پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

 برای دستیابی به خروجی بهتر، کیفیت، سرعت و صرفه جویی در یک فرآیند طراحی مجدد توسعه محصول کسب و کار انجام می شود. فرآیند پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار BPR  برای بازآفرینی کل فرآیند موجود و کاهش زمان چرخه از صفر شروع می شود.اجرا بر اساس یک رویکرد تحلیلی و تجویزی برای ارزیابی فریم های جایگزین یک فرآیند اصلی کسب و کار انجام می شود.

ریشه این استراتژی مدیریت کسب و کار، در مقاله بازبینی هاروارد در سال 1990 "کار مهندسی مجدد: خودکار نکن، منهدم کن"، مقاله مایکل همر، استاد سابق علوم کامپیوتر در MIT است.

چرا اجرای BPR ضروری است؟

در مقاله ذکر شده، پروفسور همر می گوید که یک چالش مهم که یک مدیر با آن روبرو است، تمرکز بر روی از بین بردن فرآیندهایی است که هیچ ارزشی ندارند، به جای استفاده از فناوری برای اتوماسیون آن فرآیندها.

با این نظر، او اشاره می کند که مدیران به طور مبهم از فناوری های اتوماسیون استفاده کرده اند و بنابراین بر روی موارد نا صحیح تمرکز کرده اند.

بیش تر عملیات خودکارسازی در گردش کار شرکت به هیچ وجه به نفع رضایت مشتری نبوده است.

بنابراین سازمان باید به جای اتوماسیون چنین کارهای غیرضروری، بر روی حذف آن ها کار کند. سازمان باید توزیع مناسب منابع را در مسیر درست انجام دهد.

بنابراین، حتی کارمندان مدیریت عالی نیز شروع به پذیرفتن ابزارهای BPR برای برگرداندن مجدد فرآیندها به مسیر درست و رشد خود کردند.

مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار

مراحل BPR شامل بررسی و تجزیه و تحلیل گردش کار شرکت برای جستجوی فرآیندهای فرعی یا ناکافی و کشف چگونگی اصلاح یا تغییر آن ها برای یافتن راه حلی برای عملکرد مطلوب، بهره وری و کیفیت است.

مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار شامل موارد زیر است:

• ‌تعریف هدف اصلی و نقاط عطف.
• ‌تنظیم و تجزیه و تحلیل نیازهای مشتری با روند کسب و کار .
• ‌بررسی روند انجام شده .
• ‌تجزیه و تحلیل و شناسایی فرصت ها.
• ‌تنظیم برنامه کسب و کار جدید
• ‌مقایسه و اجرا فرآیند مهندسی مجدد .

همچنین یک مدل قابل پیگیری نیز وجود دارد که توسط Bhudeb Chakravarti به نام چارچوب INSPIRE توسعه یافته است و شامل هفت مرحله برای BPR است.

• ‌آغازکردن
• ‌مذاکره
• ‌انتخاب
• ‌طرح
• ‌تحقیق کردن
• ‌طراحی مجدد
• ‌اطمینان

چالش های مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار  (BPR / BPRE)

هنگامی که یک کسب و کار با اجرای مهندسی مجدد فرآیند تصمیم به ادامه کار می گیرد، فاکتورهای زیادی وجود دارد که می تواند این تصمیم کاملاً خوب را به هم بریزد.

اجرای BPR نباید به طور کلی انجام شود. برای موفقیت در مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، داشتن زیرساخت IT  کافی و شفافیت در مورد روند و روش های در حال انجام مهم است.

پس چرا 50-70٪ پروژه های BPR ناموفق هستند، یا به سود وعده داده شده و رشد پیش بینی شده دست نمی یابند؟

مهم ترین چالش ها و عوامل موثر بر اجرای مهندسی مجدد فرآیند تجارت شامل موارد زیر است:

• دانش ناکافی

تیم باید درمورد اینکه چرا مهندسی مجدد فرآیندها  را اجرا می کند، توجیه باشد.

علاوه بر این، اولویت بندی مناسب فرآیند های کسب و کار برای مهندسی مجدد،بسیار اهمیت دارد.

کارکنان باید دانش کافی برای انجام BPR داشته باشند، با برنامه های قابل توجه مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار.

