد برای خودکارسازی مکاتبات درون سازمانی است. با کمک اتوماسیون اداری می توان به خودکارسازی جریان های تکراری پرداخت و روند اجرای آن ها را سرعت بخشید. اتوماسیون اداری هم می تواند یک میز کار در اختیار شما قرار دهد و هم امکان ایجاد دبیرخانه و مدیریت منابع اطلاعاتی را برای شما فراهم سازد.
حال دوباره سوال خود را تکرار می کنیم: اتوماسیون اداری بهتر است یا BPMS ؟
در نهایت به این نتیجه می‌رسیم که اگر در ابتدای راه هستید، برای شروع شاید بتوانید اتوماسیون اداری را به تنهایی جهت خودکارسازی مکاتبات درون سازمانی پیاده سازی نمایید. اما جهت ایجاد یکپارچه سازی و بهینه سازی جریان کارهای سازمان، دیر یا زود بهتر است تا با کمک نرم افزارهای BPMS فرآیندهای سازمان را شناسایی، تحلیل، طراحی و مدل سازی نموده و در قالب فرم هایی بهینه پیاده سازی نمایید. اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS می توانند به عنوان ابزارهایی موازی جهت افزایش بهره‌وری در سازمان به کار روند.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است