5 روش برای صرفه جویی در وقت با BPM

بسیاری از سازمان ها از تحول دیجیتال استقبال می کنند. با استفاده از یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، شرکت ها می توانند از فناوری در جهت بهبود نوآوری های محصول و خدمات، بهبود زمان پاسخ گویی به مشتری و افزایش بازده عملیاتی بهره مند شده و روند تحول دیجیتال خود را بهبود بخشند.

BPM اگر درست و با دقت انجام شود، می تواند به سرعت چابکی، قابلیت انتقال و تکرارپذیری فرآیندهای شما را بهبود بخشد. بنابراین، بسیاری از سازمان ها ممکن است ببینند که چگونه اتوماسیون فرآیندهای تکرار شونده می تواند زمان عرضه محصول به بازار را کوتاه کند و به کارمندان فرصت بیش تری جهت پاسخ گویی سریع به درخواست های مشتری بدهد و یا حتی توانایی پیاده سازی سفارشی با سرعت بهتر را بدهد.

در ادامه پنج روش اصلی ذکر شده است که در آن ها یک نرم افزار BPM می تواند ضمن صرفه جویی در نتایج سازمان، در وقت و هزینه سازمان صرفه جویی کند.

1. سازماندهی فرآیند در یک نرم افزار منفرد

برخی مشاغل اغلب بدون در نظر گرفتن اندازه و صنعتشان، چندین کار پیچیده را یکجا انجام می دهند. در سال 2018 مطالعه ای که برای تجزیه و تحلیل روند در سراسر صنایع تحت BPM انجام شد، نشان داد که بیش از 37٪ از شرکت های بررسی شده گزارش کرده اند که چندین مورد از این فرآیندهای سطح بالا به طور همزمان اتفاق می افتد.

از نظر صرفه جویی در وقت، BPM می تواند فرآیندهای دستی مختلفی را انجام دهد و وحدت را از طریق یک بستر واحد تسهیل کند تا سازمان را برخلاف گذشته تقویت کند.

با اختصاص بسیاری از بخش های متحرک به یک سیستم عامل تلفیقی و سازمان یافته می توانید افزونگی را کاهش دهید و کارهای دستی را خودکار کنید. استفاده از یک سیستم عامل باعث سهولت در مکان یابی فرآیندها و رفع سردرگمی می شود. در واقع، هر یک از اعضای سازمان می تواند به دلیل سهولت دسترسی به فرآیندهای بهبود یافته و زمان صرفه جویی شده، احساس قدرت کند.

2. بهبود مستمر با فرآیندها و گردش کار

سازمان ها می توانند نه تنها از نظر تشکیل پرونده و سازمان دهی ناشی از BPM بلکه در ساختار گردش کار و فعالیت های مدیریت وظایف نیز، از نظر زمان صرفه جویی کنند. نظارت خودکار که در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار لحاظ می شود، باعث می شود که اتلاف منابع، ناکارآمدی ها و انحرافات به سرعت شناسایی و حذف شوند.

نظارت مداوم همچنین زمینه های موجود را برای بهبود به راحتی قابل شناسایی می کند، بنابراین به طور کلی در زمانی که قبلاً برای شناسایی آنها صرف می شد، صرفه جویی می شود.

علاوه بر این،  BPMکارفرمایان را قادر می سازد تا جریان کار خود را با ساده سازی فعالیت های مدیریتی مرتبط و امکان تکرار پذیری آن ها تضمین کنند.

با بروز خطاها، نرم افزار BPM می تواند به شما کمک کند بلافاصله آن ها را شناسایی کرده و باعث افزایش میدان دید در سطح عملیاتی و عملکردی شوید.

در عصر دیجیتال، پیشرفت های فناوری دائما در حال تحول است. با هجوم مداوم راه حل ها و دستگاه های جدید و بهبود یافته، سازمان ها با یک لایه پیچیدگی اضافی روبرو می شوند. در چارچوب تحول دیجیتال، پذیرش یک نرم افزار BPM می تواند سه فعالیت زیر را برطرف کند:

    • تجدید و اصلاح مداوم فرآیندها به دلیل افزایش پیچیدگی.
    • نیاز به همکاری گسترده، انعطاف پذیری و تحرک.
    • بهبود روابط با مشتریان، شرکا و کارمندان.

با استفاده از BPM، شرکت ها اکنون می توانند زمان کم تری را برای مدیریت و تنظیم دستی گردش کار خود صرف کنند و زمان بیش تری را به موفقیت های عملیاتی و عملکرد کلی خود اختصاص دهند تا به طور مداوم اهداف تجاری مورد نظر خود را برآورده کنند.

3. خطاهای پرهزینه را برطرف کنید.