اگر BPR بر روی فرآیندهای اشتباه انجام شود، اتلاف کامل منابع است.

با آموزش مناسب، راهنمایی و انتقال دانش، کسب و کار شاهد اجرای صحیح فرآیند است.

• جهت اشتباه و بی نظمی در اجرا

مهندسی مجدد فرآیندها  نمی تواند یک مزیت رقابتی فوری ایجاد کند. برای رشد قابل مشاهده، روند کار باید به طور مستمر دنبال شود.

اما این بدان معنا نیست که BPRE بر روی هر فرآیند سازمان کار می کند. مهندسی مجدد برای بسیاری از فرآیندها نامناسب است.

به علاوه هنگامی که سازمان یک بار به معیار خود دست یابد، نباید  عمل BPR متوقف شود.

روند نامنظم BPR مانع رشد و باعث از دست دادن بسیاری از فرصت ها می شود. پس اهداف و انتظارات باید تعیین و مشخص شود.

• فرمول نامناسب تیم

یک تیم کاملاً مشخص باید مراقب دائمی هرگونه به روزرسانی در مورد کلیه مراحل کار خود در زمینه مهندسی مجدد باشد.

این تیم باید نه تنها دانش مناسب داشته باشد، بلکه دارای کارمندان کارآمدی باشد. این ویژگی هم برای عملکرد و هم برای مدیریت حیاتی است.

تیم باید از ساختار کافی برخوردار باشد و حداقل یک مدیر ارشد و چند مدیر با مجموعه ای مناسب از افراد با دانش و تخصص کافی در زمینه فرآیند کسب و کار، اضافه کند.

بنابراین تیم با مهندسین مناسب برای هر زمینه تکمیل می شود، یعنی از تولید تا  ITو تحت نظارت مداوم در جهت تعیین شده کار می کنند.

• قرار دادن منابع

در وهله اول، برای قطع رابطه بین سازمان و فرآیند مهندسی مجدد، کمبود منابع اساسی برای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار کافی است.

در صورت لزوم، منابع مناسب باید به راحتی در زمان مناسب در اختیار فرآیند موجود قرار بگیرند.

منابع انسانی ماهر، بودجه بندی / بودجه کافی، مجموعه صحیح ابزار BPR، دایرکتوری دانش و تجربه سیستم در داخل و خارج، در دسترس بودن و تأیید به موقع. همه این ها باید کاملا روشن و آماده به کار گیری باشند.

• حمایت کردن

نقاط عطف فرآیند باید از قبل تعیین شده و به اندازه کافی تجزیه و تحلیل شود. داده ها و اطلاعات لازم برای این روش باید کاملاً در دسترس تیم باشد.

همچنین، تیم باید توجیه باشد که برای کار هماهنگ، چه چیزی را باید تجزیه و تحلیل و اولویت بندی کند. البته بدون اتلاف وقت گرانبها.

کار باید مرتبط و عاری از دانش سطحی باشد. بیش تر از نحوه انجام کار خاص، تیم ابتدا باید شفافیت بیش تری در مورد "چرا" مورد نیاز برای آن فرایند خاص داشته باشد.

به علاوه، بدانید که گاهی حتی با وجود دانش صحیح و کارمندان کارآمد، مشاغل در هدایت مراحل مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار با شکست روبرو هستند.

تیم باید به روند کار اختصاص یابد و بداند چگونه زمان و روش خود را در اولویت قرار دهد. علاوه بر این، وقتی تصمیمی گرفته می شود، فقط تیم منتخب BPR مسئول نتایج آن نیست بلکه کل سازمان باید پاسخگو باشد.

مواد تشکیل دهنده عدم موفقیت عبارتند از: عدم آمادگی سازمانی برای تغییر، فقدان قصد عبور از روش های سنتی و منطقه آسایش، مشکلات تعهد، برنامه ریزی و رهبری.

کارکنان شرکت نباید نسبت به موفقیت BPRE بدبین باشند و دلهره داشته باشند و همچنین باید آموزش دیده باشند و درک بهتری از سازمان داشته باشند.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

https://www.hitechnectar.com/blogs/challenges-implement-business-process-reengineering/