نرم‌افزار BPMS (Business Process Management System) سیستمی است برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار که از طریق اتوماسیون فرآیندهای مختلف به افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند. ارتباط و یکپارچگی BPMS با نرم‌افزارهای حسابداری ویژگی مهمی است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا داده‌ها و اطلاعات مالی خود را به صورت خودکار و منسجم مدیریت کنند.
یکی از چالش هایی که در راه یکپارچه سازی اطلاعات سازمانی وجود دارد استفاده از نرم افزار BPMS و ارتباط با نرم افزار حسابداری است. معمولا یکی از اولین نرم افزارهایی که خریداری می شود نرم افزار در حوزه مالی است و جای تردیدی نیست یکی از مهم ترین و حساسترین سیستم ها، سیستم حسابداری است. معمولا خرید نرم افزار در حوزه مالی با دقت و وسواس زیادی صورت می پذیرد. این درجه اهمیت و حساسیت از آنجا بوجود می آید که کل زیر سیستم های موجود در سازمان با این سیستم در ارتباط خواهند بود. برخی از این سیستم ها همانند انبار، حقوق و دستمزد، اموال و … معمولا در کنار نرم افزاری حسابداری ارائه می گردد و حداقل بحث ارتباط با کدینگ حساب ها و تفصیلی در آنها دیده شده است. ارسال سند از زیرسیستم ها به نرم افزار حسابداری نیز در آنها وجود دارد. در این روش با ارائه تیپ های ارسال سند و استفاده از کدهای رابط، اپراتور زیرسیستم بدون نیاز به داشتن اطلاعات سیستم مالی و تعریف کدینگ ها و تفصیلی زیرسیستم خود را راهبری می کند.
مزایای ارتباط BPMS با نرم‌افزار حسابداری
- کاهش خطاهای انسانی: یکپارچه‌سازی موجب می‌شود که داده‌ها به صورت خودکار بین سیستم‌ها انتقال پیدا کند و احتمال خطاهای ورود داده کاهش یابد.
- افزایش سرعت پردازش: اطلاعات مالی مانند فاکتورها، پرداخت‌ها و دریافتی‌ها به سرعت پردازش و ثبت می‌شوند.
- گزارش‌گیری پیشرفته: امکان دسترسی به گزارشهای مالی و عملکردی دقیق‌تر و سریع‌تر فراهم می‌شود.
- هماهنگ‌سازی بهتر بین واحدها: امکان تبادل و اشتراک‌گذاری راحت‌تر اطلاعات بین واحد مالی و سایر واحدهای سازمانی به وجود می‌آید.
- عملیات خودکار تولید سند حسابداری انجام می گردد.
- ساده سازی نرم افزار حسابداری و انتقال پیچیدگی به فرایندهای مرتبط. به جای پیچیده بودن فرایندهای ثبت سند با تعداد تفصیلی ها زیاد، سندها با تفصیلی های کمتر در مالی ثبت می گردد.
- اگر ارتباطی بین نرم افزار حسابداری و BPMS برقرار نشود شما بایستی برای تهیه گزارشهای تحلیلی، به ناچار کدینگها و تفصیلی ها را پیچیده طراحی کنید. ولی زمانیکه با BPMS فضای واقعی را کسب و کار را داشته باشید، گزارشها به صورت خودکار در دسترس شماست.
- چابک شدن واحد مالی. برای ورود اطلاعات نیازی نیست خبره مالی باشید. خبره مالی تنها ضوابط تولید سند را تدوین می کند.
روش‌های یکپارچه‌سازی
- وب‌سرویس‌ها و API: استفاده از APIها برای تبادل اطلاعات به صورت خودکار بین BPMS (خرید BPMS)و نرم‌افزار حسابداری.
- پایگاه داده مشترک: استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که هر دو سیستم به آن متصل باشند.
- استفاده از ابزارهای ETL: برای انتقال داده‌ها و انجام عملیات تبدیل و یکسان‌سازی.
نکات مهم در ارتباط BPMS با حسابداری
- انتخاب نرم‌افزارهای سازگار: اطمینان از این که هر دو نرم‌افزار از پروتکل‌ها و استانداردهای یکسانی برای تبادل اطلاعات پشتیبانی می‌کنند.
- امنیت داده‌ها: اطمینان از این که انتقال داده‌ها به صورت امن و با رعایت پروتکل‌های امنیتی انجام می‌شود.
- پشتیبانی و نگهداری: برنامه‌ریزی برای پشتیبانی و بروزرسانی منظم سیستم‌ها جهت حفظ سازگاری و عملکرد بهینه.
هیچ دیدگاهی تا به این لحظه در این صفحه ثبت نشده است