یکپارچه سازی فرایند کسب و کار (BPI) چیست؟

یکپارچه سازی فرایند کسب و کار (BPI)، فرایند ادغام و یکپارچه سازی چندین فرایند کسب و کار جهت دستیابی به اهداف کل سازمان است. در واقع، BPI هماهنگی بین فرایندهای مختلف یک سازمان در جهت بهبود کارایی، اثربخشی و امنیت فرایندهای کسب و کار محسوب می‌شود.

یکپارچه‌سازی فرایند کسب‌وکار یا Business Process Integration (BPI) به مجموعه‌ای از روش‌ها، ابزارها و تکنولوژی‌ها گفته می‌شود که برای هماهنگ‌سازی، اتصال و خودکارسازی فرایندهای مختلف درون یک سازمان یا میان سازمان‌ها به کار می‌رود.

یکپارچه‌سازی فرایند کسب‌وکار یعنی ایجاد ارتباط مؤثر و بدون مانع بین بخش‌های مختلف سازمان، به‌طوری که اطلاعات و فعالیت‌ها به ‌شکل روان، هماهنگ و سریع بین آن‌ها جابه‌جا شود.

امکانات یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

یکپارچه سازی موثر فرایندها، به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا عملیات را ساده‌تر کنند، در زمان صرفه جویی کنند، تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرند، خدمات مشتریان را خودکارسازی کنند و در نهایت، رضایت مشتریان را افزایش دهند. سامانه مدیریت فرایند هماهنگ، به سازمان‌های پیچیده کمک می‌کند تا برای نگهداری سیستم‌های متفاوت، زمان کمتر و برای نگهداری پروژه‌های با اولویت بالا، زمان بیشتری اختصاص دهند.

انواع یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

اتوماسیون فرایند

خودکارسازی فرایندها، مانند وظایفی که به طور منظم تکرار می‌شوند، به کسب و کارها کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری داشته باشند. می‌توانید فرایندهای خودکار را برای اتوماسیون وظایف معمول مانند انجام سفارشات، تنظیم صورتحساب‌ها، ورود داده‌ها و… استفاده کنید. همچنین استفاده از اتوماسیون برای ساده سازی ارتباطات و همکاری بین بخش‌ها، امکان گردش کار کارآمدتر را فراهم می‌کند.

یکپارچه سازی داده‌ها

یکپارچه سازی داده‌ها، فرایند ترکیب و به اشتراک گذاری داده‌ها در سیستم‌های مختلف است که به صورت دستی یا با استفاده از ابزارهای یکپارچه سازی داده‌ها انجام می‌شود. کسب و کارها با یکپارچه سازی داده‌ها می‌توانند ضمن بهبود دقت داده‌های خود، مطمئن شوند که اطلاعات لازم در دسترس همه ذینفعان قرار دارد.

مهندسی مجدد فرایند کسب و کار (BPR)

BPR، فرایند طراحی و مهندسی مجدد فرایندهای موجود برای بهبود عملکرد و کارایی است. این می‌تواند شامل تغییر در فرایندهای کسب و کار، مانند تغییر نحوه انجام وظایف یا ساده سازی نحوه مدیریت اطلاعات باشد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

نرم افزار مدیریت فرایند BPM، فرایند مدیریت و نظارت بر عملکرد فرایندهای کسب و کار است. سازمان‌ها با ابزارهای BPM می‌توانند ضمن پیگیری پیشرفت فرایندهای داخلی، عملکرد فرایندها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت نیاز، تغییراتی ایجاد کنند.

کسب و کارها برای اجرای موثر هر یک از مواردی که بیان کردیم، باید به نکات زیر توجه کنند:

• سرمایه گذاری روی فناوری مناسب

فناوری کارآمد و مناسب، می‌تواند فرایند یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار را بسیار ساده‌تر کند. بنابراین، روی ابزارهایی مانند گذرگاه خدمات سازمانی یا نرم افزار اتوماسیون فرایندهای کسب و کار سرمایه گذاری کنید که به ساده سازی فرایند کمک می‌کند.

• ایجاد یک استراتژی واضح و صریح

برای یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار، یک استراتژی روشن و واضح شامل اهداف، جدول زمانی و منابع در نظر بگیرید.

• آزمایش و اصلاح

زمانی که یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار را اجرا کردید، آن را آزمایش و در صورت نیاز، اصلاح کنید. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید که فرایندهای کسب و کارتان تا حد امکان، موثر عمل می‌کنند.