علاوه بر اطمینان از شناسایی خطاها، BPM همچنین می تواند با کاهش رخدادها یا سرعت خطاهای انسانی، صرفاً از طریق افزایش حضور مدیریت ریسک موثر (که ممکن است قبلاً در جریان فرآیندهای غیر سازمان یافته از بین رفته باشد)، در زمان صرفه جویی بیش تری کند.

وقتی فرآیندهای اصلی در یک پلتفرم واحد جمع آوری و سازماندهی می شوند، در وهله اول شرکت ها سعی می کنند از خطا اجتناب کنند تا این که پس از انجام خطاها، ساعت های بی شماری را صرف شناسایی و اصلاح آن ها  کنند.

کارمندان ممکن است زمانی را که برای پیدا کردن و رفع خطاها استفاده می کردند، صرف افزایش بهره وری و تولید خود کنند، در حالی که توانایی تمرکز روی کارهای سطح بالاتر را نیز دارند.

BPM می تواند خطاهای تکراری که باعث درگیری مضاعف کارمندان می شود و احتمالا انجام دو برابر تلاش برای تنها نیمی از نتایج را نیز از بین ببرد.

وقتی شرکت ها فرآیندی را از طریق BPM تا حد ممکن به کمال نزدیک می کنند و همان روند را بارها و بارها تکرار می کنند، می توانند نتایج عالی و تکرار شونده ایجاد کنند.

در حالی که عصر دیجیتال می تواند دستیابی به کارایی فرآیند را با چالش بیش تری روبرو کند، شما می توانید روش های BPM را با ابتکار تحول دیجیتال خود هماهنگ کنید. پس چه اتفاقی می افتد؟ شما به سادگی عملیات تجاری دیجیتال خود را به حداکثر رشد می رسانید.

4. تجزیه و تحلیل خودکار

بسیاری از سازمان ها می توانند زمان زیادی را در خلاصه کردن جریان کار خود صرف کنند و صرفاً برای ناکارآمد بودن، غیر استاندارد بودن و باقی ماندن مقادیر گسترده ای از داده ها بدون اندازه گیری و به صورت کنترل نشده، منابع خود را هدر دهند.

BPM در وهله اول اتوماسیون، مدیریت و اندازه گیری را با تجزیه و تحلیل خودکار امکان پذیر می کند. در اصل، شرکت ها می توانند از مزایای مطالعه خودکار و شناسایی انحراف از بهترین روش ها در فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند.

به عنوان یک نتیجه مستقیم، کارمندان وقت کم تری را برای تجزیه و تحلیل صرف می کنند و در را برای اختصاص زمان بیش تر به سمت اصلاح فرآیندهای خود برای نزدیک تر شدن به کمال باز می کنند.

علاوه بر این، کاهش زمان صرف شده برای جستجوی پاسخ و تجزیه و تحلیل، از نقطه نظر مشتری سودمند است.

شرکت هایی که با استفاده از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار از کاهش زمان تجزیه و تحلیل بهره می برند، اکنون فرصت بیش تری برای اولویت بندی پاسخ مشتری از نظر زمان لازم برای پاسخگویی دارند که می تواند کیفیت / مرتبط بودن پاسخ را بهبود بخشد.

5. افزایش تجارب کارمندان

همان طور که شرکت ها مزایای بسیاری از اتوماسیون را تجربه می کنند، کارکنان آن ها ممکن است حتی در کوچک ترین پیروزی ها نیز دیده شوند.

 به عنوان مثال، شرکت ها می توانند موفقیت های قابل توجه در تولید، روابط با مشتری و حتی پیشرفت های دپارتمان را به صورت منظم و خودکار گزارش کنند.

همان طور که کارمندان این موفقیت مشهود را می بینند، می تواند باعث بهبود روحیه شود.

علاوه بر این، کارکنان درک خواهند کرد که می توانند زمان کم تری را به بحث و تجزیه و تحلیل تدارکات فرآیندهای فعلی و گردش کار خود اختصاص دهند. در عوض، کارمندان در انجام کارهایی که به بهترین وجه انجام می دهند آزاد هستند.

این فرآیند برای موفقیت در کسب و کار و اطمینان از کارمندان شادتر که پس از آن احتمالاً بیش تر در سازمان باقی می مانند، حیاتی است.

 نتیجه دیگر، بهبود روحیه کارکنان است که می تواند زمان کلی صرف شده برای جبران میزان کار و آموزش را کاهش دهد.

مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین با ترسیم فرآیندی روشن و مداوم، کارمندان را مسئول و قابل اعتمادتر بار می آورد.

بنابراین، این روش می تواند بنیادی را برای حمایت از تجارب بهتر کارمندان ایجاد کند.

 

 https://www.processmaker.com/blog/5-ways-to-save-time-with-business-process-management/

دیدگاه ها

هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است

دیدگاه خود را در مورد این مطلب بیان کنید.




مشاوره آنلاین