سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) دو رویکرد هستند که پس از طرح مفاهیمی همچون فرآیندگرایی، مورد توجه سازمان ها قرار گرفته‌اند. استفاده از اصطلاحاتی چون فرآیند، فرآیندگرایی و مدیریت فرآیندها، مهم ترین تعاریفی هستند که در این دو زمینه به آن ها پرداخته شده است.
از مهم ترین دلایل سردرگمی در استقرار مدیریت کیفیت و مدیریت فرآیند، عدم آشنایی کافی و نبود مشاوران و مدرسین متبحر در این زمینه است. بسیاری از اساتید با تجربه که در عرصه سازمان بین‌المللی استاندارد سازی (ایزو) فعالیت می کنند، خود جزو مشوقان به پیاده‌سازی مدیریت فرآیند در سازمان ها هستند.
شباهت ایزو و مدیریت فرآیندهای کسب و کار
ایزو دارای هفت اصل است که از میان آن ها سه اصل مشتری مداری، رویکرد فرآیندی و بهبود، با مدیریت فرآیندهای کسب و کار کاملا مرتبط هستند.
البته سایر اصول مدیریت کیفیت شامل رهبری، مدیریت ارتباطات، تصمیم‌گیری براساس شواهد و جلب مشارکت کارکنان هم به طور غیرمستقیم با BPM در ارتباط هستند.
شباهت استانداردهای ISO 9001:2015 با مدیریت فرآیندها
بند ۴/۲ استاندارد ISO 9001:2015 توجه به استخراج نیازها و انتظارات دامنه مشتریان به ذینفعان را موثر بر ایزو می داند.
بند ۴/۴ درباره سازمان بین‌المللی استاندارد سازی و فرآیندهای آن تشریحا توضیح داده است. در بند ۱۰ این استاندارد نیز به موارد لازم جهت بهبود ایزو پرداخته شده است.
دامنه کاربرد استاندارد ایزو نرخ بالایی از فرآیندهای موثر سازمان را تشکیل می دهد. در نتیجه ایزو و مدیریت فرآیندهای کسب و کار از درجه انطباق بالایی با یکدیگر برخوردار هستند.
تفاوت ایزو و مدیریت فرآیندهای کسب و کار
1. به دلیل ساده بودن، قدیمی بودن و آشنایی اکثر فعالین در حوزه مدیریت کیفیت با SIPOC، در سیستم مدیریت کیفیت مدل سازی با کمک SIPOC انجام می شود. از سویی، در مدل سازی صورت گرفته در پروژه های BPM از استاندارد BPMN برای این منظور استفاده می شود. استاندارد BPMN کامل ترین زبان مدلسازی فرآیند در دنیا است و نه فقط از SIPOC بلکه از سایر استاندارهای مدل سازی فرآیند نیز کامل تر و بهتر است.
2. ایزو (ISO) با مدیریت فرآیند (BPM) در قسمت های نسبتاً زیادی از جمله مدل سازی فرآیندها با یکدیگرهم پوشانی دارند. البته مدل سازی که در ایزو انجام می شود با مدل سازی هایی که در BPM لازم است صورت پذیرد، تفاوت هایی دارند.
3. در ایزو نیازمند توجه به اسناد برای شواهد اصلی بلوغ فرآیند هستیم. این فاکتور سبب می شود مدارک پویا جای معیارهای ایزو را بگیرند.
4. فاکتورهای جاری و پویایی مانند ارزش شرکت، عناصر فرهنگی و شیوه های معمول وجود دارند که قادر به قرارگیری در اسناد ISO نمی‌باشند. در صورتی که BPM می‌تواند تمامی فاکتورهای پویای سازمان را بررسی و مستندسازی کند.
5. ایزو سبب مستندسازی جامع فرآیندها می شود. اما این مستندسازی به تنهایی مفید نبوده و برای رسیدن به بلوغ فرآیندی با ایجاد معیارهای صحیح به روابط و نقش‌ها برای فرآیندهای اصلی در کسب و کار باید توجه ویژه‌‌ای داشت. با استقرار BPM در سازمان به طور جامع‌تری به این هدف دست خواهید یافت.
6. درست است که استانداردهای مدیریت کیفیت بسیار هم راستا با سایر سیستم های کیفیت مانند QMS بوده و زمانی که به عنوان یک تامین کننده برای چند مشتری هستید، بسیار اثرگذار خواهند بود. اما واقعیت این است که ایزو بیش تر به سمت اسناد و مدارک میل کرده و در سیستم‌های متریک موثر نخواهد بود.
ISO یا BPM؟ کدامیک بهتر است؟
پس از این که شباهت ها و تفاوت های این دو سیستم را بررسی کردیم، لازم است به این نکته اشاره کنیم که جای ابزارهای نوین حوزه مدیریت فرآیندها مانند روش های مدل سازی فرآیند با BPMN2 یا EPC در مستندات و روش های قدیمی مدیریت کیفیت خالی است. بسیاری از بخش‌های فرآیندهای ایزو به راحتی با BPMS قابل پیاده‌سازی می باشد.
استفاده از چارچوب های فرآیندی مانند APQC و… می‌تواند در دامنه کاربرد مدیریت کیفیت استفاده شود. همچنین جهت بهبود اثربخشی و کارایی اجرای فرآیندها که از اصول استاندارد ایزو می‌باشد، می‌توان از BPMS ها به صورت موثر استفاده نمود. به همین دلیل دیگر نیازی به استفاده از یک رویکرد دوگانه در استقرار استاندارد سازمان بین‌المللی استاندارد سازی و مدیریت فرآیندها نخواهد بود.
• چنانچه در آستانه اخذ گواهینامه ای مانند ایزو هستید، اگر بتوان در فاز مدل سازی فرآیندها و شناخت وضعیت موجود در ایزو از یک استاندارد کامل تر بهره برد و آن را جایگزین SIPOC و مواردی از این دست نمود، می توان به راحتی از مدل های ترسیم شده در ایزو در مدیریت فرآیند نیز بهره برد.
• اگر ایزو در سازمان شما وجود دارد، از منابع، مستندات و نمودارهایی مثل SIPOC استفاده کرده و آن ها را به BPMN تبدیل کنید. قطعاً مستندات موجود ذکر شده که در پروژه ایزو ایجاد شده اند، کار مدل سازی شما را ساده نموده و سرعت می بخشد و برای شما بسیار مفید خواهد بود. پس از این تبدیل می توانید تمرکز خود را روی نمودارهایی که با استاندارد BPMN ترسیم نموده اید گذاشته و آن ها را نگهداری و به روز رسانی نمایید.
یکی دیگر از تفاوت های مدل سازی فرآیندها در ایزو و BPM به کارگیری ابزارهای مدل سازی و تجزیه و تحلیل فرآیندها است. معمولاً در پروژه های ایزو از ابزارهای ساده ای مثل Visio برای مدل سازی فرآیندها استفاده می شود، ولی در پروژه های BPM از Case tools هایی مانند ویژوال پارادایم استفاده می شود. می دانیم که Visio جزو Case tools ها به شمار نمی رود. پس اگر حتی فعلاً فقط بر روی ایزو تمرکز دارید، Case tools همچون ویژوال پارادایم را جایگزین Visio کنید. قطعا مشکلی ایجاد نمی شود.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است