ابزارهای یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

وقتی از یکپارچه سازی سامانه های کسب و کار صحبت می‌شود، می‌توانید از ابزارهای مختلف استفاده کنید. برخی از محبوب‌ترین ابزارهای BPI عبارتند از:

• اتوماسیون فرایند (Process Automation): استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرایندهاست. می‌توانید از اتوماسیون برای خودکارسازی فرایندهایی مانند صورتحساب، حقوق و دستمزد استفاده کنید. همچنین، اتوماسیون برای ایجاد همکاری بهتر بین بخش‌ها یا واحدهای کسب و کار مختلف نیز کاربرد دارد.

• ساده سازی فرایند (Simplify the process): شامل کاهش تعداد مراحل و فرایندهای مورد نیاز برای تکمیل یک کار است. ساده سازی می‌تواند برای کاهش زمان و منابع مورد نیاز جهت تکمیل یک کار و همچنین جهت کاهش پیچیدگی‌های یک فرایند مورد استفاده قرار گیرد.

• برون سپاری فرایند (Business Process Outsourcing): فرایند بستن قرارداد با فروشندگان یا ارائه دهندگان خارجی برای تکمیل یک فعالیت خاص است. برون سپاری (BPO)، می‌تواند برای کاهش هزینه‌های تکمیل یک کار و همچنین برای اطمینان از تکمیل کارآمد و به موقع کار مورد استفاده قرار گیرد. این کار معمولا از طریق پلتفرم‌هایی مانند Toptal انجام می‌شود که به شما امکان می‌دهد استعدادهای مناسب برای برون سپاری‌ پروژه‌های خاص را پیدا کنید.

• برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning): ERP، برای مدیریت ابعاد مختلف یک کسب و کار مانند حسابداری، منابع انسانی و زنجیره تامین مورد استفاده قرار می‌گیرد. با ادغام سیستم‌های Enterprise Resource Planning (ERP)، کسب و کارها می‌توانند فرایندها را ساده‌تر کرده و هزینه‌ها را کاهش دهند.

• تجارت الکترونیک (E-commerce): ادغام کانال‌های فروش آنلاین و آفلاین. برای انجام این کار، باید موجودی، سفارش‌ها و پرداخت‌ها را بین وب سایت سازمان، دستگاه‌های تلفن همراه و سایر برنامه‌های نرم افزاری ردیابی کنید. استفاده از ابزارهایی مانند QR کدها می‌تواند با امکان دسترسی سریع به جزئیات محصول یا وضعیت سفارش در سیستم‌ عامل‌ها، فرایندها را ساده‌تر کند.

• مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management): نوعی فرایند کسب و کار است که جریان کالا از تامین کنندگان را از طریق تاسیسات تولیدی تا رسیدن به مشتریان در کانال‌های خرده فروشی یا توزیع (مانند انبارها)، توصیف می‌کند. یکپارچه سازی زنجیره تامین، عملی برای اتصال سیستم‌های مختلف، مانند مدیریت موجودی، پردازش سفارش و حمل و نقل است. با یکپارچه سازی سیستم‌های مختلف، سازمان‌ها می‌توانند ضمن بهبود مدیریت زنجیره تامین خود، هزینه‌ها را نیز کاهش دهند.

• مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management): نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ابزاری قدرتمند برای ردیابی تعاملات مشتری، تجزیه و تحلیل داده‌های مشتری و مدیریت روابط با مشتری است. با یکپارچه سازی سیستم‌های CRM، کسب و کارها می‌توانند دیدگاهی در مورد ترجیحات و نیازهای مشتریان به دست آورند و کمپین‌های بازاریابی هدفمند ایجاد کنند.

 مزایای یکپارچه سازی فرایند کسب و کار

سادگی عملیات

یک برنامه کارآمد و موثر BPI به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با حذف وظایف اضافی و کاهش مداخلات دستی، کارایی را بهبود ببخشند. این منجر به صرفه جویی در هزینه‌ها، کاهش زمان تحویل و سادگی عملیات می‌شود.

کاهش هزینه‌ها

BPI با خودکارسازی وظایف دستی، به حداقل رساندن خطاهای انسانی و بهبود کارایی در چندین بخش، هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

افزایش رضایت مشتریان

یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار با خودکارسازی خدمات مشتریان، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا زمان بیشتری را برای خوشحال کردن مشتریان و زمان کمتری را به فرایندهای دستی اختصاص دهند. این منجر به تجربیات شخصی‌تر، بهبود رضایتمندی و کاهش ریزش مشتری می‌شود.

اهداف اصلی BPI

• کاهش دوباره‌کاری‌ها و خطاها
• بهبود سرعت انجام فرایندها
• افزایش بهره‌وری و شفافیت
• بهبود تجربه مشتری
• تسهیل در تصمیم‌گیری با داده‌های یکپارچه

نتیجه گیری

با وجود سیستم های یکپارچه، سازمان‌ها به داده‌های بهتری دسترسی دارند که منجر به بهبود شفافیت، بینش عملی و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر می‌شود.